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Projekterfolg mit Lean Management 

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Abläufe kontinuierlich zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine bewährte Methode, um dies zu erreichen, ist das Lean Management, eine Philosophie und Methodik, die darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und den Mehrwert für Kunden zu maximieren.

Lean Management - Definition


Lean Management Methode, auch als Lean Production oder Lean Thinking bekannt, wurde in den 1950er Jahren von Toyota entwickelt und hat seitdem in vielen Industrien weltweit an Bedeutung gewonnen. Im Kern geht es darum, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen, indem Verschwendung eliminiert wird, sei es in Form von überflüssigen Prozessen, ungenutzten Ressourcen oder unnötigen Wartezeiten.


Lean Management Prinzipien


Lean Management Prinzipien bilden das Fundament der Lean Management Methode.

Lean Management - 5 Prinzipien

1. Kundenorientierung

Der Kunde steht im Mittelpunkt aller Aktivitäten. Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden zu verstehen und zu erfüllen.

Kundenorientierung ist ein zentraler Grundsatz des Lean Managements. Lean Management Methode zielt darauf ab, Verschwendung zu eliminieren und Wert für den Kunden zu schaffen. Kundenorientierung ist dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten eines Unternehmens tatsächlich den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.

In der Praxis bedeutet Kundenorientierung, dass Unternehmen:

  • Die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden verstehen.
  • Produkte und Dienstleistungen anbieten, die diesen Bedürfnissen und Wünschen entsprechen.
  • Feedback von Kunden einholen und nutzen, um sich zu verbessern.

Hier sind einige konkrete Beispiele für Lean-Praktiken, die Kundenorientierung unterstützen:

Wertstrom-Mapping

Visualisieren Sie den gesamten Prozess zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse des Kunden in jeder Phase des Prozesses berücksichtigt werden.

Kundennähe

Schaffen Sie Möglichkeiten für Kunden, Feedback zu geben und mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Mitarbeiterschulung

Binden Sie Mitarbeiter in den Prozess der Kundenorientierung ein und vermitteln Sie ihnen ein Verständnis für die Bedürfnisse der Kunden.


Kundenorientierung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Lean Management Methode. Durch die Ausrichtung der Aktivitäten eines Unternehmens auf die Bedürfnisse der Kunden können Unternehmen Verschwendung eliminieren, Wert schaffen und die Kundenzufriedenheit verbessern.


2. Wertstromorientierung


Der Fokus liegt darauf, den Wertstrom zu analysieren, also die Abfolge von Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erstellen, und nicht-wertschöpfende Aktivitäten zu eliminieren oder zu reduzieren.

Durch die Visualisierung des gesamten Prozesses und die Identifizierung von Verschwendung können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und Wert für den Kunden schaffen.


3. Verschwendungseliminierung (Muda)


Verschwendung jeglicher Art wird als ineffizient betrachtet und sollte eliminiert werden. Hierzu gehören unter anderem Überproduktion, Lagerbestände, unnötige Transporte, überflüssige Bewegungen, Wartezeiten, Überverarbeitung und Fehler.


4. Kanban - Pull System


Ein System zur Verwaltung von Arbeit in Bearbeitung. Kanban hilft Projektmanagern, die Menge an Arbeit, die gleichzeitig durchgeführt wird, zu steuern.

Kanban ist ein visuelles System, das dazu dient, den Arbeitsfluss zu steuern und Engpässe zu identifizieren. Der Begriff "Kanban" stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt "Signal" oder "Karte".

Es basiert auf der Idee, dass Arbeit in kleinen, handhabbaren Einheiten ("Kanban-Karten") organisiert wird und diese Karten den Status und den Fortschritt der Arbeit visualisieren.


5. Kontinuierliche Verbesserung: Kaizen


Das fünfte Prinzip besteht darin, kontinuierliche Verbesserung anzustreben. Kaizen ist ein japanisches Wort, das "Veränderung zum Besseren" bedeutet. Das Kaizen-Prinzip besagt, dass Unternehmen niemals aufhören sollten, nach Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Prozesse zu suchen.

Kontinuierliche Verbesserung ist dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Prozesse und Produkte stetig verbessern.

In der Praxis bedeutet kontinuierliche Verbesserung, dass Unternehmen

  • Einen Prozess oder ein Produkt kontinuierlich verbessern, um Verschwendung zu eliminieren und Wert für den Kunden zu schaffen.
  • Kleine, inkrementelle Verbesserungen vornehmen, anstatt große, disruptive Veränderungen.
  • Alle Mitarbeiter in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einbeziehen.

