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Warum visuelle Tools bei der Projektplanung und Umsetzung 

Projektmanagement ist ein entscheidender Aspekt in der modernen Arbeitswelt, der sich direkt auf die Mitarbeiter und ihre Arbeitsumgebung auswirkt. Es gibt verschiedene Methoden und Verfahren im Projektmanagement, Projektplanung und Umsetzung, die Unternehmen dabei unterstützen, Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen.

Dabei ist es nicht nur wichtig, die passenden Methoden zu kennen, sondern auch um deren Einsatz das notwendige Monitoring im Rahmen der Projektplanung und Umsetzung Bescheid zu wissen.


Agiles Projektmanagement


Eine beliebte Methode ist Agiles Projektmanagement. Agile Methoden, wie Scrum oder Kanban, zeichnen sich durch kurze Sprints, regelmäßige Meetings und eine flexible Arbeitsweise aus.

Diese Methoden fördern die Zusammenarbeit im Team sowohl während der Projektplanung als auch der Projektumsetzung und ermöglichen es den Mitarbeitern, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Der Fokus liegt dabei auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Projekts, um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden.

Agile Methoden bringen viele Vorteile mit sich, wie eine höhere Transparenz, bessere Kontrolle über den Projektfortschritt und eine schnellere Markteinführung.

Die Mitarbeiter werden motiviert und fühlen sich durch die enge Zusammenarbeit im Team unterstützt.


Klassisches Projektmanagement


Im Gegensatz zum agilen Ansatz setzt das klassische Projektmanagement auf langfristige Projektplanung, klare Strukturen und definierte Prozesse. Hierbei wird das Projekt in einzelne Phasen unterteilt, die nacheinander abgearbeitet werden.

Diese Methode eignet sich besonders gut für Projekte mit festen Anforderungen und klar definierten Zielsetzungen. Durch die klare Strukturierung und die festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten wird eine hohe Transparenz und Effizienz im Projekt erreicht.

Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird, und können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren.

An einem Projekt arbeiten in einem Unternehmen viele Hände – Eine gute Planbarkeit und eine übersichtliche Aufgabenverteilung und Zeiteinteilung sind daher essenziell.

Visuelle Tools Aufgabenverteilung

Hybrides Projektmanagement


Ein hybrider Ansatz kombiniert agile und klassische Methoden, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, aber gleichzeitig klare Strukturen und Prozesse beizubehalten.

Hybrides Projektmanagement bietet außerdem die Möglichkeit, agil zu starten und bei Bedarf in ein klassisches Vorgehen überzugehen. Diese Flexibilität erlaubt es den Mitarbeitern, sich an verschiedene Projektsituationen anzupassen und effektiv zu arbeiten.


PMO und Change Management


Change Management und ein Project Management Office (PMO) spielen ebenfalls eine wichtige Rolle im erfolgreichen Projektmanagement.

Change Management befasst sich mit der Planung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter effektiv auf neue Prozesse, Technologien oder Strukturen vorbereitet sind.

Durch eine gezielte Kommunikation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter können Widerstände abgebaut und die Akzeptanz für Veränderungen gesteigert werden. Dies trägt dazu bei, die Effektivität und den Erfolg von Projekten zu erhöhen.


Ein Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Einheit in einem Unternehmen, die die Projektmanagement-Prozesse koordiniert, standardisiert und optimiert. Ein PMO unterstützt die Projektleiter und Teams bei der Durchführung ihrer Projekte, indem es Best Practices, Richtlinien und Tools bereitstellt.

Überdies überwacht ein PMO den Fortschritt der Projekte, führt regelmäßige Audits durch und identifiziert potenzielle Risiken und Engpässe frühzeitig.

Durch die Einrichtung eines PMO können Unternehmen die Effizienz und Qualität ihrer Projekte steigern und einheitliche Standards im gesamten Unternehmen etablieren.

Die Integration von Change Management und PMO in den Projektmanagement-Prozess trägt somit dazu bei, die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.


Projektsteuerung: Richtige Tools finden


Die Steuerung von Projekten nach einer durchdachten Projektplanung kann mithilfe verschiedener Tools unterstützt werden. Projektmanagement-Software, wie Trello, Jira oder Asana, ermöglicht es Teams, ihre Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen.

Dazu bieten sie Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeitplanung, Ressourcenverfolgung und Teamkommunikation, die es den Teams erleichtert, ihre Arbeit zu organisieren und den Projektfortschritt im Blick zu behalten.

Des Weiteren lassen sich mit passenden virtuellen Tools Aufgabenlisten, Gantt-Diagramme und andere Grafiken für Präsentationen erstellen, eine Zeitverfolgung einrichten und die Teamkommunikation optimieren.

Das wiederum macht den Projektfortschritt transparent und erleichtert die Zusammenarbeit. Durch den Einsatz von geeigneten Programmen, die Projekte in handhabbare Sektionen unterteilen und Aufgaben sowie Fortschritte visualisieren, können Unternehmen ihre Projekte in allen Projektphasen von der Projektplanung bis zum Projektabschluss effizienter verwalten und ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.


Visuelle Tools richtige Tools



Zu den gängigsten Visualisierungstools für das Monitoring in der Projektentwicklung gehören Programme wie Microsoft Project, Smartsheet, Basecamp und Wrike.

