- Was ist eine Stakeholderanalyse?
- Typische Stakeholder
- 1. Stakeholder identifizieren
- 2. Stakeholder bewerten, priorisieren und mappen
- 3. Stakeholder-Strategie planen
- 4. Stakeholder-Monitoring und Management
- Warum sich die Stakeholderanalyse immer lohnt
Was ist eine Stakeholderanalyse?
Die Stakeholderanalyse beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der systematisierten Ermittlung von Anwendern, Kunden und auch Mitarbeitern als natürliche Personen sowie von Organisationen, Institutionen und möglichen Interessen zu Systemen in der Form der juristischen Person.
All diese Personen werden als Stakeholder, sogenannte Interessenträger bezeichnet. Eine Stakeholderanalyse ist hierbei die Grundlage von Unternehmen und auch Organisationen für die Entwicklung neuer Projekte.
Die Stakeholder-Identifikation im Rahmen der Stakeholderanalyse sowie die Stakeholder Kommunikation sind essenzielle Bestandteile des Stakeholdermanagements und ausschlaggebend für einen geordneten Projektablauf sowie späteren Projekterfolg.
Typische Stakeholder
Wie macht man eine Stakeholderanalyse? Die Stakeholderanalyse besteht aus folgenden Schritten:
- Stakeholder identifizieren
- Stakeholder bewerten, priorisieren und mappen
- Stakeholder-Strategie planen
- Stakeholder-Monitoring und Management
1. Stakeholder identifizieren
Im Rahmen des Stakeholder-Managements ist die Stakeholder-Identifikation der erste Schritt. Definieren, kommunizieren und analysieren sind wichtige Bestandteile im Stakeholderumgang.
Beachten sollte man zudem, dass die Stakeholder-Identifikation ganz am Anfang der Stakeholderanalyse erfolgt.
Es wird hierbei das Ziel verfolgt, alle relevanten Personen oder Organisationen zu identifizieren, die für nachfolgende Schritte und Vorhaben von Relevanz sind.
Das Ergebnis dieses Vorgehens sollte dann im weiteren Verlauf eine Stakeholderliste sein mit der man strukturiert weiterarbeiten kann.
Die schematische Stakeholder-Identifikation
Vor allem am Anfang eines solchen Vorgehens ist das Umfeld im Regelfall noch unübersichtlich.
Es ist hierbei die Fragestellung zu klären, wie wichtig es ist, interne Stakeholder für das relevante Umfeld zu identifizieren.Dabei helfen folgende vier Punkte:
- Wer gilt als vom Projekt betroffen?
- Welche genauen Prozesse sind vom geplanten Vorhaben betroffen?
- Welche externen Gruppierungen sind vom Projekt betroffen?
- Welche genauen Projektrahmenbedingungen bestehen für das Vorhaben?
In diesem Prozess sollte man sich sowohl an internen sowie an externen Strukturen orientieren. Es ist dringend abzuklären, welche Unternehmensbereiche, wie Abteilungen und Standorte, durch das Vorhaben vermutlich tangiert werden.
Existieren Mitarbeiter, die kein Interesse an dem geplanten Vorgehen haben, wie beispielsweise der Betriebsrat? Welche genauen Mitarbeiter und Organisationsbereiche sind betroffen?
Welche genauen Prozesse sind vom geplanten Vorhaben tangiert? Bei einem solchen Vorhaben sollte ebenso an mögliche Folgen für externe und interne Prozessabläufe gedacht werden.
Welche externen Gruppierungen sind vom Projekt betroffen?
Um an diese Antwort zu gelangen, ist es notwendig die relevanten Stakeholder aus dem genauen Marktumfeld bzw. die relevanten Lieferanten, Gläubiger und Verbände zu befragen, um an die notwendigen Einschätzungen zu gelangen, die bei dem Projekterfolg unterstützen.
Welche genauen Projektrahmenbedingungen bestehen für das Vorhaben?
In diesem Frageumfeld müssen gesetzliche, regulatorische sowie normative Fragestellungen und Anforderungen geklärt werden, die für den Projektablauf wichtig sind.
