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Wichtigste Projektmanagement-Methoden und ihre Anwendung 

Welche Projektmanagement-Methoden sollten präferiert werden?


Um komplexe Aufgaben zielführend in Angriff zu nehmen, ist eine detaillierte Projektplanung von essenzieller Bedeutung. Durch die Präsentation des Konzeptes verstehen die Mitarbeiter, welches Ziel mit jeder Tätigkeit verfolgt wird. Sie werden bessere Leistungen zeigen, da sie die Bedeutung ihrer Arbeit erkennen, mit der sie sich nun besser identifizieren können. Darüber hinaus sind sie nun in der Lage, die Verdienste ihrer Kollegen zu honorieren, die sie vorher entweder nicht verstehen oder evaluieren konnten. Bei der Planung gibt es einige Projektmanagement-Methoden, die bei der Strukturierung eines großen Vorhabens nützlich sind.

1. Die klassischen Projektmanagement-Methoden


Das Wasserfallmodell


Diese Vorgehensweise gehört zu den absoluten Klassikern und eignet sich vor allem für kürzere Projekte. Dieses Konstrukt erhielt seinen Namen, da der Arbeitsvorgang hier wie bei einem Wasserfall von oben nach unten fließt. Nach jeder Etappe folgt die Nächste. Eine weitere Gemeinsamkeit mit dem romantischen Naturschauspiel liegt in der Unumkehrbarkeit. Wenn beispielsweise der vierte Unterpunkt bearbeitet wird, kann nicht noch einmal beim ersten Arbeitsschritt nachjustiert werden, da alle Vorgänge in Abhängigkeit zueinanderstehen. Wenn vorherige Phasen verändert werden, wandeln sich auch die Ergebnisse der nachfolgenden Schritte. Aus diesem Grund muss bei der vorangegangenen Kalkulation jede Etappe genaustens ausgearbeitet werden, da jeder Fehler eine Unmenge an Zeit und Geld in Anspruch nimmt.

Häufige Verwendung findet dieses Modell unter anderem in der Produktion und in der Informatik. Bei der Erstellung eines Rechencodes muss beispielsweise jede Zeile vorher durchdacht werden, da alle Variablen und Konstanten einer gemeinsamen Logik folgen müssen.

Die Critical Path Methode


Auch bei der Critical Path Methode ist Vorausplanung das A und O, da die einzelnen Arbeitsschritte hier wieder aufeinander aufbauen. Dieses Modell ist somit ebenfalls nur für kurze Projekte zu empfehlen, da die Fehlerwahrscheinlichkeit mit der wachsenden Zahl der Arbeitsvorgänge steigt und abermals zu Mehrkosten führt.

Bei dieser Variante werden die Aufgaben, die sehr zeitintensiv sind, nacheinander abgearbeitet. Hierdurch erhalten die Unternehmen einen genauen Überblick über die Dauer des Projektes und besitzen eine gewisse Planungssicherheit. Die so aneinandergereihten Vorgänge bilden den kritischen Pfad. Die weiteren, schneller zu realisierenden Schritte werden zeitgleich von anderen Mitarbeitern ausgeführt, sodass das ganze Projekt beendet ist, wenn der kritische Pfad abgeschritten wurde.

Bei der Anwendung der Critical Path Methode sollte nicht vergessen werden, dass die Phasen, die nicht auf dem kritischen Pfad verlaufen, nicht weniger bedeutsam sind. Sie benötigen nur weniger zeitlichen Aufwand. Aus diesem Grund müssen auch diese Arbeitsschritte mit der höchsten Konzentration ausgeführt werden, um das Gelingen des Projektes zu gewährleisten.
Dieses Projektmanagement Methode wird vor allem in der Forschung und in der Bauindustrie benutzt.

