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Mit der Eisenhower Matrix richtig priorisieren 

Ein effektives Zeitmanagement erleichtert den Alltag: Denn es hilft dabei, alle anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob es sich um das Lernen während der Prüfungsphase oder die Arbeitsaufgaben im Job handelt.

Ein hervorragendes Tool für das Zeitmanagement ist die Eisenhower Matrix: Sie unterstützt Sie dabei, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen.


Das Wichtigste in Kürze

  • Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen dabei, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu organisieren.
  • Für die Kategorisierung nutzen Sie die Matrix, die auf vier Kategorien basiert: A-, B-, C- und D-Aufgaben
  • Um die Methode bestmöglich zu nutzen, ordnen Sie am besten jede neue Aufgabe sofort einer der Kategorien zu.

Was ist die Eisenhower Matrix?


Die Methode hinter diesem Prinzip geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Er war der 34. Präsident der USA und hielt dieses Amt von 1953 bis 1961 inne.

Die Theorie besagt, dass Eisenhower seine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortierte: Dringend und wichtig.


Eisenhower_Matrix


Dabei soll er festgestellt haben, dass es ausschließlich wichtige und dringende Probleme gibt, wobei diese Beiden sich niemals überschneiden. Aus diesem Ansatz heraus entwickelte sich diese Zeitmanagement Strategie.

Trotz dieser Kategorisierung bietet die Eisenhower Matrix Ihnen nicht nur zwei Bereiche. Das würde die Einteilung der Aufgaben und ihre Abarbeitung deutlich erschweren.

Stattdessen handelt es sich um vier Quadranten, die als Grundlage für Ihr Zeitmanagement dienen.


Wichtig und dringend


In diesen Quadranten gehören alle Aufgaben, die Sie am besten sofort erledigen.

Eisenhower_Matrix_Sofort_machen


Deshalb bezeichnet man sie im Allgemeinen als A-Aufgaben. Allerdings gehört nicht jedes Problem in diese Kategorie, obwohl es auf den ersten Blick den Anschein haben mag.

Insbesondere die Aufgaben, die von außen an Sie herangetragen werden, werden oftmals fälschlicherweise hier eingeordnet.

In der Regel zeichnen sich diese Aufgaben dadurch aus, dass sie eine Deadline haben und sich nicht delegieren lassen.


Wichtig und nicht dringend


Zu den B-Aufgaben gehören wichtige, aber langfristig ausgerichtete Aufgaben.

Eisenhower_Matrix_Hauptfokus


In einem Unternehmen könnte es sich dabei um die Entwicklung und Umsetzung einer Unternehmensstrategie, PR-Strategie oder einer Social-Media-Kampagne handeln. Solche Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend, da ausreichend Zeit vorhanden ist.

Das Problem ist, dass diese Angelegenheiten oftmals zu kurz kommen.

Der Grund dafür ist, dass die Aufgaben gerne nach hinten hinausgeschoben werden. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sie nicht dringend sind und Sie sie nicht sofort erledigen müssen.

Empfehlung: Solche B-Aufgaben gehören zum Hauptfokus und sollten entsprechend priorisiert werden, damit regelmäßig daran gearbeitet wird, bis festgelegte Ziele erreicht sind.


Dringend, aber nicht wichtig


C-Aufgaben sind dringend, da sie zeitlich eine hohe Priorität vorgeben. Da sie jedoch weniger wichtig sind, lassen sie sich hervorragend delegieren.

Eisenhower_Matrix_Delegieren


Das bedeutet, Sie müssen sich nicht unbedingt selbst darum kümmern. Wichtig ist jedoch, dass die Aufgaben dennoch abgearbeitet werden.

Klassische Eisenhower Prinzip Beispiele aus diesem Bereich sind die Organisation von Teambuilding-Maßnahmen oder die Planung einer Firmenfeier.


Nicht wichtig und nicht dringend


Alle anstehenden Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, ordnen Sie unter den D-Aufgaben ein.

Eisenhower_Matrix_Ignorieren


Denn hierbei handelt es sich um die Unterkategorie mit der niedrigsten Priorität. Das bedeutet, dass sie einerseits weniger wichtig sind, andererseits länger Zeit haben.

Beispielsweise gehören Veranstaltungen, die Sie eigentlich gar nicht interessieren, zu den D-Aufgaben. Das macht sie zu reinen Zeitfressern, die Sie streichen können.


Wie ist das Eisenhower Prinzip anzuwenden?


