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Pareto Prinzip – Smarte Priorisierung und Zeitmanagement 

Haben Sie schon mal vom Pareto Prinzip oder 80/20 Regel gehört?

Effektivität, Priorisierung, ein gutes Zeitmanagement und ein richtiger Umgang mit Big Data und der Informationsüberflutung werden in der heutigen Zeit immer wichtiger. Das Pareto Prinzip ist genau das richtige Modell dafür.

Zeitliche und personelle Ressourcen sind knapp. Und wer in dieser Zeit noch mitkommen möchte, sollte mit seinen Ressourcen smart umgehen.

Die sogenannte 80/20 Regel gehört zu den wichtigsten Zeitmanagement Methoden, die bereits in zahlreichen Bereichen zum Einsatz kommt.

Ein kurzer Einblick in die Materie


Sie kennen das vielleicht. Sie bringen einen hohen Aufwand, aber die Erfolge sind mäßig? Dann sollten Sie das Pareto Prinzip zur Anwendung bringen. Denn diese Zeitmanagement Methode ist äußerst effektiv.

Wenn Sie dachten, dass die 80/20 Regel erst vor kurzem entstand, irren Sie sich. Das Pareto Prinzip geht auf den Entdecker Vilfredo Pareto zurück.

Er lebte im 19. Jahrhundert in Italien, war Ingenieur, Soziologe und Ökonom.

1906 im Alter von 58 Jahren machte er eine interessante Beobachtung. Er bemerkte, dass 80% des Landes und des Gesamtvermögens nur 20% der Menschen gehört.

Mit dem Namen Pareto wurde rasch ein Terminus für Ungleichverteilung geprägt. Doch Paretos Erkenntnis zog weitere Kreise. Er wurde zum Ausdruck für Ökonomie, aber auch für die Unzufriedenheit der Bevölkerung.

Auch in Deutschland lässt sich eine ähnliche Ungleichverteilung wie einst bei Pareto erkennen. Grundsätzlich ergehen rund 56% des Gesamtvermögens an 10% der Bevölkerung.


Was besagt das Pareto Prinzip?


Mit einem Gesamtaufwand von 20% können 80% der Ergebnisse erreicht werden. Wenn Sie die restlichen 20% ebenfalls erzielen wollen, müssen Sie mit 80% Gesamtaufwand eine enorme Mehrleistung erbringen. Der Fokus sollte demnach auf das Erreichen von 80% gelegt werden.

Mit der Priorisierung wird klar: Vieles im Leben ist unwichtig, nur Weniges ist wichtig.

So lässt sich die 80/20 Regel für Ihren Alltag erklären:

  • Sie führen eine ToDo-Liste. Aber nur kleine Aufgaben dieser Liste führen zu maximalen Ergebnissen
  • Sie haben viele Freunde und Bekannte. Aber nur ein geringer Anteil dieser sozialen Kontakte stellt enge Beziehungen und tiefe Freundschaften dar
  • Sie wollen signifikante Sprünge beim Lernen erzielen? Dann reichen Ihnen weitaus weniger Bücher als gedacht

Warum ist das Pareto Prinzip so wichtig?


Das Zeitmanagement spielt in der heutigen Zeit eine immer größere Rolle.

Zeitmanagement Methoden und die Priorisierung von Aufgaben nehmen einen wichtigen Aspekt ein.


Pareto Prinzip Sweet Spot


Die erfolgreichsten Menschen wenden es an


Zahlreiche Unternehmen wenden das Pareto Prinzip bereits permanent an. Neben Charlie Munger und Elon Musk findet sich auch Warren Buffer in diesem Kreis. 

Doch die 80/20 Regel kann nicht nur bei großen Unternehmen zum wahren Erfolg führen. Im Studium, im Alltag und im Job können auch Sie dieses Prinzip zum Einsatz bringen, und werden über die rasche Wirkung erstaunt sein.


