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Business Case – So wird’s gemacht 

Business Case Definition

Ein Business Case beantwortet die Frage, ob sich eine Investition oder ein Projekt für ein Unternehmen lohnt. Es kann als Rechtfertigung über den wirtschaftlichen Nutzen verwendet werden.

Es untersucht genau die Kosten, den Nutzen, den zeitlichen Aufwand und die möglichen Risiken, welche mit dem geplanten Projekt zusammen hängen.

Business Case

Wird im Unternehmen eine Investition geplant, kann auf diesem Wege die Rentabilität überprüft werden. Der Business Case eröffnet die Chance, verschiedene Optionen mit dem aktuellen Stand des Unternehmens zu vergleichen.

Mit dieser Hilfe kann das Management Entscheidungen treffen und bei längerfristigen Projekten ihre Entscheidungen weiterhin rechtfertigen.


Wozu braucht man ein Business Case?

Es hilft dabei ein Projekt oder eine Investition in den Punkten: Kosten, Zeit und Nutzen genau abzuwägen. Es wird überlegt, warum ein Projekt oder eine Investition durchgeführt werden sollte.

Die Gegenüberlegung, was ist, wenn das Projekt oder die Investition nicht durchgeführt wird, gehört ebenfalls dazu.

Der wirtschaftliche Nutzen wird ermittelt. Die Risiken werden abgewägt. Die Kosten werden abgeschätzt, genau wie die Zeit, welche beansprucht wird.


Es ist eine große Entscheidungshilfe.

Aufgrund der Fakten aus dem Business Case können die notwendigen Entscheidungen objektiv und basierend auf belastbaren Fakten getroffen werden. Diese Entscheidungen können durch diese Fakten gegenüber anderen rechtfertigen.

Sie begründen die Durchführung oder die Ablehnung eines Projektes oder einer Investition. Bei einem längerfristigen Projekt, sind sie über den gesamten Verlauf eine Referenz.

Es wird genau herausgearbeitet, ob ein Projekt oder eine Investition erstrebenswert, tragfähig, erreichbar und lohnend ist.


Was ist der Unterschied zwischen Business Case und Business Plan?

Der Business Plan und das Business Modell befassen sich mit der Wertschöpfung des gesamten Unternehmens, während sich das Business Case mit den Auswirkungen eines Projektes oder einer Investition auf das Unternehmen beschäftigt.

Es gibt keine exakte oder gebräuchliche deutsche Übersetzung. Die wörtliche Übersetzung ist Geschäftsfall oder Geschäftsvorfall. Dabei ist eher das Ereignis, welches in der Buchhaltung erfasst wird, gemeint. Da sich der englische Begriff eingebürgert hat, kann er ruhig weiterhin verwendet werden.


Die Vorteile eines Business Case:


1. Übersicht

Alle wichtigen Kriterien, finanzieller und nicht finanzieller Natur werden herangezogen, um ein Projekt oder eine Investition zu beurteilen.


2. Vergleichbarkeit und Priorisierung

Die einzelnen Projekte und Investitionen lassen sich optimal in allen einzelnen Punkten vergleichen, um das Beste für das Unternehmen nach einem Vergleich zu priorisieren.


3. Transparenz

Ein Business Case ist transparent und besonders gut nachvollziehbar, da alle Zahlen stets ersichtlich sind und die Herleitung nachvollzogen werden kann.


4. Entscheidungssicherheit

Es wird genau dargestellt, wie sich das Projekt oder die Investition auf das Unternehmen auswirken wird. Diese Vorhersage erleichtert die Entscheidung und sichert sie ab.


5. Risikoerkennung

Da alle Punkte genau beleuchtet werden und das Projekt oder die Investition genau durchgespielt wird, werden mögliche Risiken früh erkannt. Durch das frühzeitige feststellen, wo die Risiken liegen, kann genauso frühzeitig überlegt werden, ob und wie sich das festgestellte Risiko, ausschalten oder umgehen lässt.


6. Smarter Ressourceneinsatz

In den meisten Unternehmen sind die Ressourcen oder zumindest ein Teil der Ressourcen begrenzt. Daher ist es wichtig, dass aufgeführt wird, wann welche Ressourcen für das Projekt oder die Investition zur Verfügung stehen sollte.

Auf diesem Weg wird schnell und früh erkannt, ob an irgendeiner Stelle im Rahmen der Analyse des Projektportfolios ein Ressourcenengpass droht. Dann kann anschließend direkt die Frage geklärt werden, wie der Ressourcenengpass umgangen oder verhindert werden kann.


