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Der Projektstrukturplan – Smarter Blick auf die Projekte 

Projektstrukturplan Definition


Mit einem Projektstrukturplan kurz PSP werden Projekte in kleinere Teile zerlegt. Die kleineren Teile sind überschaubarer. Sie lassen sich besser abschließen und damit die Ergebnisse einfacher kontrollieren.

Einen Projektstrukturplan zu erstellen, ist die Basis für eine gute Planung eines Projektes. Egal, wie groß das Projekt ist, mit einem Projektstrukturplan ist selbst das größte Projekt gut zu bewältigen.


Der Projektstrukturplan - Ziele und Vorteile


Mit Hilfe des Plans kann der Umfang des Projekts leichter erfasst werden. Es hilft beim Visualisieren des Projekts. Das Projekt kann so mit einem Blick erfasst werden.


Der Projektstrukturplan ermöglicht eine genaue Zuteilung der Aufgaben an die Teammitglieder. Wenn jeder genau weiß, was er zu tun hat, kann nichts liegen bleiben.


Durch die genaue Zuteilung der Aufgaben und der Arbeit im Team, wird der Teamgeist gefördert. Den Fortschritt eines Projektes kann man an Zwischenstationen, genannt Meilensteine, ausmachen. Der Projektstrukturplan erleichtert es, diese Meilensteine festzulegen und zu überwachen, bis ein Meilenstein erfüllt ist.


Darüber hinaus ist ein Projektstrukturplan eine wichtige Voraussetzung zur Erstellung eines Projektablaufplans.


Wichtige Teile des Projektes und des Projektplans können visualisiert werden. Dabei können Risiken identifiziert und in Angriff genommen werden.


Es wird übersichtlich dargestellt, was die Projektinhalte sind, welche Ressourcen dafür benötigt werden, welche Termine wichtig sind und wer für was verantwortlich ist. Dadurch können die Zeiten gut geplant werden und die Ressourcen gut eingeteilt werden.


Der Strukturplan hilft auch bei der Schätzung der Kosten. Es verhindert, dass Arbeiten übersehen werden oder doppelt ausgeführt werden. Es verhindert, dass Arbeiten bis zur letzten Minute hinausgezögert werden. Es entsteht eine gemeinsame Sichtweise für das Projekt.

Der Projektstrukturplan - was wird unbedingt dafür benötigt


Um einen Projektstrukturplan erstellen zu können, benötigt es das Kundenlastenheft, den Projektauftrag und die Problembeschreibung und die Definition vom Umfang.

Das Kundenlastenheft

Das Lastenheft sollte grundsätzlich von demjenigen geschrieben werden, der den Auftrag vergibt wie zum Beispiel einem Kunden. Es ist eine Grundlage für das Anfordern eines Angebotes. Der Auftraggeber legt als Haupt-Stakeholder fest, welche Leistungen im Rahmen des Projektes vom Auftraggeber erwartet werden.

Der Projektauftrag

Es gibt eine Regel: Kein Projekt ohne Auftrag. Der Projektauftrag bestätigt quasi, dass es das Projekt gibt. Die Geschäftsführung nutzt den Projektauftrag, um Projekte zu steuern und zu autorisieren.

Als Projektstrukturplan Vorlage könnte der Projektauftrag dienen, denn viele Punkte überschneiden sich, nur der Grund für die Erstellung ist anders. Der Projektauftrag soll herausarbeiten, ob das Projekt so umgesetzt werden kann. Der Projektstrukturplan ist eine Vorlage zur Durchführung des Projektes.

Die Problembeschreibung und Definition vom Umfang

Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil vom Projektstrukturplan. Wenn Probleme mit eingeplant werden, können die Lösungen auf dem gleichen Weg mit erarbeitet werden. Es wird kaum gelingen ein Projekt ganz, ohne Probleme durchzuziehen. Aber mit jedem Projekt wird dazugelernt und es können immer mehr Probleme von vorne herein proaktiv angegangen werden.

In 5 Schritten zum smarten Projektstrukturplan


Schritt 1: Gliederungsform selektieren


Hier gibt es die Wahl zwischen

  • Objektorientierung
  • Funktionsorientierung
  • Phasenorientierung
  •  Mischorientierung

Folgend werden die Unterschiede aufgeführt. Welche Orientierung am besten ist, ist abhängig von der Art des Projektes.


Die Objektorientierung

Wenn das Projekt ein konkretes Objekt ist, ist die Objektorientierung eine gute Gelegenheit. Wenn das Projekt der Bau einer neuen Werkstatt ist, dann könnte das Projektstrukturplan Beispiel so aussehen:

Projektstrukturplan-Objektorientierung


Das Projekt: Eine neue Werkstatt. 

Dieses wird unterteilt in: die Zufahrt, das Gebäude und der Innenausbau.

Den Teil der Zufahrt könnte man nochmals in: Der Weg und die Umzäunung unterteilt werden.