Anwendung in vielen Lebensbereichen


Das Pareto Prinzip lässt sich in vielen Lebensbereichen anwenden:

  • 20% jener, die in einem Projekt arbeiten, sorgen für 80% der Fortschritte
  • Das Ishikawa Diagramm hilft mit 20% Aufwand dabei, 80% der Ergebnisse im Rahmen der Problemanalyse zu erzielen
  • Kinder wenden 80% ihrer Zeit für das Spielen mit 20% ihrer Spielsachen an
  • Nur 20% der Beziehungen führen zu 80% innigen Freundschaften
  • 20% der wichtigsten Regeln im Gesundheitsbereich bringen 80% der Erfolge bei der Gesundheit mit sich. Es ist zum Beispiel für die Gesundheit sehr wichtig, ausreichend also möglichst zwischen 7-8 Stunden zu schlafen. Auch die Bewegung gehört dazu. Es sollten täglich zwischen 8.000- 10.000 Schritten zurückgelegt werden. 

Zeitmanagement beim Lernen


Studenten kennen das Problem. Zu viel Stoff in kurzer Zeit - wie soll das möglich sein? 

Das Pareto Prinzip gehört zu den Zeitmanagement Methoden, bei denen sich jeder die Frage stellen muss, wie das richtige Lernen funktioniert.

Und hierfür werden die 20% der wichtigen Fähigkeiten identifiziert.

Mit nur 20% der richtigen Vorlesungen, Videos und Bücher kann eine maximale Leistung von 80% erzielt werden. Klingt interessant und gut? Ist es auch.


Big Data


Heute wichtiger denn je: Big Data zwingt Unternehmen dazu, dass ausgewählte Informationen aufgenommen werden.

Die Bearbeitung der großen Datenmengen kann rasch zu einem schwierigen Unterfangen werden. Auch hier kann die 80/20 Regel zur Anwendung kommen.

Denn durch Priorisierung können Informationen zielgerichtet gesammelt und analysiert werden.

Stacey Matrix ist ein praktisches Werkzeug, um in komplexen Situationen, richtige Entscheidungen zu treffen oder passende Projektmanagement-Methoden zu wählen.


Wie wird das Pareto Prinzip angewendet?


Ihr Interesse an der 80/20 Regel wurde geweckt? Dann sollten Sie lernen diese 80/20 Regel auch in Ihrem Alltag anzuwenden. Und das ist ganz einfach.

Priorisierung ist das große Zauberwort.

Pareto_Prinzip

 

Identifizieren Sie die wichtigsten 20% in Ihrem Leben. Unwichtige Sachen können Sie ignorieren. Versuchen Sie das Zeitmanagement auf folgende Bereiche umzusetzen:

  • Gesundheit
  • Beziehungen
  • Geld
  • Beruf
  • Lernen

Gesundheit


Sport und Bewegung

Wenn Sie abnehmen wollen, kommt es 80% auf die gesunde Ernährung und nur 20% auf den Sport an. 

Sie müssen nicht jeden Tag ins Sportstudio gehen, sondern drei Besuche wöchentlich bringen bereits den gewünschten Erfolg mit sich. Klingt für Sportmuffel doch richtig einladend, oder?

Wer täglich darauf achtet, ungefähr 10.000 Schritte am Tag zu laufen, wird schnell die positiven Auswirkungen auf die Gesundheit bemerken, die zu 80% des allgemeinen Wohlbefindens beitragen. Das sind ca. 30-45 Minuten am Tag. 


Nahrung 

Sie müssen nicht jeden Tag die breite Palette der Vitamine und Mineralien abdecken. Es reicht, wenn Sie täglich auf die ausreichende Zufuhr von Vitamin D, dem B-Komplex und Omega 3 achten.


Schlaf 

Je weniger Sie schlafen, desto müder werden Sie. Wer sogar weniger als 6 Stunden pro Nacht schläft, muss auf Dauer mit ernsthaften gesundheitlichen Konsequenzen rechnen.

Dabei reichen sieben bis acht Stunden Schlaf täglich, und Sie werden weitaus erholter in den Tag starten und auf Dauer deutlich mehr als mit Schlafreduktion schaffen.


Entspannung und Freizeit

Wenn Sie die 80/20 Regel in Ihrem Alltag zur Anwendung bringen, wird Ihnen am Ende des Tages mehr Zeit für sich bleiben. Und diesen Erfolg werden Sie schon binnen weniger Tage und Wochen bemerken.


