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Protokoll schreiben – So gelingt es perfekt und aussagekräftig 

Oftmals ist es nicht schlüssig, wann und warum ein Protokoll geschrieben werden muss. Oftmals wird dies als unnötiger Aufwand während eines Meetings gesehen.

Auch wer für das Protokoll schreiben zuständig ist, ist dann nicht ganz klar. Zudem sehen viele Arbeitnehmer den Sinn nicht in einer solchen Erfassung des vorher Gesagten.

Und meistens ist keiner gerne der Protokollführer, da dies zusätzliche Arbeit bedeutet und während des Meetings die gesamte Zeit über mitgeschrieben werden muss.

Der folgende Beitrag setzt sich einmal damit auseinander, warum es wichtig ist, ein Protokoll zu schreiben und wie dies einfach möglich wird, zum Beispiel mit einer Protokoll Vorlage.


Protokoll schreiben - Warum?


Wenn ein Meeting ansteht, wird als Erstes ein Protokollführer ausgewählt. Wurden Sie ernannt und müssen die Protokolle erstellen, dann fragen Sie sich beim ersten Mal, wie das perfekte Protokoll aussehen sollte.

Hierbei sollten Sie sich als Erstes die Frage stellen, warum muss man Protokolle schreiben, was ist der Sinn dahinter?

Allerdings gibt es einen Sinn, der, wenn Sie diesen verstehen Sie ebenfalls verstehen, warum das Protokoll schreiben durchaus seine Berechtigung hat.

Hierbei ist es unerheblich, wie viele Teilnehmer am Meeting teilgenommen haben, von zwei bis zu vielen Personen.

Am Ende ist es wichtig, dass Verbindlichkeit und Transparenz durch das Protokolle schreiben geschaffen wird.


Was ist ein Protokoll?


Bei einem Protokoll handelt es sich um eine Zusammenfassung einer Besprechung, an der mehrere Personen beteiligt sind.

Diese kann persönlich in einem Besprechungsraum erfolgen oder aber in einem Chat. Allerdings sollten Sie immer ein Protokoll schreiben, bei einem solchen Meeting.

Hierbei kann es sich auch um ein Kurzprotokoll handeln, in dem Sie nur die nötigsten und wichtigsten Dinge protokollieren.

Bei einem Besprechungsprotokoll handelt es sich nicht um ein Kurzprotokoll, sondern hier sollte der Protokoll-Aufbau so ausführlich wie möglich sein.

Protokolle erstellen benötigt als Erstes ein wenig Erfahrung, doch nach ein- oder zweimal Protokolle schreiben, haben Sie diese erlangt.

Protokoll schreiben


Zusammenfassung wichtigster Punkte eines Meetings


Bei einer Besprechung kommen mehrere Kollegen zusammen. Manchmal laufen diese Meetings über Stunden. Am Ende können Sie sich aber gar nicht alles merken was besprochen wurde.

So können Sie das Protokoll später nutzen, um sich nochmals ein Bild von dem Zusammentreffen zu machen.

Da auch nicht immer alle Teilnehmer vor Ort sein können, können diese später ebenfalls nachlesen, um was es im Meeting ging und welche Entscheidungen getroffen wurden.


Wichtige Entscheidungen festhalten


In der Protokoll Vorlage können Sie die wichtigsten Entscheidungen die hier getroffen wurden, stichpunktartig auflisten und eventuell auch näher beschreiben, was hierzu von den einzelnen Teilnehmern gesagt wurde.

Die wichtigen Entscheidungen können beim Protokoll schreiben durchaus auch in einem Kurzprotokoll festgehalten werden.

Die nächsten Schritte, die geplant werden, kommen ebenso ins Protokoll wie die Nachverfolgung der einzelnen Aufgaben.

Es sollten auch relevante Probleme in einem Protokoll für die weitere Problemanalyse dokumentiert werden und wer bei der Lösung eines Problems unterstützen kann.


Protokoll schreiben - Ablauf


Vorbereitung

Am Anfang steht die Frage was ist ein Protokoll? So beginnt ein Protokoll bereits mit der Vorbereitung für das Protokollieren des Meetings.

Der erste Punkt sollte daher immer mit der Festlegung des Protokollführers beginnen. Nur so kann von Anfang sicher gestellt werden, dass auch alles Gesagte aufgeschrieben und im Protokoll erfasst wird.

Ein Gedächtnisprotokoll ist oftmals wenig sinnvoll und hilfreich. Denn dann müssen Sie sich auf Ihr Erinnerungsvermögen oder das des erst spät ausgewählten Protokollanten verlassen, was oft nicht sinnvoll ist.

Daher ist es wichtig, wenn direkt von Anfang feststeht, wer das Besprechungsprotokoll schreiben soll.

