• Warum Projektablaufplanung?
• Was ist ein Projektablaufplan?
• Meilensteine und Abhängigkeiten
• Wichtigkeit der Meilensteine
• Kritischer Pfad vs. kritische Kette
• Darstellung des Projektablaufplans
• Regelmäßiger Abgleich SOLL vs. IST
• Fazit

Warum Projektablaufplanung?

Projekte mit einer Projektablaufplanung begleiten uns durch unser ganzes Arbeitsleben.

Sie sind essenziell und erfolgsversprechend, allerdings oft mit einem hohen Aufwand und einem gewissen Risiko verbunden.

Gerade weil hinter einem Projekt ein so hoher Aufwand steckt, ist es umso wichtiger Projekte gut zu planen.

Schließlich möchte niemand in den ohnehin schon zeitintensiven Aufwand keine einzige Sekunde stecken, welche unproduktiv vonstatten geht.

Hierfür schafft ein Projektablaufplan Abhilfe. Doch was steckt hinter diesem losen Wort?

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie auch Ihre Projektablaufplanung zum Erfolg wird.

Was ist ein Projektablaufplan?

Ein Projektablaufplan ist dem Projektplan untergeordnet und ist nicht mit dem Projektstrukturplan zu verwechseln! 

Während dieser Projektplan generell die Gesamtheit eines Projekts abbildet, spezialisiert sich der Projektablaufplan genau auf die Arbeitsabläufe des Projekts. Er wird häufig in speziellen Tools aufgeführt. 

Der Plan wird daher dem Organisationskonzept zugeordnet. Gezielt soll hierbei auf die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Arbeitsabläufen eingegangen werden, welche aus den Projektanforderungen abgeleitet werden.

Da Arbeitsabläufe oft parallel stattfinden, wird vor allem auf eine zeitliche Ebene eingegangen. Daher stellt man alle Arbeiten in einer Zeitleiste gegenüber, der die genaue zeitliche Reihenfolge bestimmt. 

Hierbei werden auch die vermutlichen Zeitangaben geschätzt, die die Aufgaben in Anspruch nehmen. Wie präzise die Angaben sind, ist selbstverständlich unterschiedlich.

Ebenso werden die Ziele des Projekts formuliert sowie die einzelnen Arbeiten in andere Schritte untergeordnet. Generell kann man den Projektablaufplan also als Taktgeber der Projektablaufplanung bezeichnen.

Er wird meist in tabellarischer Form angegeben. Es gibt aber auch durchaus andere Formen der Darstellung. Wichtig ist, dass die Zeiträume ersichtlich sind.

Als Beispiel dient eine Tabelle, in der alle Arbeitsschritte samt der jeweiligen Unterschritte untereinander angeordnet sind.

Diesen Spalten wird daraufhin ein Anfangs- und ein Endtermin zugeordnet. Die Zeitangaben erfolgen häufig in Tagen.

Meilensteine und Abhängigkeiten

Grundsätzlich beschreiben Meilensteine die Etappenziele auf dem Weg zum gesamten Abschluss des Projekts.

Somit zeigen sie den Fortschritt auf sehr direkter Art und Weise an. Man nennt Meilensteine auch Benchmarks, weil sie den zeitlichen Fortschritt im Projektverlauf anzeigen.

Abhängigkeiten stehen im engen Zusammenhang zu Meilensteinen. Durch sie wird klar, welche Aufgaben erarbeitet werden müssen, damit andere Aufgaben in Angriff genommen werden können.

So sollte bei einem Event beispielsweise erst Catering geordert werden, wenn Gewissheit vorliegt, wie viele Personen erscheinen.

Bestandteile eines Projekts sind im Allgemeinen alle Teilprojekte, die für die Verwirklichung des Projekts von Nöten sind. Hinzu kommen die einzelnen Aufgaben, welche für das Projekt zu Erfüllen sind.

Entscheidend sind ebenso die Zeitangaben, die die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen. Ist der zeitliche Rahmen des Projekts vollständig gegeben, kann weiter in die Tiefe gegangen werden.

Beispielsweise kann dann auch der Aufwand der Aufgaben hinzu berechnet werden. Diese Sparte steht jedoch in Abhängigkeit zur zeitlichen Grundbasis. 

Abhängigkeiten wie diese können angezeigt werden, indem man beide Punkt visuell miteinander verknüpft.