Beziehungen

Sie haben viele Bekannte in Ihrem Umfeld? Sie finden kaum Zeit, um sich mit allen zu treffen? Dann wenden Sie doch einfach das Pareto Prinzip an, legen Sie auch bei Beziehungen ein Augenmerk auf Priorisierung.

Verbringen Sie Ihre Zeit vor allem mit den engsten Beziehungen und pflegen Sie diese. Vor allem der enge Familienkreis sollte den wichtigen 20% zugeordnet werden. Nutzen Sie effektive Zeit mit Ihren Kindern und Ihren Eltern. 

Erst dann legen Sie Ihren Fokus auf enge Freunde, Mentoren und Netzwerke.

Identifizieren Sie die 20% jener Beziehungen, die Ihnen wichtig sind. Und dann bringen Sie das richtige Zeitmanagement ins Spiel, und verbringen 80% Ihrer Zeit mit genau diesen 20% der Menschen.

Sie werden sehen, dass die Beziehungsqualitäten weitaus intensiver werden.


Geld

Ihnen bleibt am Ende des Monats kaum Geld über? Sie wundern sich, wo Ihre Einnahmen hinfließen? Auch, wenn Sie mehr Einkommen erhalten, haben Sie bereits nach kurzer Zeit wieder den gleichen Effekt? Dann sollten Sie bei Ihrem Geld eine Priorisierung überlegen.

Ausgaben

80% Ihrer Ausgaben werden sich mit 20% der Ausgabenkategorien erklären lassen. Nutzen Sie das Prinzip eines Haushaltsbuches und notieren Sie die einzelnen Posten. Sie werden sehen, dass Sie bei einigen Ausgaben durchaus einsparen können.

Sparen und Investieren

Versuchen Sie diszipliniert 10% Ihres Einkommens zu sparen. Und das Ersparte setzen Sie wieder gewinnbringend ein. 

Mit wenig sorgfältig ausgesuchten Buy and Hold Aktien mit der 80/20 Regel können Sie zum Beispiel auf lange Sicht hohe Gewinne erzielen, obwohl Sie nur eine geringe Investition geleistet haben. 


Beruf

Mit dem Pareto Prinzip im Beruf werden Sie die Nase vorne haben. Sie sollten die Priorisierung zuerst auf jene Aufgaben legen, die dringend & wichtig sind und wichtig & nicht dringend sind.

Pareto_Prinzip_Wichtig_vs._Dringend


Nehmen Sie sich für das Priorisieren rund 15 bis 30 Minuten Zeit und verschaffen Sie sich einen Überblick. Dann haben Sie das Wichtigste schon zu Beginn Ihrer Arbeitszeit erledigt.

Legen Sie sich einen Wochenplan an. Tragen Sie die wichtigsten Aufgaben ein. Auch kleine Aufgaben sollten nicht unter den Tisch fallen, denn diese bringen ebenfalls große Erfolge mit sich.

Sie werden sehen, dass Sie mit dem richtigen Zeitmanagement eine deutlich höhere Produktivität erzielen.

Versuchen Sie eine der wichtigsten Zeitmanagement Methoden auch bei Ihren beruflichen Fähigkeiten einzubauen.

Identifizieren Sie die wichtigsten Fähigkeiten, die Sie benötigen und bilden sich in diesen Bereichen gezielt weiter. Anschließend achten Sie darauf, die erlernten Fähigkeiten gezielt in den beruflichen Alltag einzubinden. Vor allem Soft Skills wie Führungskompetenzen sind heute wichtiger denn je.

Ihr Vorgesetzter wird begeistert sein, welche Leistungssprünge plötzlich möglich sind.


Lernen

Wenn Sie denken, dass Sie stundenlang lernen müssen, um Erfolge bei Prüfungen zu erzielen, dann irren Sie sich. Denn das Zeitmanagement kann auch beim Lernen und im Studium zu wahren Erfolgen führen. 

Rund eine Stunde täglich reicht bereits aus, um sich neue Fähigkeiten anzueignen.

Lesen Sie eine Stunde in einem Buch, sehen Sie sich Dokumentationen an. Sie werden sehen, dass Ihr Wissen binnen kurzer Zeit enorm angereichert wird.