Die Critical Chain Methode


Dieses Verfahren ähnelt stark der Critical Path Methode, was bereits der Name verrät. Auch hier werden zunächst die Vorgänge analysiert, die wohl am meisten Zeit in Anspruch nehmen und im Anschluss aneinandergereiht. Im Gegensatz zum vorherigen Modell wird bei dieser Planung allerdings nicht nur die benötigte Zeit, sondern noch weitere Ressourcen in die Kalkulation mit eingebunden. Die Mitarbeiter sollen ihre Arbeitskraft nur auf eine Aufgabe fokussieren, wodurch eine höhere Erfolgsgarantie erzielt werden kann. Die höhere Effektivität resultiert aus der ständigen Wiederholung simpler Arbeitsschritte, die schnell zur Routine werden.

Darüber hinaus geben die Teammitglieder bei der Critical Chain Methode eine zeitliche Planung an, die Reserven beinhaltet, was den Druck auf die Arbeitnehmer verringert und die Einhaltung von Terminen ermöglicht. Diese Maßnahme dient noch einmal dazu, dass die Mitarbeiter nicht in Versuchung geraten, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen, um Rückstände aufzuholen. Die Unternehmen benötigen für die Planung also mehr Zeit, können allerdings von einer genaueren Umsetzung und einer größeren Kundenzufriedenheit profitieren.

2. Die agilen Projektmanagement-Methoden


Neben den klassischen Modellen gibt es auch noch die agilen Projektmanagement-Methoden, die vor allem den Kunden stärker in den Schöpfungsprozess integrieren. Während die Auftraggeber beim Wasserfall beispielsweise vor dem Projekt nach den Zielen und Wünschen gefragt werden, liegt bei den agilen Methoden eine ständige Interaktion zwischen dem Unternehmen und den Kunden vor. Deshalb wird hier bei einem festen Zeitplan auch nur ein geschätzter Umfang vorgegeben, während es bei den klassischen Ansätzen genau umgekehrt der Fall ist. Diese dynamischen Projektmanagement-Methoden wurden erst zu Beginn des Jahrtausends zur Anwendung in der Softwareentwicklung eingeführt und im Anschluss auf die Projektplanung ausgeweitet.

SCRUM Framework


SCRUM scheint schon auf den ersten Blick nichts mit den üblichen Projektmanagement-Methoden gemein zu haben. Bei dieser Vorgehensweise gibt es einfache Regeln, die den altmodischen Ablaufplan ersetzen. Das Team soll eigenständig arbeiten und aufgrund seiner Erfahrungen Lösungen finden. Um einen möglichst großen Erfahrungsschatz anzuhäufen, werden die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachgebieten ausgewählt, was dem Team ermöglicht, ein Problem aus verschiedenen Blickwinkeln zu ergründen. Interessant ist, dass alle Teammitglieder trotz ihrer diversen Stärken gleichwertig sind.

Zu Beginn stellt der Auftraggeber dem Team die Merkmale seines gewünschten Produkts vor. Die Mitarbeiter legen dann zuerst eine Rangliste der wichtigsten Elemente fest, die das Produkt haben sollte. In den folgenden Monaten absolviert das Team sogenannte Sprints, in denen ein Arbeitsschritt geplant und durchgeführt wird. In den täglichen Treffen, die in der Regel nur einige Minuten in Anspruch nehmen, sprechen die Mitglieder dann Hürden an, die zur Problemlösung überwunden werden müssen. Wenn dieser Sprint absolviert ist, wird dem Auftraggeber das Teilresultat in einem Meeting präsentiert. Wenn er zufrieden ist und keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, dann startet das Team den nächsten Sprint. Dieser Vorgang wiederholt sich, bis das Produkt fertiggestellt ist. Zwischen den einzelnen Entwicklungsschritten haben die Mitarbeiter in extra dafür vorgesehenen Sitzungen die Möglichkeit, ein Feedback abzugeben, damit begangene Fehler in zukünftigen Sprints vermieden werden können.