Die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen müssen auch dann eingehalten werden, wenn der Unternehmenserfolg gefährdet ist.
Stakeholder-Identifikation per Rolle
Um ein solches Vorhaben erfolgreich durchzuführen, sind bei einer Stakeholder-Identifikation alle relevanten Rollen im Rahmen einer RACI-Matrix zu erkennen und zu beschreiben, denn die Beachtung der möglichen Motive ist für den späteren Erfolg von immenser Wichtigkeit.Mögliche Motive:
- Wer ist als genauer Eigentümer zu identifizieren?
- Wer sind die genauen Kapitalgeber für das angestrebte Vorhaben?
- Wer sind die genauen und relevanten Lieferanten?
- Wer sind die genauen Anwender und Kunden?
- Welche genauen Mitarbeiter sind hier genau betroffen oder haben eine Motivation für das Projekt?
- Welche genauen Organisationen sind hiervon betroffen oder haben eine Motivation für das Vorhaben?
- Gibt es staatliche Instanzen oder Reglements, die zu beachten sind?
- Wer sind die direkten Wettbewerber?
- Welche genauen Gläubiger sind wichtig?
Im Regelfall verfolgen Eigentümer die Zielstellungen des Kapitalgewinns oder der Umsatzrendite. Denkbar sind hier jedoch auch Punkte, wie die gesellschaftliche Verantwortung oder die gesellschaftliche Stellung.
Wer sind die genauen Kapitalgeber für das angestrebte Vorhaben?
Das normale Interesse von einem Kapitalgeber ist normalerweise die Kapitalrendite. Hierbei soll mit möglichst hohen Renditen und parallel ebenso wenig Risiko das Vorhaben praktisch umgesetzt werden.
Je mehr Rendite bei dem Vorhaben zu erwarten ist, bei parallel möglichst geringem Risiko, umso attraktiver ist das Vorhaben für mögliche Kapitalgeber
Wer sind die genauen und relevanten Lieferanten?
Da effiziente Lieferungen für den Erfolg im Beschaffungsprozess wichtig sind, sollte hier ein Fokus auf langfristige Geschäftsbeziehungen gelegt werden.
Wer sind die genauen Anwender und Kunden?
Alle Beteiligten sind Kunden von Firmen. Zumeist möchten Kunden ein Produkt zu einem geringen Preis zu einer möglichst hohen Qualität erwerben, um eine maximale Bedürfnisbefriedigung zu gewährleisten.
Die Gruppe der Anwender ist jedoch nicht immer die Gruppe, die auch in das Vorhaben investiert. Dennoch haben auch diese Anwender einen hohen Qualitätsanspruch.
Welche genauen Mitarbeiter sind hier genau betroffen oder haben eine Motivation für das Projekt?
Auch Mitarbeiter, die nicht zwingend von dem anvisierten Vorhaben betroffen sind, können hieran ein Interesse haben.
Die gebotenen Rollen können aber je nach Interessen recht stark variieren. Zu bedenken ist, dass Kapitalgeber auch Mitarbeiter sein können.
Welche genauen Organisationen sind hiervon betroffen oder haben eine Motivation für das Vorhaben
Wichtige Institutionen, wie Gewerkschaften, Verbände oder auch Vereine verfolgen immer unterschiedliche Zwecke.
In Kombination mit dem angestrebten Vorhaben können sie verschiedene Positionen einnehmen, die immer in Abhängigkeit der individuellen Ziele, im Kontext stehen.
Um die individuellen Motive und Ziele zu identifizieren ist eine komplexe Stakeholderanalyse notwendig, die ermittelt werden können.
Gibt es staatliche Instanzen oder Reglements, die zu beachten sind?
Der Gesetzgeber ist grundsätzlich daran interessiert, dass alle relevanten Gesetze sowie Regelungen eingehalten werden.
Hierzu gehören unter anderem staatliche Instanzen wie Arzneimittelbehörden oder auch der Verbraucherschutz sowie die Lebensmittelsicherheit.
