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Projektauftrag als Basis für erfolgreiches Projektmanagement 

Kein Projekt ohne Projektauftrag! 

Jeder, der bereits den Job als Projektleiter hatte, kennt die Probleme. Chaos pur. Lange Diskussionen. Die Ressourcen sind knapp. Alle Beteiligten sind nicht zufrieden. Und der Projektleiter soll es richten. Jeder erfahrene Projektleiter weiß, das Geheimnis des Erfolges liegt im richtigen Grundstein, dem Projektauftrag.

Was ist ein Projektauftrag?


Der Projektauftrag regelt die Basis für die Durchführung eines Projektes. Je besser der Projektauftrag erstellt wird, je weniger Punkte gibt es später, wo es  zu Diskussionen kommt.

Die Managementebene im Projektmanagement benötigt die Projektaufträge, um zu planen, welche Ressourcen wie eingesetzt werden sollen.

Gute Projektaufträge verhindern U-Boot-Projekte. Ein U-Boot-Projekt nutzt die knappen Ressourcen ohne Erlaubnis, was die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens negativ beeinflusst.

Es gilt also der Grundsatz, kein Projekt darf ohne einen Projektauftrag gestartet werden. 

Warum ein Projektauftrag wichtig ist


Für den Projektleiter ist der Auftrag das wichtigste Dokument. Der Auftrag ist so wichtig, das der Projektleiter es zu seinem Dokument machen sollte.

Der Auftrag beinhaltet die Punkte, um welche sich das Projekt dreht. Im Auftrag stehen die Bedingungen, zu denen das Projekt erledigt wird. Der Auftrag legt fest, wie viel Befugnisse der Projektleiter hat, in Bezug auf das Budget, das Personal und andere nötige Ressourcen.

Der Auftrag gibt dem Projektleiter einen roten Faden für das Projekt. Natürlich steht in jedem Projektauftrag, wer der Projektleiter und damit der Verantwortliche ist. Die Ziele des Projektes werden nicht nur festgelegt, sie werden auch eingeteilt in High-Level-Ziele und Nicht-Ziele, das bedeutet, welche Ziele sind für das Projekt wichtig und welche Ziele fallen nicht mehr in dieses Projekt.

Dann gibt es  die Key Deliverables  also die wichtigsten Zwischenergebnisse. Die Hauptrisiken werden ebenfalls festgelegt, damit man sie vermeiden kann. Der Projektauftrag soll Transparenz schaffen und die Planung erleichtern, die Ressourcen auch bei Engpässen ausreichend zur Verfügung zu haben.

Die Bestandteile eines vollständigen Projektauftrags


Für den Projektauftrag gibt es wichtige Bestandteile und einige grundsätzliche Dinge. Der komplette Projektauftrag ist eine Holpflicht des Projektleiters.

Der Projektauftrag beinhaltet mehrere wichtige Punkte, wie:
Projektauftrag
Diese Punkte werden nun folgend näher beleuchtet.

1. Basisinformationen zu einem Projekt


In diesem Bereich fallen Informationen, wie der Projekttitel, die Projektnummer, der Projektleiter, der Auftraggeber, die Projektart, die Projektklassifizierung, die Projektgröße und die Problembeschreibung.

- Der Projekttitel


Der Projekttitel sollte kurz und treffend sein. Er darf kreativ gewählt sein. Er soll dazu anregen mehr von dem Projekt wissen zu wollen.

- Die Projektnummer


Spätestens beim Review eines Projektauftrags durch das verantwortliche Gremium wird eine Projektnummer vergeben.

- Der Projektleiter


Hier findet sich der Name des Projektleiters. Er ist der Hauptansprechpartner für das Projekt.

- Der Auftraggeber


Der Auftraggeber kann ein Kunde sein, wenn es um ein Kundenprojekt geht. Der Auftraggeber kann auch jemand aus der Organisation sein, wenn es um ein firmeninternes Projekt geht.

- Die Projektart


Hier könnte beispielsweise stehen: Kundenprojekt, IT-Projekt oder Organisationsprojekt.

- Die Projektklassifizierung


Mit der Klassifizierung wird das Projekt eingeordnet. Das handhabt jedes Unternehmen anders. Die Projekte können beispielsweise eingeordnet werden nach:
  • Größe (klein, mittel groß)
  • Innovationsgrad (Neuentwicklung, reguläres Geschäft, Built to Print)
  • Komplexität (einfach, kompliziert, komplex)
  • Strategischer Wichtigkeit
Um nur einmal ein paar Möglichkeiten zu nennen.


2. Der Kontext des Projekts


Beim Erstellen der Projektaufträge geht es um W-Fragen. Beim Projektkontext geht es um die W-Frage, welche lautet: „Wo stehen wir?“. Hier geht es um die Punkte: die Ausgangssituation, die Problembeschreibung und das Projektumfeld

- Die Ausgangssituation

Hier wird alles erfasst, was die aktuelle Situation betrifft. Alle wichtigen Punkte werden hier zusammengefasst. 

- Die Problembeschreibung

Wenn es um die Problembeschreibung geht, da scheiden sich die Geister. Bei 5 Personen im Raum, kann es schnell sieben Meinungen geben. Es ist von großer Bedeutung, dass sich alle Beteiligen über die Problembeschreibung einig sind, damit die Projektziele exakt um messbar definiert und richtige Lösungsansätze verfolgt werden. 

- Das Projektumfeld:
Hier werden die Rahmenbedingungen rund um die Ausgangssituation betrachtet. Auf was muss geachtet werden? Wo gibt es Einschränkungen? Was nimmt sonst noch Einfluss?