Diese bieten Funktionen zur Erstellung von Gantt-Diagrammen, Zeitplänen und Aufgabenlisten, die es den Teams erleichtern, den Überblick über ihre Projekte zu behalten.

Durch die Nutzung dieser Tools können Unternehmen den Fortschritt ihrer Projekte verfolgen, Ressourcen effizient einsetzen und Engpässe frühzeitig erkennen.

Zusätzlich zur Verwendung von speziellen Projektmanagement-Tools können Unternehmen auf Monitoring-Methoden wie regelmäßige Statusberichte zurückgreifen und dabei folgende Ansätze wählen

  • Earned Value Management (EVM): Methode zur Messung des Wertes der abgeschlossenen Arbeit im Vergleich zu den geplanten Kosten; ermöglicht die Bewertung des Projektfortschritts anhand von Kosten und Leistung
  • Key Performance Indicators (KPI): Messgrößen zur Bewertung der Leistung und des Erfolgs eines Projekts mit definierten Kennzahlen, die den Fortschritt und die Qualität des Projekts messbar machen

Statusberichte bieten den Teams die Möglichkeit, den aktuellen Stand des Projekts zu kommunizieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Durch die Kombination von geeigneten Monitoring-Methoden und effektiven Projektmanagement-Tools können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.

Die kontinuierliche Verbesserung im Projektmanagement ermöglicht es weiterhin, Prozesse zu optimieren, Best Practices zu etablieren und die Leistungsfähigkeit des Teams langfristig zu steigern. Insgesamt sind passende Visualisierungstools und Monitoring-Methoden daher unverzichtbare Instrumente, um Projekte zielgerichtet und erfolgreich umzusetzen.


Tool-Auswahl - Welche Kriterien?


Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Tools erfolgt in der Regel anhand verschiedener Kriterien, die sicherstellen sollen, dass die Bedürfnisse und Anforderungen des Teams und des Projekts erfüllt werden. Zu den entscheidenden Kriterien für die Auswahl von Tools gehören:

  • Funktionalität: Die Visualisierungswerkzeuge müssen die erforderlichen Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeitplanung, Ressourcenverfolgung und Teamkommunikation bieten, um den Arbeitsablauf im Projekt effizient zu gestalten.
  • Benutzerfreundlichkeit: Sie sollten intuitiv zu bedienen sein und den Mitarbeitern ermöglichen, sich schnell einzuarbeiten und produktiv zu arbeiten
  • Integration: Gewählte Programme sollten mit anderen Systemen und Programmen kompatibel sein, um einen reibungslosen Datenaustausch und eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse zu gewährleisten.
  • Flexibilität: Die Tools müssen anpassbar und flexibel sein, um den individuellen Anforderungen des Projekts gerecht zu werden und Änderungen im Laufe des Projekts zu berücksichtigen.
  • Kosten: Kosten und Lizenzmodelle der Tools müssen mit dem Budget des Unternehmens und den finanziellen Möglichkeiten in Einklang stehen, um eine wirtschaftliche Lösung zu gewährleisten.

Durch die Berücksichtigung dieser Kriterien bei der Wahl der geeigneten Software, können Unternehmen sicherstellen, dass sie die am besten geeigneten Projektmanagement-Tools auswählen, um ihre Projekte effektiv zu steuern und deren Erfolg zu garantieren.

Die richtige Auswahl von Tools trägt also dazu bei, die Produktivität und Effizienz im Projektmanagement zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.


Visuelle Tools Kosten Nutzen Effekt


Kontinuierliche Verbesserung


Ein weiterer wichtiger Aspekt im Projektmanagement, der für den Einsatz von visualisierenden Tools spricht, ist die kontinuierliche Verbesserung.

Durch regelmäßige Reviews, Retrospektiven und Feedback-Schleifen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Schwachstellen identifizieren.

Mitarbeiter haben auch dank passender digitaler Werkzeuge die Möglichkeit, ihre Erfahrungen und Ideen einzubringen, den Projektablauf zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu stärken.

Indem Unternehmen auf kontinuierliche Verbesserung setzen, können sie sicherstellen, dass ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.

Das Projektmanagement hat einen direkten Einfluss auf die Mitarbeiter und deren Arbeitsumgebung. Indem Unternehmen die richtigen Methoden und Verfahren einsetzen und diese mithilfe von visualisierenden Planungs-Tools steuern, können sie ihre Projekte effizient umsetzen und die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Agiles, klassisches und hybrides Projektmanagement bieten verschiedene Ansätze, um den Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden.

Kontinuierliche Verbesserung im Projektmanagement ist entscheidend, um den Projekterfolg langfristig zu sichern und die Leistungsfähigkeit des Teams nachhaltig zu verbessern.


Pixabay.com © Pexels CC0 Public Domain - An einem Projekt arbeiten in einem Unternehmen viele Hände – Eine gute Planbarkeit und eine übersichtliche Aufgabenverteilung und Zeiteinteilung sind daher essenziell.

Pixabay.com © lukasbieri CC0 Public Domain - Ohne die richtigen Tools können wichtige Projekte scheitern.

Pixabay.com © jarmoluk CC0 Public Domain - Der Kosten-Nutzen-Effekt beeinflusst die Projektplanung.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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