Hierfür eignet sich ein Netzplan gut, da hier etwaige Verknüpfungen dargestellt werden können. In einer Tabelle liegt dagegen die Gefahr vor, schnell unübersichtlich zu werden.

Wichtigkeit der Meilensteine

Meilensteine sind für den Verlauf sowie für den Erfolg des Projekts von enormer Wichtigkeit. Durch sie kann man präzise feststellen, wie weit man von der Fertigstellung des Projekts entfernt ist.

Doch nicht nur das Erfragen von Zwischenständen ist wichtig, sondern auch das frühzeitige Erkennen durch Fehlentwicklungen.

Führt ein Schritt beispielsweise schnell in die falsche Richtung, kann das durch Meilensteine frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Außerdem lässt sich durch Meilensteine eine gewisse Struktur und eine klare Linie einhalten.

Letztendlich können Stakeholder direkten Einfluss auf das Projekt nehmen, indem sie die Meilensteine festlegen.

Psychologisch sind Meilensteine bei der Projektplanung ebenso relevant, da ein Mitarbeiter ein bestimmtes, greifbares Ziel vor Augen hat.

Kritischer Pfad vs. kritische Kette

Eine einfache Definition für den kritischen Pfad ist, dass dieser der längste Pfad im Projekt ist und davon die Mindestdauer eines Projektes abhängt.

Der kritische Pfad berücksichtigt allerdings nur die Arbeitspakete, die in einem Projekt fertigzustellen sind ohne Rücksicht auf Ressourcen.

Z.B. wenn es in einem Projekt zwei Aufgaben (Task 3 + Task 4) gibt, die ein Software Entwickler erledigen muss, diese aber unabhängig voneinander sind, werden diese zwei Arbeitspakete parallel im kritischen Pfad abgebildet.

Die kritische Kette (Critical Chain) ist eine Erweiterung vom kritischen Pfad. Diese Erweiterung bedeutet, dass nicht nur Arbeitspakete, sondern auch die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt wird.

Im Fall der kritischen Kette wird auch berücksichtigt, dass es für beide Arbeitspakete (Task 3  + Task 4) nur einen Software Entwickler gibt.

Deswegen werden beide Arbeitspakete sequentiell abgebildet. Dadurch wird der kritische Pfad länger.

Eine kritische Kette (Critical Chain) hat das Ziel unter Beachtung von begrenzten Ressourcen die kurzmöglichste Bearbeitungsdauer zu erzielen. 

Signifikante Unterschiede zum kritischen Pfad sind die Meidung von Multitasking und das Weglassen von lokalen Puffern einzelner Aufgaben, da der maximale Fokus auf  der Absicherung der gesamten Projektzeitschiene liegt und nicht auf einzelnen Aufgaben.

Bedeutende Unterschiede bilden die Pufferzeiten. Beim Critical Chain hat man lediglich einen Puffer für das gesamte Projekt  und ggf. Puffer für Meilensteine und daher keine separaten Puffer für Einzelaufgaben.

Beim Critical Path gibt es sehr oft “versteckte Puffer” für einzelne Vorgänge. 

Ebenfalls ist beim Critical Chain Multitasking verboten, beim Critical Path allerdings erlaubt. Der Grund für das Verbot ist die Unproduktivität, die beim Multitasking und somit hin- und herspringen von Aufgabe zu Aufgabe entsteht.

Für eine maximale Produktivität wird deshalb beim Critical Chain darauf geachtet, dass Aufgaben in einer Reihenfolge nach Priorität von Mitarbeitern abgearbeitet werden.

Der größte Vorteil des Critical Chain, der sich daraus ergibt, ist die geringere Bearbeitungsdauer.

Dies resultiert in einer früheren Fertigstellung von ohnehin wichtigen Abläufen in der Projektplanung. So kann eine fristgerechte Abgabe und somit eine erhöhte Produktivität erreicht werden.

Der Grund dafür sind die Erkenntnisse des Parkinson Gesetz.

Dieses sagt vor, dass der Mensch durch Puffer für einzelne Aufgaben zwar Entlastung verspürt, allerdings kommt es fast immer dazu, dass auch die volle Zeit für Aufgaben inkl. Puffer verwendet werden

Das kommt dadurch zustande, dass man öfters durch Erledigung zusätzlicher nicht benötigter Details anfälliger für die volle Ausnutzung der Zeit ist.