Der Teil Gebäude könnte nochmals in: Die Bodenplatte, die Mauern und das Dach unterteilt werden.

Der Teil Innenausbau könnte aufgeteilt werden in: das Wasser, den Strom und den Putz.


Die Funktionsorientierung

Projektstrukturplan-Funktionsorientierung


Diese Art der Orientierung hilft dabei, ein Projekt nach den Aktivitäten zu ordnen. Wenn das Projekt wieder eine neue Werkstatt ist, kann man es in Zufahrt bauen, Gebäude errichten und Innenausbau durchführen mit weiteren Ebenen unterteilen

Zufahrt bauen wird dann in Weg erstellen und Umzäunen unterteilt.

Gebäude errichten wird unterteilt in: Bodenplatte gießen, Mauern errichten und Dach decken.

Innenausbau durchführen wird unterteilt in: Wasser installieren, Elektrik installieren, verputzen.


Die Phasenorientierung


Die Phasenorientierung wird auch Zeitorientierung genannt. Wir hatten jetzt die Projektstrukturplan-Vorlage mit der Objektorientierung, dann hatten wir die Projektstrukturplan-Vorlage mit der Funktionsorientierung.

Jetzt folgt noch die Projektstrukturplan-Vorlage für die Phasenorientierung.

Bei der Phasenorientierung wird das Projekt beziehungsweise die Aufgaben aus dem Projekt nach dem zeitlichen Ablauf sortiert.

Projektstrukturplan-Phasenorientierung


Nochmal das Projekt des Werkstattneubaus.

Bei der Phasenorientierung könnte der Werkstattbau in die Bereiche Vorbereitung, Planung und Bau unterteilt werden.

Dabei kann die Vorbereitung in Grundstück und Finanzierung unterteilt werden.

Der Bereich Planung kann unterteilt werden in: Entwurf, Detailplanung und Baugesuch.

Der Bereich Bau kann unterteilt werden in Bodenplatte, Rohbau und Innenausbau.


Die Mischorientierung

Es gab jetzt ein Projektstrukturplan-Beispiel zu jeder Art der Orientierung. Wenn es praktisch erscheint, können diese Reinformen der Orientierung gemischt werden. Wichtig ist, dass es in der obersten Gliederungsebene eine Orientierung beibehalten werden muss. In den tieferen Ebenen kann gewechselt werden, wenn es bei der Erstellung des Plans hilfreich ist


Welche Gliederungsform ist besser?


Hier sollte entschieden werden, nach welcher Orientierung der Projektstrukturplan erstellt werden soll.

Noch einmal zu dem Beispiel der Bau einer neuen Werkstatt. Soll es nach den Teilen, also Zufahrt, Gebäude und Innenausbau aufgeteilt werden, dann ist es die Objektorientierung. Soll es danach aufgeteilt werden, welcher Beruf was machen soll, dann ist es die Funktionsorientierung.

Teilt man das Projekt nach den Phasen des Baus, also die Vorbereitung, die Planung, den Bau und den Bezug, dann ist es die Phasenorientierung.

Oder die Entscheidung fällt auf eine Mischform. Hier könnte zuerst die Objektorientierung genutzt werden und in der nächsten Ebene vielleicht, welche Handwerke beispielsweise am Weg beteiligt sind.

Welche Orientierungsart die Beste ist, richtet sich nach dem Projekt und ein wenig nach den Vorlieben desjenigen, der das Projekt durchführt.

Die Gefahr dabei ein Projekt in Details aufzuteilen, ist sich zu sehr in Einzelheiten zu verzetteln. Um dieses zu verhindern gibt es zwei Regeln: Der PSP sollte nicht mehr als 50 Elemente enthalten und immer auf ein Blatt passen. Für kleine Projekte ein DIN A4 Blatt und für große Projekte ein DIN A2 Blatt.


Schritt 2: Identifiziere die wichtigsten Arbeitspakete der Projektanforderungen


Ein Arbeitspaket ist der kleinste Teil eines Strukturplanes. Ein Arbeitspaket sollte nicht von einem anderen Arbeitspaket abhängig sein. Die Durchführung eines Arbeitspakets sollte nicht mehr als zehn Tage benötigen, bis es erledigt ist.

In dem Arbeitspaket sollten die Kosten, der Aufwand und die Ressourcen für das jeweilige Arbeitspaket. Wenn es passt können mehrere Aufgaben in einem Arbeitspaket zusammengefasst werden.

Um bei der Werkstatt zu bleiben, kann ein Arbeitspaket sein, den Weg zu pflastern und die Umzäunung. Den Unterbau des Weges zu erstellen und zu pflastern geht nicht in einem Arbeitspaket, da die eine Aufgabe erst angefangen werden kann, wenn die andere Aufgabe beendet ist.

Bei der Planung der Arbeitspakete ist in jedem Projekt darauf zu achten, welche Arbeitspakete die wichtigsten sind. Die Priorisierung der Arbeitspakete kann beispielsweise im Rahmen von Requirements Engineering nach MoSCoW Prinzip erfolgen.