Nachdem Sie die vier Quadranten des Eisenhower Prinzips kennen, stellt sich eine weitere Frage: Wie wenden Sie diese Methode am besten an, um von einem effektiveren Zeitmanagement zu profitieren?


Um die anstehenden Aufgaben zu kategorisieren, benötigen Sie lediglich ein Blatt Papier und einen Stift.

Natürlich funktioniert das Ganze auch einwandfrei in einem Textverarbeitungsprogramm. Trotzdem sind Stift und Papier die effektivere Methode, da sie sofort und jederzeit einsatzbereit sind.

Haben Sie beides zur Hand, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. 1
    Sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben
  2. 2
    Tragen Sie jede Aufgabe in das zugehörige Feld der Matrix ein
  3. 3
    Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuelle und zukünftige Beanspruchung
  4. 4
    Erledigen Sie Ihre Aufgaben gemäß der Dringlichkeit

Am Anfang ist es meistens der zweite Schritt vom Eisenhower Prinzip, der die größten Probleme bereitet. Vor allem die Unterscheidung zwischen "wichtig" und "dringend" ist für die meisten neuen Anwender schwierig.

Wenn Sie jedoch einige Male nach dem Prinzip planen, dann wird es mit der Zeit immer einfacher.


Grundsätzlich gilt:

- Dringende Aufgaben sind zeitkritisch. Zusätzlich erfordern sie Ihre Aufmerksamkeit.


- Wichtige Arbeitspakete sind meist Teil eines langfristigen Ziels. Das bedeutet nicht, dass Sie diese Aufgaben vernachlässigen sollten.

Wenn Sie diese beiden Aspekte bei Ihrer Kategorisierung berücksichtigen, gelingt Ihnen das effektive Zeitmanagement nach der Eisenhower Matrix.

Die folgenden Eisenhower Prinzip Beispiele dienen als Ansatzpunkt dafür, wie Sie Ihre Aufgaben einstufen könnten.


Quadrant 1: Wichtig und dringend


Die A-Aufgaben leben von ihrer Dringlichkeit. Sie können sie also nicht aufschieben, sondern erledigen sie idealerweise sofort.

- Die Steuererklärung ausfüllen und einreichen, wenn sie diese Woche fällig ist.


- Ein Wasserleck reparieren.


- Das Angebot für einen potenziellen und wartenden Kunden erstellen.

Übrigens: Am besten gelingt diese Art von Aufgaben zu Ihrem persönlichen Leistungshoch. Die meisten Menschen verspüren dieses Hoch am Morgen.


Quadrant 2: Wichtig aber nicht dringend


Unter den B-Aufgaben finden Sie all jene Punkte, die keine unmittelbar bevorstehende Deadline haben.

- Die Wohnung oder das Büro aufräumen.


- Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen.


- Gesundheit


- Sport oder die private Erholungszeit.


- Zeit mit der Familie verbringen


- Strategische Portfolioanalyse durchführen


- Sparen und Investieren


- Lessons Learned regelmäßig erfassen, priorisieren und umsetzen

Wichtig: Diese Kategorie an Aufgaben wird gerne aufgeschoben - weil sie nicht dringend ist. Versuchen Sie trotzdem jeden Tag Zeit dafür freizuhalten, damit Sie am Ende nicht unter Zeitdruck stehen.


Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig


Hier finden Sie Aufgaben, die sich zunächst wichtig anfühlen. Allerdings lassen sie sich hervorragend delegieren, da sie nicht Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern.

- E-Mails von Bestandskunden beantworten.


- Einen Bericht prüfen, der in kurzer Zeit fertig sein muss.


Quadrant 4: Nicht wichtig und nicht dringend


Unter die D-Aufgaben gehören alle Aufgaben, die Sie eigentlich nicht erledigen müssen. Deshalb lohnt es sich, sie zu eliminieren.

- Das Handy auf neue Nachrichten prüfen.


- Unwichtige E-Mails beantworten.


- An irrelevanten Veranstaltungen teilnehmen.


Vorteile und Nachteile der Eisenhower Matrix


Wie jede Methode zum Zeitmanagement hat auch das Eisenhower Prinzip seine speziellen Vor- und Nachteile.

Nutzwertanalyse


Vorteile

  • Das Prinzip ist besonders einfach und es dauert nicht lange, bis Sie es verinnerlicht haben. Das macht es einfach in der Anwendung.
  • Wegen der Priorisierung Ihrer Aufgaben steigern Sie Ihre Effizienz.
  • Da Sie Punkte ohne wirklichen Nutzen bereits im Vorfeld identifizieren, können Sie Zeit einsparen.
  • Sie profitieren von einer besseren Strukturierung anstehender Aufgaben, die Sie zudem in einer sinnvollen Reihenfolge festlegen.