Wann wird ein Business Case erstellt?


Stehen wichtige Entscheidungen im Raum, dann ist er ein gutes Mittel, um die nötigen Entscheidungen zu erleichtern.

Er hilft bei Fragen wie:

Investiert das Unternehmen besser in A oder B?

Ist Projekt A oder B besser geeignet, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen?

Gibt es eine oder mehrere neue Chancen auf dem Markt für das Unternehmen?

Welches Risiko ist mit einer Investition oder einem Projekt verbunden?

Bevor ein Projekt gestartet wird oder eine Investition getätigt wird, sollte ein solches Dokument erstellt werden. Diese Unterlagen sind die Grundlage für die Entscheidungsebene ein Projekt oder eine Investition zu genehmigen.

Es ist nicht nur die Grundlage eines Projekts, sondern kann dessen Begleiter sein, wodurch schnell überprüft werden kann, ob das Projekt noch in der geplanten Wirtschaftlichkeit liegt.


Bestandteile eines Business Case:


Ein Business Case besteht mindestens aus folgenden Schritten:

Business_Case_Bestandteile


- Executive Summary


1. Einleitung

Hier handelt es sich um eine kurze vorausgestellte Beschreibung der Idee mit allem, was dazugehört.


2. Problembeschreibung

In der Problembeschreibung wird erläutert, welches Problem besteht .Es wird dargelegt, welche Umstände bei der Problemlösung berücksichtigt worden. 

Beim Problem könnte es sich um eine gesetzliche Änderung handeln, welche das Unternehmen betrifft, um nur mal ein Beispiel zu nennen.

Die Problembeschreibung enthält unbedingt eine Problemanalyse, wo auf die Hauptursachen eines Problems eingegangen wird.

Bei der Problembeschreibung ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten über das Hauptproblem einig sind und das gleiche Verständnis haben.


3. Vorstellung der Optionen

Erst, wenn ein Problem plausibel dargestellt und alle sich über die Problembeschreibung einig sind, können Lösungsvorschläge erarbeitet und beschrieben werden. 

An diesem Punkt ist es wichtig, dass es grundsätzlich drei Lösungswege bei einem Problem gibt:

  • Das Unternehmen tut nichts. Alles bleibt so, wie es aktuell ist. Dabei soll beschrieben werden, welche Auswirkungen Nichtstun hat.
  • Das Unternehmen geht das Problem an, aber mit so wenig aufwand wie möglich. Es werden eher Symptome als das Hauptproblem behandelt. Die Symptome werden im Rahmen eines kleineren Projektes abgestellt.
  • Das Unternehmen entscheidet sich, das Hauptproblem im Rahmen eines Projektes zu lösen.

Zu jeder dieser drei Option wird erläutert, was passiert, wenn man sie nutzt. Was sind die Konsequenzen? Zieht die Handlung Folgen nach sich. Welches Ergebnis, mit möglichst genauen Zahlen, ist bei welcher Option zu erwarten? In dieser Form der Analyse, können alle drei Optionen gut aufgeführt werden und miteinander verglichen werden.


4. Annahmen

Da es bei der Erstellung eines Business Case und generell am Anfang eines Projektes viele unbekannte Faktoren gibt, ist es wichtig, mit Annahmen zu arbeiten, welche im Rahmen eines Projektes regelmäßig überprüft und mit Fortschritt eines Projektes angepasst werden müssen.

Wer kann bei der Erarbeitung von Annahmen unterstützen? Das sind Stakeholder.  Stakeholder sind Personen, die ein besonderes Interesse an dem Gelingen eines Projektes oder einer Investition haben.  Solche Stakeholder sind in der Regel eine große Hilfe bei der Ausarbeitung von Annahmen.


5. Ziele

Der Nutzen eines Projektes oder einer Investition sollte nach Möglichkeit messbar sein. Dieser Nutzen sollte vor Beginn benannt werden können. Der Nutzen könnte eine Gewinnsteigerung von x Prozent sein oder eine Kostensenkung um x Prozent. Interessant für denjenigen, der über das Projekt oder die Investition entscheiden muss ist hier, wann tritt der Nutzen ein?


6. Projekt-Zeitplan

Hier sind zwei extrem wichtige Punkte versteckt. Wie lange soll das Projekt laufen oder die Investition dauern? Und wann profitiert das Unternehmen von dem Projekt oder der Investition.