Sie müssen nicht viele Bücher lesen, sondern die Richtigen. Es reicht, wenn Sie die für Sie wichtigen Bücher in Ihrem Regal haben, und diese für Ihre Zwecke einsetzen können. Reflektieren Sie das Gelesene und bringen Sie das Gelernte zur Anwendung.


Inhalte können Sie auch in einer groben Form zu Papier bringen. Bereits nach 20% Ihrer Zeit lassen sich die wichtigsten Informationen festhalten.

Legen Sie Ihren Fokus nicht auf Formatierungen und optische Kleinigkeiten. Halten Sie fest was wichtig ist, und verschaffen Sie sich einen Überblick.


Das Pareto Prinzip für Fortgeschrittene


Sie können nun eine der wichtigsten Zeitmanagement Methoden in Ihrem Alltag einbauen. Aber Sie haben immer noch nicht genug davon? Wie wäre es mit einer kleinen mathematischen Formel, um die 80/20 Regel zu 50/1 Regel zu optimieren?


20%*20%*20% = ca. 1%

80%*80%*80% = ca. 50%


Pareto Prinzip 50/1



Diese Formel sorgt beim ersten Blick sicher für Verwirrung, lässt sich aber ganz einfach erklären. Wenn Sie sich fokussieren und einen Aufwand von 1% auf die wichtigsten Ziele legen, können Sie in den oben angeführten Bereichen bereits 50% der Ergebnisse erzielen. Das klingt doch verlockend, oder?


Risiken bei der Anwendung


Natürlich kann jedes optimale Zeitmanagement nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile beziehungsweise Risiken mit sich bringen.


Überoptimierung

Wenn Sie Ihre Beziehungen auf ein Minimum reduzieren, kann dies dazu führen, dass die Diversifikation und die Fülle in Ihrem Netzwerk verloren gehen.

Es besteht die Gefahr, dass Sie neue Beziehungen bereits zu Beginn aussortieren oder gar nicht zulassen und auf diese Art und Weise wichtige Kontakte oder Sichtweisen verloren gehen.


Falsche Annahmen

Sie denken, dass die 80/20 Regel eine genaue Zahl ist? Dann haben Sie sich geirrt. Hier handelt es sich lediglich um ein Prinzip, das nicht in genauen Zahlen angeführt werden kann. Pi mal Daumen ist die bessere Aussage, an der Sie sich festhalten können.


Pareto Prinzip in allen Bereichen anwenden

Natürlich werden Sie versucht sein, die Optimierung in all Ihren Lebensbereichen zur Anwendung zu bringen.

Allerdings bedenken Sie, dass auch dieses Prinzip seine Grenzen hat. Um Aufgaben zu analysieren, müssen Sie Zeit aufwenden. Vor allem bei kleineren Aufgaben lohnt sich das Prinzip demnach nicht.


Falsche Entscheidungen

Es kann passieren, dass durch das Pareto Prinzip ein Weg gewählt wird, der nicht zu Ihrer Persönlichkeit passt, der Ihnen widerspricht.

Sollte Ihnen das Prinzip keine Freude bereiten oder in bestimmten Bereichen gegen Ihre eigenen Werte verstoßen, müssen Sie es nicht zwingend zur Anwendung bringen.


Fazit


Das Pareto Prinzip kann nicht nur in Unternehmen, sondern auch im Alltag zur Anwendung kommen.

Sie lernen mit der 80/20 Regel, dass Perfektionismus nicht wichtig ist, sondern viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Es reicht, wenn minderwertige Aufgaben nach hinten verschoben oder delegiert werden.

Es reicht, wenn Sie nicht jeden Tag ins Fitnesscenter gehen, und wenn Sie nicht Ihren gesamten Speiseplan mit gesunden Nahrungsmitteln bestücken.

Sie werden sehen, dass mit dem Pareto Prinzip vieles in Ihrem Leben leichter von der Hand gehen wird und dass Ihnen vor allem am Ende des Tages weitaus mehr Zeit zur Verfügung stehen wird, obwohl Sie eine hervorragende Leistung erbracht haben.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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