Nachteile

  • Insbesondere am Anfang kann die Priorisierung der Aufgaben ein wenig schwierig sein.
  • Die Beurteilung, welche Punkte wichtig und dringend sind, ist nicht immer eindeutig. In manchen Bereichen ist es eine sehr subjektive Einschätzung.

Praxistipps


Wenn Sie die Eisenhower Matrix nutzen, profitieren Sie von einem wichtigen Hilfsmittel: Es unterstützt Sie dabei, Ihre selbstverantwortliche Aufgabenplanung effizient zu gestalten.

Damit Ihnen die Umsetzung im Alltag gelingt, finden Sie hier die wichtigsten Praxistipps.

Praxistipps


1. Ziele definieren

Bevor Sie damit beginnen, neue Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip zu kategorisieren, sollten Sie kurz innehalten.

Definieren Sie Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele.

Diese sind eine zentrale Grundlage, um wichtige Aufgaben zu identifizieren. Anschließend können Sie damit beginnen, diese Punkte konsequent abzuarbeiten.

Das funktioniert beispielsweise mithilfe des Pareto Prinzips.

2. Fokussiertes Arbeiten

Achten Sie darauf, dass Sie die Erledigung Ihrer Aufgaben nicht herauszögern. Legen Sie das Handy zur Seite und schließen Sie sämtliche Websites, die Sie ablenken könnten.

Denn solange Sie fokussiert arbeiten, erreichen Sie Ihr Ziel in kürzerer Zeit.

Durch die ständigen Unterbrechungen sind Sie dazu gezwungen, immer wieder zu Ihrem Ausgangspunkt zurückzufinden.

3. Hindernisse und Probleme

Egal wie gewissenhaft Sie Ihre Aufgaben auch kategorisieren, es kommt immer wieder zu Hindernissen und Problemen, die die Abarbeitung Ihrer offenen Punkte herauszögern.

Das ist allerdings kein Grund aufzugeben. Betrachten Sie dieses Hindernis als Herausforderung. Falls notwendig, definieren Sie neue Aufgaben, die für die Beseitigung dieser Probleme erforderlich sind.

Auf diese Weise erledigen Sie nach und nach sämtliche Punkte von Ihrer Liste. Das bringt Sie nicht nur Ihrem Ziel näher, sondern sorgt zudem für ein gutes Gefühl.

4. Routinen

Mit den richtigen Routinen legen Sie die Basis für einen effektiven Alltag.

Es dauert eine Weile, bevor Sie diese wiederkehrenden Abläufe wirklich verinnerlichen. Trotzdem lohnt sich der Aufwand. Idealerweise starten Sie stets zur selben Zeit mit der Arbeit an Ihren offenen Aufgaben.

Je nachdem, wann Ihr persönliches Leistungshoch einsetzt, können das beispielsweise A-Aufgaben sein.

 Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie sich nach dem Mittagstief nicht mit schwierigen und drängenden Themen konfrontiert sehen.

5. Delegieren Sie Aufgaben an andere

Dieser Tipp ist eine wichtige Grundlage, damit die Eisenhower Matrix möglichst reibungslos abläuft.

Natürlich setzt diese Annahme voraus, dass Sie die C-Aufgaben an eine dritte Person weitergeben können.

Wichtig dabei ist - wenn Sie diese Möglichkeit haben, dann nutzen Sie sie auch. Das ist am Anfang gar nicht so einfach und erfordert ein wenig Übung.

6. Reduzieren Sie die Anzahl an Aufgaben

Eine allgemeine Empfehlung lautet, maximal 10 Punkte pro Quadrant festzulegen.

Je geringer Sie diese Zahl halten können, desto besser. In der Regel ist es möglich, mit 7 bis 10 Punkten auszukommen.

Gerade am Anfang kann es jedoch vorkommen, dass die A-Liste an Aufgaben überquillt.

Ist das der Fall, dann überprüfen Sie die einzelnen Punkte noch einmal auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit hin.

7. Verwenden Sie Farben

Damit Sie den bestmöglichen Überblick haben, sollten Sie für die 4 Quadranten unterschiedliche Farben verwenden.

Dadurch sehen Sie bereits auf den ersten Blick, welche Aufgabe in welchen Bereich fällt und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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