- Wirtschaftlichkeit


1. Die Kosten-Nutzen-Analyse

Bei der Kosten-Nutzen-Analyse geht es nicht nur um Gewinn, sondern es wird eine ganzheitliche Betrachtung durchgeführt. Im Rahmen der Kosten-Nutzen-Analyse wird neben finanzieller Betrachtung auch strategischer Nutzen betrachtet. Darüber hinaus werden Punkte betrachtet, wie ein guten Ruf oder die Meinung der Öffentlichkeit.


2. Berechnung von ROI (Return on Investment)

Für diese Berechnung werden zwei Werte benötigt, einmal wie viel Gewinn hat das Projekt oder die Investition gebracht und wie hoch war das eingesetzte Kapital?

Beim ROI geht es also ausschließlich um den Gewinn, den ein Projekt oder eine Investition einbringt. Für die Berechnung wird der Gewinn durch das eingesetzte Kapital geteilt. Ist das Ergebnis größer als 1, handelt es sich um ein gutes Ergebnis. Je höher das Ergebnis desto besser. 

ROI Berechnung

Neben oder statt ROI Betrachtung können auch weitere Finanzkennzahlen wie Break Even, Deckungsbeitrag oder Net Present Value (NPV) betrachtet werden, welche prinzipiell das Gleiche nur aus einem anderen Blickwinkel betrachten.


3. Einsparungsmöglichkeiten

Auch sparen kann gut für ein Unternehmen sein. Alles was eingespart werden kann, ohne dass jemand benachteiligt wird, ist gut. Neue Maschinen kosten erstmal, wenn sie aber viel Strom sparen, ist das langfristig gesehen eine Einsparung.


4. Gewinnpotenzial

Das Gewinnpotenzial ergibt sich aus einer Risiko-Gewinn-Analyse. Was die Produktion eines neuen Produktes das Unternehmen kosten würde, kann genau berechnet werden.

Jetzt benötigt man eine Prognose über die Einnahmen aus dem Verkauf und kann entscheiden, ob das neue Produkt Gewinn abwerfen wird und wenn ja, wie viel Gewinn das sein könnte.


- Risiken


1. Zusammenfassung der Hauptrisiken für ein Projekt

Zur Entscheidungsgrundlage gehören die Kosten, der Nutzen und die Risiken. Deswegen sollte der Entscheidungsträger hier die größten Risiken finden und dazu die Wahrscheinlichkeit, mit der sie eintreten werden. Dazu gehören auch die Gegenmaßnahmen, um diese Risiken zu vermeiden. Ein Überblick reicht hier.


- Bewertungen


1. Auswirkungen identifizieren

Welche Auswirkungen soll das Projekt oder die Investition bringen?


2. Auswirkungen quantifizieren

Welche Größe sollen die Auswirkungen des Projektes oder der Investition erreichen?


3. Cash-Flow-Analyse

Hier wird analysiert, wie der Geldfluss im Unternehmen in einem bestimmten vergangenen Zeitraum war. Kann das Unternehmen das Projekt oder die Investition aus eigener Kraft stemmen? Eine Verbesserung vom Cash-Flow kann ein Projektziel sein.


4. Vergleich

Stehen verschiedene Optionen zur Wahl, sollten sie hier verglichen werden.


- Empfehlung


Hier werden alle Punkte zusammengefasst und es wird eine Empfehlung für die Handlung ausgesprochen, für ein Projekt oder eine Investition.


Praxistipps für einen überzeugenden Business Case


1. Das wichtigste ist die exakte und klare Beschreibung des Problems. Es erklärt die Dringlichkeit, warum ein Projekt oder eine Investition jetzt wichtig sind. Dabei soll der Hauptaugenmerk nicht auf Symptomen, sondern auf dem zu identifizierenden Hauptproblem liegen.


2. Es besteht aus Zahlen und Fakten. Zahlen und Fakten werden besser verstanden, wenn sie mit einer emotionalen Story verbunden werden können. Deswegen ist es wichtig, die Zahlen und Fakten mit einer Storyline zu verbinden, um das Management zur Umsetzung eines Projektes / einer Investition zu motivieren.


3. Der meist gelesene Teil: Executive Summary, deswegen sollte dieser Teil übersichtlich sein und sich auf das Wesentliche konzentrieren.


4. Die Empfehlung sollte begründet sein. Die Begründung sollte schlüssig sein und sich wirtschaftlich begründen lassen.


5. Ein guter Business Case  ist die Basis für den Erfolg eines Projektes und gilt als ganz wichtiger Input für einen Projektauftrag und einen erfolgreichen Projektstart.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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