Der anvisierte Unternehmenserfolg hat hierbei keinerlei Entscheidungsspielraum gegen die Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen grundsätzlich eingehalten werden.
Wer sind die direkten Wettbewerber?
Auch Wettbewerber haben ein fundamentales Interesse an Konkurrenzprodukten und deren Entwicklungen.
Man möchte in diesem Zuge eigene Marktanteile schützen und weitere Produktverbesserungen vornehmen, auch um die eigenen Umsatzrenditen zu erhöhen. Oder zumindest zu sichern.
Welche genauen Gläubiger sind wichtig?
Auch die Gläubiger haben ein hohes Interesse an Neuerungen und einem höchstmöglichen Erfolg hierbei, da aufgrund dessen die Rückzahlungen von Krediten und Rechnungen gewährleistet ist.
2. Stakeholder bewerten, priorisieren und mappen
Im Zuge eines effizienten Vorgehens sollten die identifizierten Stakeholder, interne Stakeholder und externe Stakeholder, näher betrachtet und priorisiert werden.
Eine Priorisierung nach Paretor Prinzip ist da durchaus zu empfehlen. Nachdem ersten Schritt der Identifizierung besteht im Regelfall eine immens hohe Anzahl an Stakeholdern.
Eine Priorisierung und Bewertung ist hierbei notwendig, um den Überblick zu bewahren. Im weiteren Vorgang findet nun folglich eine Priorisierung statt, die auch dazu dient, mögliche Problemverursacher zu identifizieren, um den Projekterfolg zu garantieren.
Zu beachtende Fragen, die im Zuge einer Analyse wichtig sind:
- Welche Stakeholder verursachen welche Einflüsse?
- Wie hoch sind die Einflüsse und sind sie dem Projekt schadend oder förderlich?
- Ist die Stakeholder-Einstellung zum Projekt negativ oder positiv?
- Welche genaue Macht haben die einzelnen Stakeholder Projekte zu beeinflussen?
Allgemeine Kriterien zur Stakeholderbewertung
Kriterium: Macht und Einfluss
Erklärung: Wie hoch ist der genaue Einfluss des Stakeholders auf das Projekt?
Bewertung: gering oder mittel bzw. hoch
Kriterium: Einstellung
Erklärung: Ist die persönliche Einstellung zum Projekt positiv, neutral oder eher negativ?
Bewertung: negativ oder positiv oder neutral
Einstellung: Betroffenheit und Interesse
Erklärung: Wie hoch sind die Auswirkungen auf den Stakeholder durch das Projekt?
Bewertung: hoch oder mittel oder gering
Einstellung: Konfliktpotenzial
Erklärung: Wie hoch sind die Chancen, dass ein Stakeholder im Projekt Probleme hervorruft
Bewertung: hoch oder mittel oder gering
3. Stakeholder-Strategie planen
Es ist wichtig eine Stakeholder-Strategie, sowohl für interne Stakeholder sowie für externe Stakeholder zu planen, um auch allen Anforderungen im Rahmen vom Requirements Engineering gerecht zu werden.
Denn im Zuge des Vorhabens sind die Unterstützer anders zu behandeln als die Projektgegner.
Im Rahmen der Planung der Stakeholder-Strategie stellt sich auch die Frage: Wann macht man eine Stakeholderanalyse?
Die Stakeholderanalyse wird immer am Anfang eines Projekts gemacht und regelmäßig im Laufe eines Projektes überprüft.
Arten der Stakeholder Strategien
- Partizipativ-Stakeholder
- Diskursiv-Stakeholder
- Restriktiv-Stakeholder
- Repressiv Stakeholder
Partizipativ-Stakeholder
Hierbei werden Stakeholder vollkommen aktiv in das Projektgeschehen integriert. Es kann aktiv mitbestimmt werden und es wird regelmäßig an die Stakeholder reportet.
Strategievorteile:
Eine Erhöhung der Projektakzeptanz
Stakeholder wollen einen Projekterfolg
Die Konfliktwahrscheinlichkeit untereinander wird minimiert.