Daher dauert die Abarbeitung einzelner Arbeitspakete mindestens genauso lang wie geplant und tendenziell länger.

Die Erkenntnisse des Studentensyndroms  werden dabei auch ausgenutzt. Das Studentensyndrom besagt, dass die eigentliche Aufgabe immer wieder aufgeschoben und erst kurz vor Ablauf der Zeit erledigt wird.

Daher ist man anfälliger für Verspätungen, die sich durch das späte Starten ergeben.

Statt Puffer einzuplanen, gilt ein anderes Prinzip. Die Mitarbeiter des Projekts schätzen die voraussichtliche Dauer der Tätigkeit. 50 %-80% der Schätzung werden als minimale Dauer kalkuliert.

Die Differenz zwischen der Gesamtdauer und der kalkulierten Dauer wird dann als Gesamtpuffer verwendet. Der Puffer wird am Projektende und ggf. für Meilensteine eingefügt. 

Darstellung des Projektablaufplans

Die bekannteste Darstellungsform eines Projektablaufplans ist das Gantt-Diagramm, welches nach dem gleichnamigen Henry Gantt benannt wurde.

Die Dauer der einzelnen Arbeitsabläufe wird charakteristisch als waagerechte Säulen dargestellt.

Die Position der Säule im Diagrammverlauf bezeichnet den Beginn der Tätigkeit. Ein Vorteil der Darstellungsform ist, dass diese auch auf Papier gebracht werden kann und nicht nur digital dargestellt wird.

Wenngleich das Diagramm per Software noch detaillierter dargestellt werden kann.

Beispielsweise lassen sich das Start beziehungsweise das Enddatum der Projektablaufplanung sowie einzelne Vorgänge beliebig ändern.

Start und Enddatum müssen sogar nicht zwingend angegeben werden, sondern ergeben sich aus den Beziehungen der verschiedenen Tätigkeiten. 

Angenehm ist zudem, dass sich die Daten des Projektablaufplans auch in einer separaten tabellarischen Darstellung anzeigen lassen. So erhält man einen besseren Überblick.

Auch der kritische Pfad bzw. die kritische Kette (Critical Chain) lassen sich hier noch einmal anzeigen.

Einen guten Überblick garantiert auch die Tatsache, dass sich in umfassenderen Programmen auch Ressourcen zu den jeweiligen Aufgaben zuordnen lassen.

Regelmäßiger Abgleich SOLL vs. IST

Der Vergleich zwischen den Soll und den Ist-Werten ist elementar in der Projektablaufplanung.

Idealerweise wird in regelmäßigen Abständen mindestens 1-2 pro Woche geprüft, wie weit die Distanz zwischen dem tatsächlichen Fortschritt und dem erwarteten Fortschritt liegt.

Dieser Vorgang wird als Abweichungsanalyse bezeichnet. Liegt der Fortschritt über dem Soll, wird von einer positiven Abweichung gesprochen.

Liegt er unter dem Soll, wird von einer negativen Abweichung gesprochen. Das Ziel wurde in diesem Fall unterschritten. Je nach Abweichung werden dann die konkreten Gegenmaßnahmen verabschiedet.

Fazit

Alles in allem lässt sich sagen, dass der Projektablaufplan ein unverzichtbarer Bestandteil der Projektablaufplanung ist.

Mit ihm lässt sich ein Projekt nicht nur umfassend planen und verschriftlichen, sondern auch im Projektverlauf managen und analysieren.

Wichtig hierfür sind die angemessene Nutzung von Meilensteinen und Abhängigkeiten. 

Insbesondere wird hier empfohlen, nicht mit dem kritischen Pfad, sondern mit der kritische Kette zu arbeiten, um auch die Ressourcensituation in einem Projekt zu berücksichtigen.

Am besten ist es, wenn alle Projekte in einem Unternehmen mithilfe von Critical Chain (Kritische Kette) im Rahmen des Multiprojektmanagements geplant werden.

Denn damit haben die Führungskräfte einen guten Überblick über die Ressourcenauslastung gesamthaft und der einzelnen Mitarbeiter, um damit die Überlastung einzelner Mitarbeiter vorzubeugen.

Abschließend bleibt zu sagen, dass eine gute Projektablaufplanung zwar wichtig ist, es sollte aber vermieden werden, dass zu viel Zeit in die Planung investiert wird, damit der Kosten/Nutzen Faktor im Gleichgewicht bleibt.