Auch wenn SCRUM eine der dynamischen Projektmanagement-Methoden verkörpert, gibt es drei Anforderungen, die immer erfüllt sein müssen. Die Produktentwicklung muss transparent sein, damit alle Teammitglieder über den aktuellen Stand informiert sind. Ein weiterer zentraler Aspekt ist das bereits angesprochene Feedback, das den Lernprozess innerhalb der Unternehmung fördert. Abschließend müssen diese Hinweise zu einer Anpassung der Vorgehensweise führen, die den Erfolg des Projektes gewährleistet.

Kanban


Kanban gehört ebenfalls zu den agilen Projektmanagement-Methoden und erfreut sich wegen seiner Effektivität großer Beliebtheit. Das System, das der Automobilbranche entstammt, setzt dabei abermals auf Transparenz. Die Mitarbeiter erfahren ganz genau, was in welchem Stadium erledigt werden muss. Dafür wird das Projekt in drei große Teilbereiche gegliedert. Diese Auflistung zeigt an, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, welche bereits bearbeitet werden und welche schon erfolgreich abgeschlossen wurden. Im Anschluss werden die Aufträge in die jeweiligen Spalten eingetragen, wo sie Schritt für Schritt von den Mitarbeitern herausgenommen und bearbeitet werden. Da der Fokus hier auch wieder auf den einzelnen Aufgaben liegen soll, werden immer nur wenige Punkte gleichzeitig in die Tabelle eingetragen, damit das qualitätsmindernde Multitasking vermieden wird. Die Mitarbeiter können bei dieser Methode selbst bestimmen, welche Aufgaben sie übernehmen möchten und verspüren damit weniger Druck, was ihre Leistungsbereitschaft weiterhin erhöht.

Für die Unternehmen liegt ein großer Vorteil in der gezielten Steuerung des Arbeitstempos. Wenn sie die Teammitglieder sehr gut ausgewählt und geschult haben, dann steht einem schnellen Workflow nichts mehr im Wege. Im optimalen Fall wird das Kanbanboard so stark frequentiert, dass immer wieder neue Aufgaben implementiert werden können, die nach kurzer Zeit auch wieder in die Bearbeitungsspalte wandern. Auch bei dieser Projektmanagement Methode wird ein großer Wert auf das Feedback der Mitarbeiter gelegt, da im regelmäßigen Austausch weiter an der Verbesserung der Arbeitsabläufe gearbeitet wird.

3. Die hybriden Methoden


Die beschriebenen Beispiele haben bewiesen, dass sowohl die klassischen als auch die agilen Projektmanagement-Methoden einen großen Nutzen für die Planung und Durchführung eines Projektes darstellen. Um die Vorteile aus beiden Formen zu kombinieren, lohnt es sich auch hybride Modelle in den Arbeitsablauf zu integrieren. Es ist sowieso fast unmöglich, eine Methode anzuwenden, ohne Elemente aus einer anderen zu benutzen.

Hybride Critical Chain Methode


Die Hybride Critical Chain Methode ist eine Vertreterin dieser Mischformen. Bei diesem Modell steht die Ehrlichkeit an erster Stelle. Die Mitarbeiter werden hier nämlich wie bei der Critical Chain Methode nach der Zeit gefragt, die sie für einen gewissen Arbeitsschritt benötigen. Während sie bei der klassischen Projektmanagement Methode immer einen größeren Zeitrahmen angeben, damit sie noch einen kleinen Spielraum besitzen, nennen die Teammitglieder bei der Hybride Critical Chain Methode die korrekte Zeit, die sie wahrscheinlich für das Lösen einer Aufgabe benötigen und den Puffer, den sie sich gönnen.