Die Vorteile von Lean Management


Durch die Implementierung von Lean Management können Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen erzielen:

Top 5 Vorteile Lean Management


1. Effizienzsteigerung

Durch die Eliminierung von Verschwendung werden Prozesse schlanker und effizienter, was zu einer gesteigerten Produktivität führt.


2. Kosteneinsparungen

Durch die Reduzierung von Verschwendung und überflüssigen Ausgaben können Unternehmen ihre Kosten senken.


3. Qualitätsverbesserung

Die Fokussierung auf wertschöpfende Aktivitäten und die Beseitigung von Verschwendung führt oft zu einer höheren Produktqualität.


4. Kundenzufriedenheit

Da Lean Management darauf abzielt, den Kundenwert zu maximieren, führt dies in der Regel zu zufriedeneren Kunden und einer höheren Kundenbindung.


5. Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen, die Lean Management erfolgreich implementieren, sind oft agiler und besser in der Lage, sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen.


Lean Management - Herausforderungen


1. Change Management

Lean Management ist eine kulturelle Veränderung, die das Engagement aller Mitarbeiter erfordert.


2. Messung

Lean Management erfordert einen starken Fokus auf Messung und Datenerfassung.


3. Nachhaltigkeit

Es kann schwierig sein, Lean Management-Gewinne im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.


Lean Werkzeuge und Methoden im Projektmanagement

Lean Management - PM Werkzeuge

1. Wertstrom-Mapping

Ein visuelles Diagramm, das alle Schritte und Aktivitäten darstellt, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen. Das Wertstrom-Mapping hilft Projektmanagern, Verschwendung zu identifizieren und zu eliminieren.


2. Kanban

 Ein System zur Verwaltung von Arbeit in Bearbeitung. Kanban hilft Projektmanagern, die Menge an Arbeit, die gleichzeitig durchgeführt wird, zu steuern.


3. 5S

Ein Arbeitsplatzorganisationssystem, das sich auf Sortieren, Aufräumen, Reinigen, Standardisieren und Aufrechterhalten konzentriert. 5S hilft Projektmanagern, einen sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz zu schaffen, der die Effizienz und Produktivität fördert.


4. Poka-yoke

Ein System zur Vermeidung von Fehlern. Poka-yoke-Tools und -Techniken sind so konzipiert, dass Fehler vermieden werden, bevor sie auftreten können.


5. Kaizen

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Kaizen hilft Projektmanagern, ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Projekte zu suchen.


Lean Management vs. Lean Six Sigma


Lean Management und Lean Six Sigma sind zwei Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, die sich jedoch in ihrem Fokus und ihrer Vorgehensweise unterscheiden.

Lean Management ist eine umfassendere Methode, die sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Schaffung von Wert für Kunden konzentriert. Es ist ein kundenorientierter Ansatz, der alle Mitarbeiter in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einbezieht.

Lean 6 Sigma ist eine spezifischere Methode, die sich auf die Reduzierung von Schwankungen und die Verbesserung der Qualität konzentriert. Es ist ein datengesteuerter Ansatz, der statistische Werkzeuge verwendet, um die Ursachen von Schwankungen zu identifizieren und zu beseitigen.

Hier ist eine Tabelle, die die wichtigsten Unterschiede zwischen Lean Management und Lean 6 Sigma zusammenfasst:

Merkmal

Lean Management

Lean Six Sigma

Fokus

Beseitigung von Verschwendung

Reduzierung von Schwankungen

Ansatz

Kundenorientiert

Datengesteuert

Werkzeug

Wertstrom-Mapping, Kanban

Statistische Werkzeuge, DMAIC

Anwendungen

Breites Spektrum an Prozessen

Fertigung, Dienstleitungs- und Verwaltungsprozesse

Lean Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement


Lean Projektmanagement und klassisches Projektmanagement sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Projektleitung.

Lean Projektmanagement konzentriert sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Verbesserung der Effizienz, während klassisches Projektmanagement auch Wasserfallmodell genannt auf die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets ausgerichtet ist.

Wenn mehrere Projekte nach Lean Projektmanagement abgewickelt werden, wird dies als Lean Portfolio Management genannt.

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen Lean Projektmanagement und klassischem Projektmanagement


Merkmal

Lean Management

Klassisches Projektmanagement

Fokus

Beseitigung von Verschwendung, Verbesserung der Effizienz

Einhaltung von Zeitplänen und Budgets

Ansatz

Iterativ und anpassungsfähig, aber auch linear und vorsehbar

Linear und vorhersehbar

Rolles des Kunden

Zentral

Eher Sekundär

Teamarbeit

Kollaborativ

Eher hierarchisch

Kommunikation

Regelmäßig und transparent

Eher formell

Entscheidungsfindung

Dezentralisiert

Zentralisiert

Änderungen

Erwartet und willkommen

Weniger willkommen

Dauer

Kann kurz oder lang sein

Meist lang

Komplexität

Kann einfach oder kompliziert sein

Kann einfach oder kompliziert sein

Anwendungsbereiche

Geeignet für eine einfache und komplizierte Projekte

Geeignet für einfache und durchaus komplizierte Projekte

Lean Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement


Lean Projektmanagement und agiles Projektmanagement sind zwar durchaus ähnlich aber haben doch zwei unterschiedliche Ansätze zur Projektleitung.

