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Magisches Dreieck im Projektmanagement erfolgreich anwenden 

Wenn Sie magisches Dreieck hören, denken Sie mit Sicherheit an etwas Mystisches.

Doch im Projektmanagement nimmt das magische Dreieck eine wichtige Rolle ein, wenn es um das Verfolgen und Umsetzen von Zielen geht. Das Dreieck wird meist schon beim Projektstart festgelegt.

In diesem Artikel sollen Sie einen Überblick über die wichtigsten Informationen zum magischen Dreieck erhalten.

Was ist ein magisches Dreieck Projektmanagement? Was zeichnet die drei Dimensionen aus? Gibt es eine vierte Dimension, die es zu beachten gilt?

Im Projektmanagement ist das magische Dreieck besonders im deutschsprachigen Raum bekannt. Leistung (Umfang), Kosten und Zeit sind die zentralen Faktoren dieses Dreiecks.

Sobald sich eine Ecke aufgrund diverser Bedingungen verschiebt, muss ausgeglichen werden, um das Ziel weiterhin erfolgreich verfolgen zu können.

Was ist das magische Dreieck?


Das magische Dreieck besteht aus drei wichtigen Säulen: Kosten, Zeit (Dauer) und Leistung (Umfang).

magisches_dreieck_allgemein

Die Zeitdimension


Es geht bei dieser Dimension um Zeitpunkte und Zeiträume. Diese sollten Sie bei der Planung Ihres Projektes klar definieren. Mit dem magischen Dreieck können Sie überprüfen, ob sich die vorab fixierten Zeitpunkte zugunsten der anderen beiden Dimensionen verschieben.

Diese Dimension steht nicht nur für den Start- und den Endpunkt, sondern nimmt auch wichtige Meilensteine während Ihres Projektes in den Blick.


Die Kostendimension


Hiermit können Sie bei der Planung festlegen, wie hoch die Kosten für Ihr Projekt ausfallen dürfen.

Außerdem können Sie eruieren, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Neben den finanziellen Kosten können Sie bei dieser Dimension auch Sach- und Personalwerte festlegen.

Damit Ihr Projekt wirtschaftlich bleibt und schwarze Zahlen schreiben kann, sollte das festgelegte Budget nicht überschritten werden.


Die Leistungsdimension (Umfang)


Hiermit werden Aufgaben umfasst, die für das Erreichen des Ziels wichtig sind. Sie definieren die Ziele, die nach dem Projektabschluss erreicht werden sollten.

Die Ziele sollten Sie mit allen Beteiligten des Projektes besprechen, damit eine klare Linie vorgegeben wird.


Warum magisches Dreieck?


Um Ordnung in einem Projekt schaffen zu können, ist ein magisches Dreieck stets eine gute Wahl.

Werden die drei Dimensionen klar definiert, gehen Projekte leichter von der Hand und lassen sich effektiver planen. Sie können ein magisches Dreieck Projektmanagement in Ihrem Unternehmen für folgende Punkte einsetzen:

· Mit dem Dreieck lassen sich Projekte umfassend und zielgerecht planen.

· Es wird Ihnen helfen, Ziele festzulegen und diese nicht aus dem Blick zu verlieren.

· Das Dreieck hilft Ihnen, Risiken zu erkennen, sodass Sie diese bei Ihrem Projekt berücksichtigen können.

· Mit regelmäßigen Projektberichten haben Sie stets im Blick, ob sich Dimensionen verschieben und adaptiert werden müssen.

· Mithilfe des magischen Dreiecks können Sie flexibel und adäquat auf Veränderungen reagieren.

· Am Ende Ihres Projektes können Sie überprüfen, ob die anfangs definierten Ziele erreicht wurden.


Magisches Dreieck - klassisch oder agil?


Die Entscheidung für die richtige Methode bei Ihrem Projekt kann philosophische Züge annehmen. Wenn Sie ein Projekt planen, sollten Sie schon im Vorfeld wissen, ob Sie dem klassischen oder dem agilen magischen Dreieck den Zuschlag geben. Doch worin lassen sich die Unterschiede dieser beiden Methoden nennen?