Strategienachteile:
Hoher Aufwand für Informationsvermittlung an die Stakeholder
Nicht jeder Stakeholder kann gleichwertig in ein Projekt eingebunden werden, dass kann zu schlechten Stimmungen führen
Diskursiv-Stakeholder
In dieser Strategie werden Stakeholder nicht mehr in einer solch partnerschaftlichen Form gesehen.
Sie werden angehört, die Meinungen beachtet und wenn möglich, auch in das Projekt integriert.
Mögliche Maßnahmen:
Es gibt turnusmäßige Statusmeetings
Es gibt verschiedene Umfragebeteiligungen
Es gibt eine Vielzahl von Verhandlungen
Restriktiv-/Repressiv-Stakeholder
Eine Eignung ist hierbei ganz explizit für Stakeholder vorgesehen, die nur einen geringen Einfluss möchten.
Es findet weder eine Mitarbeit, noch ein Einfluss durch Diskussionen statt.
Einem Stakeholder kommen lediglich Informationen zuteil.
Die Kommunikation ist als einseitig zu betrachten in der Form von Statusmitteilungen, Newslettern, Projektberichten oder auch Protokollen.
4. Stakeholder-Monitoring und Management
Aufgrund ständiger Änderungen und eines dynamischen Prozesses ist nicht nur zu Beginn eines solchen Vorhabens eine entsprechende Analyse notwendig, sondern auch im Verlauf des Vorhabens als wichtiger Bestandteil des Stakeholdermanagements.
Dinge, die während des Projekts vonstattengehen können:
- Machtverschiebung dadurch, dass zunächst unbedeutende Stakeholder an Macht gewinnen
- Stakeholder, die zunächst positiv gegenüber des Projekts eingestellt sind, können eine Meinungsänderung durchlaufen
- Zunächst unkomplizierte Stakeholder können schwierig werden und Probleme hervorrufen
- Unterstützer können die Position verlieren und aus dem Projekt ausscheiden
- Ändernde Rahmenbedingungen, sorgen für eine Verringerung der Projektakzeptanz
Typische Fehler bei der Stakeholderanalyse
- Keine Zeit für die Identifikation der Stakeholder
- Es gibt kein Stakeholder Monitoring
- Stakeholder Erwartungen und Bedürfnisse nicht erkennen
- Man versucht es allen Stakeholdern rechtzumachen
- Richtige Stakeholder nicht involviert
- Stakeholder Risiken ignorieren
- Konfliktpotential mit Stakeholdern außer Acht lassen
Keine Zeit für die Identifikation der Stakeholder
Das passiert häufiger in der Praxis, als angenommen und ist einer der Gründe, weshalb solche Projekte scheitern oder zumindest vom Verlauf her ineffizient sind.
Es gibt kein Stakeholder Monitoring
Die beteiligten Stakeholder sollte man nach relevanten Kriterien klassifizieren, priorisieren und regelmäßig überwachen, um im Rahmen des Stakeholdermanagements festzustellen, ob sich der Austausch mit den Stakeholdern positiv entwickelt oder Korrekturmaßnahmen notwendig sind.
Stakeholder Erwartungen und Bedürfnisse nicht erkennen
Unter der Beachtung der entsprechenden Promotoren und Opponenten eines Projekts ist die Wahl der passenden Strategie wichtig für den Erfolg des Vorhabens.
Es ist beispielsweise nicht notwendig, nur am Rande beteiligte Gruppen zentralisiert zu betrachten für das Vorhaben.
Es ist hierbei eine eindringliche Analyse der Stakeholder nach folgenden Parametern anzuraten:
- Gibt es ein hohes Konfliktpotenzial?
- Gibt es sogenannte „schwieriger Mensch“ unter den Stakeholdern?
- Wer genau hat einen hohen Einfluss auf das Projekt und dessen Erfolg?
- Welche Stakeholder sind besonders affin für Schmeicheleien und Streicheleinheiten?
Man versucht es allen Stakeholdern rechtzumachen
Diese Strategie ist selten positiv, da man die relevanten Vorgehensweisen, die wirklich erfolgversprechend sind, so nicht initiiert.