Schritt 3: Gliedere wichtigste Arbeitspakete in Unterarbeitspakete und Aktivitäten

Wenn der PSP dadurch nicht zu detailliert wird, können einzelne Arbeitspakete in Unterarbeitspakete aufgeteilt werden. Um bei dem Beispiel der Werkstatt zu bleiben, könnte das Arbeitspaket: Umzäunen in Unterarbeitspakete aufgeteilt werden, wie Anker für die Pfähle setzen, Pfähle aufstellen und die Zaunelemente einbauen.

Oder es gibt ein Arbeitspaket Außenanlage, was unterteilt werden könnte in: der Weg, der Hof, die Rasenfläche, der Zaun und die Bepflanzung.

Bei der Erstellung darf gerne etwas hin und her geschoben werden, um den optimalen Plan zu erstellen. Dabei kann es sehr hilfreich sein, den Projektstrukturplan zu visualisieren.


Schritt 4: Lege für Arbeitspakete und Aktivitäten notwendige Attribute fest

Es reicht natürlich nicht, ein Arbeitspaket zu benennen, wie bei dem Neubau der Werkstatt. Es sollten sich ein paar weitere Angaben darin befinden.

Der Termin: Bis wann soll das Arbeitspaket abgeschlossen sein?

Die Kosten: Welche Kosten entstehen bei diesem Arbeitspaket?

Die Risiken: Welche Risiken bestehen bei diesem Arbeitspaket und wie kann man sie vermeiden?

Die Ressourcen: Was wird für das Arbeitspaket benötigt, an Zeit, Finanzen, Arbeitskraft oder Materialien.

Die Qualitätsziele: Welche Ansprüche sollen mit dem Arbeitspaket erfüllt werden? Was reicht nicht aus, um diese Ansprüche zu erfüllen.

Die Akzeptanzkriterien: Was genau muss erfüllt sein, damit das Arbeitspaket als abgeschlossen gilt? Was reicht nicht aus, um das Paket abzuschließen?


Praxistipps:


Ohne Projektauftrag läuft gar nichts!

Der Projektauftrag ist das Notwendige, mit dem im Management entschieden wird, ob ein Projekt notwendig oder erfolgversprechend ist. In einem Projektauftrag werden bereits viele wichtige Punkte festgehalten, die auch für den PSP benötigt werden.

Wenn es keinen Projektauftrag gibt, sollte es kein Projekt geben. Der Auftrag stellt auch sicher, dass zum benötigtem Zeitpunkt alle Ressourcen zur Verfügung stehen.


Ziele und Nicht-Ziele eines Projektes kennen!

Die Ziele eines Projektes zu definieren ist oft nicht schwierig. Viel schwieriger ist es, dass Nicht-Ziel zu definieren. Die Definition des Nicht-Zieles ist ein Aufwand, der sich lohnt. Ein Nicht-Ziel grenzt das Projekt ein.

Im Rahmen des Projektes kann auf das Nicht-Ziel verwiesen werden, um unnötige Arbeiten zu vermeiden. Ein Nicht-Ziel verhindert, dass Ressourcen verschwendet werden.


Das Projektteam in die Erstellung involvieren!

Ein Projekt ist Teamarbeit. Je besser das Team zusammenarbeitet, desto besser läuft das Projekt. Wenn die Teammitglieder einfach nur ihre Aufgaben zugewiesen bekommen und diese abarbeiten, hat das nicht viel mit Teamarbeit zu tun.

Je mehr das Team in die Planung eingebunden wird, desto mehr ist das Team mit Herz und Seele oder mit vollem Einsatz dabei.


Projektstrukturplan sollte als OnePager darstellbar sein.

Der Projektstrukturplan sollte nicht zu umfangreich und damit unübersichtlich werden. Daher sagt man als Faustregel, der PSP sollte auf eine Seite passen. Für ein kleineres Projekt kann es ein DIN A4 Blatt sein, größere Projekte dürfen gerne ein DIN A2 Blatt nutzen. Das sollte es dann aber auch sein. Ansonsten ist der PSP keine sonderliche Hilfe mehr. Er soll ja einen schnellen Überblick liefern.


Maximal 3-5 Ebenen.

Das gehört zum vorhergehenden Punkt. Der Strukturplan soll einen schnellen Überblick über das Projekt und später über den Stand des Projektes verschaffen. Wenn es zu viele Ebenen gibt, ist das genauso hinderlich, wie ein PSP, der über mehrere Blätter geht. Daher sollten kleine Projekte mit drei Ebenen auskommen und größere Projekte mit fünf Ebenen.


Akzeptanzkriterien für jedes Arbeitspaket!

Nur wenn genau festgelegt ist, welches Ziel das Arbeitspaket hat, gibt es Akzeptanzkriterien. Denn die Akzeptanzkriterien sind entscheidend, um zu sagen, dass ein Arbeitspaket abgeschlossen ist.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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