Beim klassischen magischen Dreieck finden Sie die drei Dimensionen Zeit, Kosten und Leistung (Umfang).

magisches_dreieck_klassisch

Die Leistungsdimension (Umfang) ist allerdings fix, während die Zeit und die Kosten variabel sind.

Das bedeutet, dass Sie beim klassischen magischen Dreieck die Kosten und die Zeit verändern, falls die ursprüngliche Schätzung der Kosten und der Dauer dem festgelegten Umfang im Laufe eines Projektes nicht entspricht. Der Umfang bleibt vom Anfang bis zum Ende eines Projektes unverändert.

magisches_dreieck_agil


Wenn Sie einen Blick auf das agile magische Dreieck werfen, wird Ihnen auffallen, dass dieses auf den Kopf gestellt ist. Und das zugunsten der Leistung (Umfang). Kosten und Zeit sind im Rahmen der agilen Methode fixiert und nicht veränderbar. Im Gegenzug stellt die Leistung eine flexible Dimension dar.

Sie werden sich nun sicher die Frage stellen, welches der beiden Dreiecke den Zuspruch bekommen sollte, wenn Sie ein Projekt planen.

Leider kann diese Frage nicht ad hoc beantwortet werden. Denn sowohl das klassische als auch das agile magische Dreieck ihre Daseinsberechtigung haben je nachdem wie komplex ein Projekt ist. Eine passende Projektmanagement-Methode kann zum Beispiel mit einer Stacey Matrix optimal festgelegt werden

In den vergangenen Jahren zeigte sich allerdings, dass zahlreiche Unternehmen auf die agile Methode setzen. Es gibt allerdings auch die Möglichkeit, dass Sie das hybride Dreieck anwenden. Dann verbinden Sie sowohl ein klassisches als auch ein agiles magisches Dreieck.


Die vierte Dimension


Ein magisches Dreieck wird meist mit drei Dimensionen beschrieben. Behalten Sie aber die vierte Dimension - die Kundenzufriedenheit - stets im Blick. Hierbei geht es um die Zufriedenheit der Stakeholder.

magisches_dreieck_kundenzufriedenheit

 

Oftmals ist es ein Spagat, dass die Zufriedenheit der Stakeholder erreicht werden kann, da diese abweichende Vorstellungen von Kosten und Zeit haben.

Es reicht oftmals nicht aus, wenn Sie lediglich die Dimensionen Zeit, Kosten und Leistung im Auge behalten.

Sie müssen auch auf die Bedürfnisse der relevanten Projektbeteiligten eingehen und diese erfüllen.

Damit Sie das Projekt erfolgreich zu Ende führen können, sollten alle Dimensionen des magischen Dreiecks und die Kundenzufriedenheit erfüllt werden.

Sie werden sehen, dass die Zusammenfassung dieser vier Dimensionen zu einem schwierigen Unterfangen werden kann. Aber das macht den Feinschliff eines guten Projektes aus.


Magisches Dreieck anwenden


Damit Sie mit dem magischen Dreieck Ihr nächstes Projekt zum Erfolg führen, sollten Sie folgende fünf Schritte in Betracht ziehen:

Magisches Dreieck - 5 Schritte


Schritt 1: Projektumfang festlegen

Legen Sie die Leistung als Projektumfang fest und betreiben Sie professionelles Requirements Engineering. Dies sollte stets in enger Abstimmung mit den Kunden erfolgen, damit Sie auch die vierte Dimension erfüllen können.

Priorisieren Sie zudem jede Anforderung aus dem Projektumfang. Hierzu bietet sich die MoSCoW Methode an.

Definieren Sie zudem die Akzeptanzkriterien. Definieren Sie auch gemeinsam mit dem Kunden, was nicht im Projektumfang enthalten ist.


Schritt 2: Ressourcen & Budget ermitteln

Nun können Sie die notwendigen Ressourcen und das erforderliche Budget für das Projekt ermitteln und festlegen.