Beide Ansätze konzentrieren sich auf die Verbesserung der Effizienz und Effektivität von Projekten, aber sie tun dies auf unterschiedliche Weise.

Lean Projektmanagement ist ein iterativer und anpassungsfähiger Ansatz, der sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Verbesserung des Fluss konzentriert.

Lean Projektmanagement-Teams verwenden Tools und Techniken wie Wertstrom-Mapping, Kanban und Kaizen, um Verschwendung zu identifizieren und zu eliminieren.

Lean und agiles Projektmanagement sind grundsätzlich kombinierbar und werden in Kombination Agile Lean Management genannt.

Agiles Projektmanagement ist ein iterativer und inkrementeller Ansatz, der sich auf die Lieferung von wertvollen Ergebnissen (Business Value) in kurzen, wiederholbaren Zyklen konzentriert.

Agile Projektmanagement-Teams verwenden Tools und Techniken wie Scrum, Kanban und Extreme Programming, um Projekte in kleine, überschaubare Aufgaben zu zerlegen.

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen Lean Projektmanagement und agilem Projektmanagement:

Merkmal

Lean Management

Agiles Projektmanagement

Fokus

Beseitigung von Verschwendung, Verbesserung der Effizienz

Lieferung von wertvollen Ergebnissen (Business Value) in kurzen Zyklen

Ansatz

Iterativ und anpassungsfähig, aber auch linear und vorsehbar

Iterative und inkrementell

Rolles des Kunden

Zentral

Zentral

Teamarbeit

Kollaborativ

Kollaborativ

Kommunikation

Regelmäßig und transparent

Regelmäßig und transparent

Entscheidungsfindung

Dezentralisiert

Dezentralisiert

Änderungen

Erwartet und willkommen

Erwartet und willkommen

Dauer

Kann kurz oder lang sein

Kann kurz oder lang sein

Komplexität

Kann einfach oder kompliziert sein

Meist komplex

Anwendungsbereiche

Geeignet für eine einfache und komplizierte Projekte

Geeignet für komplizierte, komplexe und sehr komplexe Projekte

Praxistipps für Lean Projektmanagement


1. Fokussieren Sie sich auf Wert für den Kunden: Was ist der wichtigste Nutzen, den das Projekt für den Kunden bringt? Lenken Sie Ihre Ressourcen und Aktivitäten auf die Schaffung dieses Nutzens.


2. Verwenden Sie einen iterativen und inkrementellen Ansatz: Brechen Sie das Projekt in kleinere, überschaubarere Aufgaben auf. Erstellen Sie Prototypen und Testen Sie diese früh im Projektverlauf.


3. Minimieren Sie Verschwendung: Identifizieren Sie und eliminieren Sie Aktivitäten, die keinen Wert für den Kunden schaffen.

4. Schaffen Sie Transparenz und Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über den Projektstatus informiert sind.

5. Fördern Sie die Zusammenarbeit und das Engagement: Binden Sie alle Beteiligten in den Projektprozess ein.

6. Beginnen Sie mit kleinen Schritten: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu ändern. Beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl von Projekten und weiten Sie die Anwendung von Lean Management dann nach und nach auf weitere Projekte aus.

7. Erstellen Sie ein Bewusstsein für Lean: Binden Sie alle Beteiligten in den Lean-Prozess ein und vermitteln Sie ihnen das Verständnis für die Vorteile von Lean Projektmanagement.

8. Messen Sie Ihre Ergebnisse: Überwachen Sie die Auswirkungen von Lean Projektmanagement auf Ihre Projekte. Dies wird Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Bemühungen zu bewerten und Verbesserungen im Rahmen von Lessons Learned zu identifizieren.

9. Kombinieren Sie Lean Management mit anderen Methoden: Wenn Sie die Grundprinzipien von Lean Management, klassichem und agilen Projektmanagement verinnerlicht haben, ist es sehr empfehlenswert, verschiedene Methoden zu kombinieren.

Ob Agile Lean Management, hybrides Projektmanagement, Lean Portfolio Management oder eine andere Kombination. Von einer Kombination profitieren Sie doppelt, da best practices jeder Methode genutzt werden.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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