Die Projektplaner können diese Reserven dann addieren und an die geschätzte Projektdauer anhängen, sodass alle Mitarbeiter von dieser Extrazeit profitieren, falls sie sich in ihrer eigenen Kalkulation verrechnet haben. Dadurch wird der Zusammenhalt innerhalb des Teams verbessert, da die Stärken eines Mitarbeiters die Schwächen eines anderen auffangen. Die schwächelnden Angestellten können ihre Kollegen dann bei zukünftigen Projekten unterstützen, wenn sie Probleme mit ihren Aufgaben haben. Diese Projektmanagement-Methoden fördern darüber hinaus auch das Vertrauen der Kollegen untereinander, da sie sich in stressigen Situationen aufeinander verlassen können.

4. Die Entscheidungshilfen


Die Firmen haben nun also viele verschiedene Projektmanagement-Methoden zur Verfügung, um ihre Unternehmungen angehen zu können. Doch welches Modell bietet die optimale Lösung? Um diese Frage einfach zu beantworten, können einige Entscheidungshilfen in Anspruch genommen werden.

Stacey-Matrix


Eine dieser Hilfen ist die Stacey-Matrix. Hier werden die anstehenden Aufgaben nach zwei Größen eingeordnet. Zum einen wird die Konkretisierung der Aufgabenstellung bewertet. Ist die Zielvorgabe also so leicht verständlich formuliert, dass ein Erfolg ohne viele Besprechungen garantiert werden kann? Auf der anderen Seite wird untersucht, welche Verfahrensweise zum gewünschten Ergebnis führt. Es muss betrachtet werden, welche Instrumente und Methoden eingesetzt werden, um das gewünschte Ziel zu erreichen.

Mithilfe dieser zwei Kenngrößen werden die Projekte dann als einfach, kompliziert, komplex oder chaotisch klassifiziert. Die Stacey-Matrix geht davon aus, dass ein komplexes Problem nach einem dynamischen Modell verlangt. Einfache und komplizierte Projekte können somit noch mit einer klassischen Methode in Angriff genommen werden, während alle anderen Probleme nach einer agilen Variante verlangen.

Cynefin Framework


Dieses Beschreibungsmodell fügt den Klassen der Stacey-Matrix eine weitere hinzu. Hier werden Projekte nämlich in einfache, komplizierte, komplexe, chaotische und verwirrende Kampagnen unterschieden, die durch ihre Beziehungen von Ursache und Wirkung charakterisiert werden.

Bei einfachen Projekten ist die Relation von Ursache und Wirkung leicht zu erkennen. Deshalb kann hierbei also auf gewohnte Methoden zurückgegriffen werden. Um diese Beziehung bei komplizierten Kampagnen herauslesen zu können, ist ein gewisses Maß an Fachwissen von Nöten. Sie benötigen also eine genauere Betrachtung. Bei den verwirrenden Projekten kann keine Relation zwischen Ursache und Wirkung erkannt werden. Die Teams treffen wegen ihres fehlenden Verständnisses einfach Entscheidungen aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen. Das eigentliche Problem wird damit häufig falsch behandelt, sodass diese Projekte zum Scheitern verurteilt sind. Bei solchen Aufträgen müssen die Kunden unbedingt kontaktiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Fazit

Die zurückliegende Besprechung hat offenbart, dass Unternehmen über genügend Werkzeuge verfügen, um Projekte zu einem erfolgreichen Ende zu führen. Sie sind in der Lage, aus verschiedenen Projektmanagement-Methoden zu wählen. Ihre Wahl sollte dabei stark von der Komplexität des zu bearbeitenden Auftrages abhängen. Klassische Projektmanagement Methoden wirken sich positiv bei einfachen Problemlösungen aus, während vielschichtige Kampagnen agile Modelle erfordern.

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methoden sollte keinesfalls unterschätzt werden, da diese Entscheidung einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Kunden hat und damit auf die Zukunft des Unternehmens. Wenn Terminfristen langfristig nicht eingehalten oder Wünsche nur ungenügend umgesetzt werden, wird das Image der Firma schnell Risse bekommen, sodass weitere Aufträge ausbleiben.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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