Wurde der Protokollführer bereits im Vorfeld vor dem Meeting ausgewählt, bietet ihm dies die Möglichkeit, sich Gedanken über den Protokoll-Aufbau zu machen und eine Protokoll Vorlage auszuwählen.

Allerdings ist der Protokollant nicht dafür zuständig, die notwendigen Teilnehmer festzulegen. Auch die Klärung von Erwartungen und Zielsetzung ist keinesfalls seine Aufgabe.

Das heißt, der Protokollant ist niemals auch der Moderator des Meetings, denn dann kann er sich nicht auf das Protokolle schreiben konzentrieren.

Wenn Sie als Protokollant auserwählt wurden, müssen Sie sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren können.

Allerdings ist es wichtig, bereits im Vorfeld das zum Thema gehörige vorherige Sitzungsprotokoll anzusehen und hier zu priorisieren. So werden die neuen Punkte hinzugefügt und die alten, bereits vorher besprochenen und festgelegten Punkte gegebenenfalls nochmals überprüft.


Protokollierung


Bei der Protokollierung sollten Sie  immer darauf bedacht sein, dass Sie am roten Faden festhalten, nicht ausschweifen und nicht plötzlich in eine andere Richtung gehen.

Es handelt sich bei einem Besprechungsprotokoll nicht um Ihre persönlichen Notizen sondern um ein wichtiges Dokument, an dem sich alle Teilnehmer später orientieren können.

Daher sollten Sie Ihre gemachten Notizen am Ende so formulieren, dass das von Ihnen aufgeschriebene Sitzungsprotokoll schlüssig und gut lesbar ist.

Ihre eigenen Notizen helfen Ihnen dabei, dem Protokoll-Aufbau eine Struktur zu geben.


Nachbereitung


Ist das Protokoll fertig, wird es an alle wichtigen Stakeholder versandt. Dies kann eine PDF-Datei über E-Mail sein oder aber auch eine Abschrift, die Sie über die Hauspost verteilen lassen.

Auch dies kann bereits am Ende der Sitzung festgelegt worden sein. Ebenfalls, an wen das Protokoll verteilt wird, denn es gibt durchaus auch Teilnehmer, die nicht anwesend waren und sich so später ein Bild über das Meeting machen können.

Am Ende wird das Protokoll abgelegt, damit jeder es sich bei Bedarf noch einmal ansehen kann. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten. So kann das Protokoll ausgedruckt und in einem Ordner abgeheftet werden.

Ebenso ist es aber auch möglich, das Sitzungsprotokoll in einem Dateiordner abzulegen, auf den alle wichtigen Teilnehmer Zugriff haben wie zum Beispiel SharePoint.

Oftmals ist es hilfreich, beide Varianten zu wählen, damit nicht versehentlich ein Besprechungsprotokoll gelöscht wird.


Was gehört ins Protokoll?


Bevor Sie in einem Protokoll schreiben, was gesagt und besprochen wurde, gibt es andere wichtige Punkte, die hier unbedingt erwähnt werden müssen. So gehören die folgenden Punkte immer in eine Protokoll Vorlage:

  • Datum und Ort des Meetings
  • Namen aller Teilnehmer, auch solche, die abwesend waren
  • Die Zielsetzung des Meetings. Diese wird als erstes vom Moderator bekanntgegeben und sollte als Überschrift dienen.
  • Kategorisierung der Aufgaben. Hier sollten Sie beim Protokollieren darauf achten, dass diese nach Information, Entscheidung welcher Teilnehmer welche Aufgaben übernimmt und der späteren geplanten Aktion erfolgen.
  • Kategorisierung nach Priorität. Jede Aufgabe, die im Meeting verteilt wurde, besitzt eine andere Dringlichkeit. Dies sollte im Protokoll absteigend aufgelistet werden, von hoher Priorität bis zur niedrigen.
  • Alle besprochenen Punkte auf der Agenda einzeln protokollieren
  • Die Übertragung der offenen Aufgaben auf verantwortliche Personen. Hierbei gibt es in der Regel auch ein Fälligkeitsdatum für die Erledigung. So gehören hier die Aufgaben aufgelistet mit Datum und dem Namen des Verantwortlichen pro Aufgabe.
  • Getroffene Entscheidungen
  • Schluss: Festlegung des Termins für das nächste Meeting

Fazit


Um den wahren Nutzen der Protokolle zu finden, ist es wichtig, dass die Protokolle eine klare Struktur haben. Dazu gehören die Vorbereitung, die Protokollierung und die Nachbereitung.

Außerdem ist es wichtig zu wissen, was alles ins Protokoll gehört. Eine Protokoll-Vorlage ist für diesen Zweck optimal, um das Rad nicht jedes Mal neu erfinden zu müssen.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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