Schritt 3: Meilensteine festlegen

Diese können Sie aus dem Projektumfang, der Dauer der einzelnen Arbeitspakete und dem Zeitplan des Projektes ermitteln. Berücksichtigen Sie hierbei stets die Verfügbarkeit von Ressourcen. Sichern Sie wichtigste Meilensteine mit Puffer ab, falls das Projekt nicht wie geplant verlaufen sollte.


Schritt 4: Projektüberwachung

Überwachen Sie das Projekt in regelmäßigen Abständen und nehmen Sie dabei sowohl die Zeit- und die Kostendimension als auch den Projektumfang unter die Lupe.


Schritt 5: Projektfortschritt regelmäßig kommunizieren

Sie sollten dem Kunden das Projekt in regelmäßigen Abständen vorstellen. Planen Sie hierfür Iterationen von maximal vier Wochen ein. So können Sie den Fortschritt des Projektes präsentieren.

Arbeiten Sie mit dem Kunden während des gesamten Projektes eng zusammen, um die vierte Dimension erfüllen zu können.


Praxistipps

Praxistipps


1. Smartes Anforderungsmanagement

Sie sollten beim magischen Dreieck den Umfang des Projektes von Beginn an gut planen und die Anforderungen priorisieren. Überprüfen Sie die Anforderungen und die Bedürfnisse Ihrer Kunden in regelmäßigen Abständen.


2. Risikomanagement

Achten Sie auf das Risikomanagement. Risiken haben einen enormen Einfluss auf jede der vier Dimensionen. Sie sollten Risiken stets mit bedenken und im Blick behalten.


3. Stakeholdermanagement

Das Stakeholdermanagement spielt bei der vierten Dimension eine tragende Rolle. Es geht hierbei nicht nur um die Stakeholderanalyse und die Priorisierung. 

Bleiben Sie mit den Stakeholdern in Kontakt und liefern Sie in regelmäßigen Abständen die Ergebnisse. Die Kommunikation mit den Stakeholdern sollten von Anfang an betrieben werden.

So haben Sie die Kunden meistens auf Ihrer Seite und Misstrauen und Zweifel können weitgehend vermieden werden.

Berücksichtigen Sie wichtige Anforderungen des Projektumfanges. So lassen sich auf lange Sicht die beiden Dimensionen Zeit und Kosten gut planen und es gibt keine bösen Überraschungen. Zusätzliche Kosten und Zeitverzüge können vermieden werden.


4. Projektfortschritt regelmäßig messen

Wenn Sie die Fortschritte des Projektes in regelmäßigen Abständen präsentieren, halten Sie die Kundenzufriedenheit hoch. Es hat sich gezeigt, dass bei der regelmäßigen Präsentation auch Verzögerungen und zusätzliche Kosten von Kunden besser toleriert werden. So haben Kunden stets das Gefühl, dass sie am Projekt teilhaben können.


5. Ressourcenverfügbarkeit

Berücksichtigen Sie bei der Planung einzelner Anforderungen stets die Verfügbarkeit von Ressourcen. Auch der Zeitplan sollte so erstellt werden, dass er realistisch umsetzbar ist.


6. Akzeptanzkriterien

Definition of Done und Akzeptanzkriterien sollten den Kunden gleich bei der Planung des Projektes vorgelegt werden. So lassen sich während Ihres Projektes unvorhersehbare Überraschungen verhindern.


7. Hybride Methode anwenden

Wenn Sie die Möglichkeit haben und es Ihren Bedarfen entspricht, sollten Sie sich nicht nur auf klassisches oder agiles Projektmanagement fokussieren, sondern idealerweise hybrides Projektmanagement wählen. 

So können Sie die Vorteile beider Methoden für Ihr Projekt nutzen. Mit dem hybriden Projektmanagement können Sie die maximale Balance der vier Dimensionen nutzen.

Sie haben nicht nur die Zeit, die Kosten und den Leistungsumfang, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden ganz sicher im Blick.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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