Es jedem der Beteiligten recht machen zu wollen, ist in keiner Lebenslage positiv, da man sich hier nicht auf die wirklich relevanten Parameter konzentriert.
Richtige Stakeholder nicht involviert
Hierbei handelt es sich, um einen Tipp, der oftmals vernachlässigt wird, denn wenn man die wirklich relevanten Stakeholder nicht beachtet, so wird sich das im Projektverlauf über kurz oder lang negativ auswirken.
Die eigentlichen Promotoren, die relevant sind, werden vernachlässigt und es kann beispielsweise eine volle Konzentration auf die Opponenten erfolgen.
Hier ist kein Balanceverhalten gegeben. Aufgrund dessen wird es zwangsläufig zu Komplikationen im Projektverlauf kommen.
Stakeholder Risiken ignorieren
Von Stakeholdern, können nicht nur Chancen, sondern auch Risiken ausgehen. Ganz besonders problematisch wird es für das Projektvorhaben, wenn die Risiken der identifizierten Stakeholder nicht beachtet werden.
Hier kann es zu einer vollkommenen Projektverschiebung kommen, der den Erfolg des Vorhabens entweder in die Länge zieht oder verhindert.
Auch durch einen längeren Verlauf können zusätzliche Projektkosten entstehen.
Konfliktpotential mit Stakeholdern außer Acht lassen
Wer Risiken kontinuierlich außer Acht lässt, verursacht langfristig höhere Projektkosten oder sogar ein Scheitern des Vorhabens.
Konflikte können das Vorgehen erschweren und Risiken hervorrufen, die mit einem sensiblen Vorgehen verhindert werden könnten.
Warum sich die Stakeholderanalyse immer lohnt
Der Prozess der Stakeholderanalyse ist ein wichtiger Schritt, um entsprechende Vorhaben durchzuführen, dennoch sollte man die Stakeholderanalyse nicht ausschließlich auf die Vermeidung von Katastrophen reduzieren.
Die Vorteile sind hier nicht außer acht zu lassen:
- Schnelle Identifizierung möglicher Gegner
- Das Identifizieren von Promotoren
- Das Ermitteln von Zielen
- Die Erfolgschancen für ein Projekt können signifikant erhöht werden
Schnelle Identifizierung möglicher Gegner
Die Identifizierung von Projektgegnern ist wichtig, um die entsprechenden Gefährder zu identifizieren und sich mit diesem Themengebiet adäquat auseinanderzusetzen.
Personen, die dem Projekt offen negativ entgegenstehen, sind hier schnell und gut identifiziert. Die verdeckten Opponenten sollten jedoch eingängiger gesucht werden, da von ihnen zumeist ein hohes Risiko ausgeht, dass das Projekt scheitert.
Aufgrund dessen sollte diesem Themengebiet im Rahmen der Stakeholderanalyse viel Beachtung gegeben werden.
Das Identifizieren von Promotoren
Unterstützer benötigt man zur erfolgreichen Projektdurchführung. Doch, die Kenntnis der Unterstützer ist wichtig, um von ihnen maximal partizipieren zu können.
Immer dann, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, hilft es ungemein Promotoren an der Seite zu wissen, die das Vorhaben unterstützen.
Das erleichtert die Arbeit und hilft Hindernisse auszuräumen.
Das Ermitteln von Zielen
Eine effiziente Stakeholderanalyse ermöglicht es ebenso, dass nicht nur die offiziellen Ziele des Vorhabens identifiziert werden, sondern es werden auch die individuellen Zielmaßgaben der Stakeholder bedacht und berücksichtigt.
So wird die Akzeptanz der Projektergebnisse auch nach außen hin vervielfacht.
Die Erfolgschancen können signifikant erhöht werden
Aufgrund einer nachhaltigen Stakeholderanalyse werden die Interessen der Stakeholder gewahrt.
Bei Anwendung richtiger Kommunikationsmodelle wie das Eisbergmodell oder das Johari Fenster kann das Stakeholdermanagement deutlich verbessert und die Erfolgschancen eines Projektes signifikant erhöht werden.