3. Die Projektbegründung


Erst jetzt kommt es zur Projektbegründung, wenn der Kontext inklusive der Projektbeschreibung klar definiert ist. Hier dreht sich alles um die W-Frage: „Warum machen wir das Projekt?“. Hier geht es um das Projektgesamtziel und den Projektnutzen.

- Das Projektgesamtziel


Was sind die übergeordneten Ziele? Es geht aber noch nicht ins Detail. Es geht um die Top-Ziele. Wie soll es am Ende des Projektes aussehen.

- Der Projektnutzen


Welchen Vorteil soll das Projekt bringen? Wie soll es sich wirtschaftlich auswirken und welche positiven Effekte soll es ansonsten geben? Dieser Punkt wird oft übersehen und als unwichtig erachtet. E hat aber viele Vorteile, wenn alle wissen, worum es bei dem Projekt geht. 

4. Die Projektziele und Inhalt


Hier kommen zwei W-Fragen an die Reihe: „Was soll erreicht werden?“ Und „Wie können die Ziele erreicht werden?“. Jetzt geht es ans Eingemachte und die Key Deliverables, die messbaren Ergebnisse und die Nicht-Ziele werden dargestellt.

- Key Deliverables


Jetzt kommt das Projektgesamtziel aus der Projektbegründung zum Einsatz und wird zerlegt. Welche Teilziele also Key Deliverables sollen wie erreicht werden? 

- Die messbaren Ergebnisse als Akzeptanzkriterien


Jedes der gerade festgelegten Teilziele bekommt nun ein messbares Ergebnis. Dieses messbare Teilergebnis ist wichtig, damit sowohl der Auftraggeber als auch der Projektleiter genau ausmachen kann, ob ein Teilziel erreicht wurde.

Hier soll definiert werden, anhand welcher Kriterien der Erfolg eines Projektes gemessen wird.

In der Praxis werden die Akzeptanzkriterien am Anfang eines Projektes sehr vage definiert, was später zu vielen Problemen im Projekt führen kann. 

- Nicht-Ziele


Es ist extrem wichtig, auch zu definieren, was nicht Ziel des Projektes ist. Damit kann sofort gesagt werden, der Punkt ist nicht Teil dieses Projektes ohne weitere Diskussionen.


5. Die Termine


Hier geht es um die W-Frage: „Wann sollen die Ziele erreicht sein?“. Hierbei geht es um den Projektstart, das Projektende und um mögliche Zwischentermine auch Meilensteine genannt.

- Der Projektstart


Wann startet das Projekt? Eine recht einfach zu beantwortende Frage. Wenn es um Kundenprojekte oder wichtige interne Projekte geht, bei denen das Projektende gesetzt ist, wird oft rückwärts geplant und damit der Projektstart definiert.

- Das Projektende


Beim Projektende sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass es Puffer enthält, damit ungeplante Verzögerungen nicht den kompletten Terminplan kippen.

- Die Meilensteine


Meilensteine sind Messpunkte, an denen man sehen kann, wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Bei besonders wichtigen Meilensteinen sollte darauf geachtet werden, dass diese auch Puffer enthalten. Auf Basis der Meilensteine wird später im Rahmen der Projektplanung ein Projektablaufplan erstellt.

6. Die Projektrisiken


Hier wird überlegt, welche Risiken das Projekt bergen kann. Dabei geht es nicht darum, die Risiken im Detail zu definieren, sondern Top Risiken zu identifizieren. Eine detaillierte Risikoplanung erfolgt dann in der Planungsphase.

7. Das Budget und die Ressourcen


Hier geht es um die W-Frage: „Wie viel wird das die Firma kosten?“. Wie viel Personal wird benötigt, wie viel Budget sollte eingeplant werden und welche Ressourcen sind sonst noch wichtig. Dabei nicht vergessen, 
die Ressourcen sind immer begrenzt.

Es muss festgelegt werden, ob alle wichtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. 

Dabei geht es nicht um eine Detailplanung, sondern darum, was die Gesamtaufwände pro Abteilung und das Gesamtprojekt sind.

Der Projektleiter muss diese Vorgaben im Rahmen des Projektes stets im Auge behalten. 

8. Die Projektentscheidung


Wenn alle notwendigen Informationen im Projektauftrag vorhanden sind, wird zum Schluss eine Entscheidung getroffen, ob ein Projekt freigegeben wird. Dabei natürlich die Unterschriften von relevanten Stakeholdern nicht vergessen wie zum Beispiel dem Auftraggeber und selbstverständlich das Datum.

Sie wollen gleich loslegen? Dann laden Sie heute noch die Vorlage  für Ihren ersten Projektauftrag herunter, um sofort loszulegen!

Projektaufträge und Business Case


Zu guter Letzt: Was hat der Business Case mit Projektaufträgen zu tun? 

Business Case beschäftigt sich mit Nutzen, Kosten und Risiken eines Projektes und bewertet insgesamt, ob sich eine Investition lohnt. 

Business Case ist die Basis für die Erstellung eines Projektauftrags!

Praxistipps

  • Jedes Projekt, das gestartet wird, benötigt einen Auftrag!
  • Unbedingt Akzeptanzkriterien definieren. Dies wird oft gegen Ende eines Projektes gemacht, was viele Projekte in eine Schieflage bringt.
  • Nicht-Ziele eines Projektes werden oft vergessen, was oft zur unnötigen Projektverlängerung führt.
  • Die Problembeschreibung entscheidet oft über den Erfolg und Misserfolg eines Projektes. Je konkreter die Problembeschreibung ist, desto besser können Projektziele definiert werden.
  • Ein Projektauftrag hilft einem Unternehmen, Transparenz bezüglich Ressourcenaufwände zu schaffen und bei Ressourcenengpässen notwendige Gegenmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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