• Was ist hybrides Projektmanagement?
• Hybrides Projektmanagement – Vorteile und Herausforderungen
• Hybride Methoden
• Wie funktioniert Hybrides Projektmanagement
• Praxistipps

Auf Grund der Digitalisierung befindet sich das Projektmanagement aktuell im Umbruch. Dieser Prozess ist für Organisationen mit verschiedenen Chancen und Risiken verbunden.

Insbesondere die Frage, ob und wie das traditionelle mit dem agilen Projektmanagement in Einklang gebracht werden kann, ist ein viel diskutiertes Thema.

Was ist hybrides Projektmanagement?

Unter Projektmanagement ist die Planung, Koordination und Umsetzung von einfachen oder komplexen Projekten und Themen zu verstehen.

Beim Projektmanagement werden alle Aspekte, die das Vorhaben direkt beeinflussen, einbezogen.

Insbesondere werden Projektanforderungen (Umfang), Finanzierbarkeit (Kosten) und Zeitmanagement (Dauer) fokussiert, welche zum magischen Dreieck im Projektmanagement gehören.

Klassisches Projektmanagement ist von festen Strukturen, Regelkonformität, Kontinuität, Sicherheit und Detailtreue geprägt.

Verantwortliche kennen ihre Aufgaben und Verantwortungen.

Die Projekte werden immer nach einem sehr ähnlichen Schema strukturiert und von Anfang an detailliert geplant. Gerade deshalb bietet klassisches Projektmanagement viel Planungssicherheit.

Kritiker, die klassisches Projektmanagement häufig als überholt und starr charakterisieren, kritisieren vor allem, dass klassisches Projektmanagement unflexibel ist und nicht mehr in eine moderne und digitale Welt passt.

Agiles Projektmanagement ist gekennzeichnet von Flexibilität, Schnelligkeit, Dynamik und Offenheit.

Zwar hat agiles Projektmanagement klare Zuständigkeiten, letztlich wird aber eher auf Augenhöhe kommuniziert und interagiert.

Im Vordergrund stehen immer die Visionen, nicht einzelne Köpfe. Zudem wird ein besonderer Fokus auf regelmäßige und schnelle Feedbacks gelegt, so dass Sie unverzüglich Optimierungen vornehmen können.

Mit einem Feedback wird nicht bis zur Evaluation am Projektende gewartet. Somit können alle Beteiligten bereits während eines laufenden Projekts dazulernen und ihre Skills perfektionieren.

Dabei kann agiles Projektmanagement auch nicht alle Probleme lösen beziehungsweise hat Probleme, die es nicht zum Allheilmittel machen.

Zu solchen Problemen gehören zum Beispiel:

• Hohe Komplexität von Projekten (Multi- und Projektportfoliomanagement)
• Viele Organisationen können nicht komplett agil arbeiten
• Mangelnde Dokumentation
• Mangel an Fachkräften, welche agile Methoden verinnerlicht haben

Hybrides Projektmanagement beschreibt eine relativ neue Form des Projektmanagements.

Bei dieser Art des Projektmanagement werden klassische Komponenten des Projektmanagements mit agilen Methoden kombiniert.

Daher auch der Begriff “hybrid”.

Hybrides Projektmanagement hat das Ziel, die Vorteile beider Welten voll auszunutzen und die Nachteile zu minimieren.

Hybrides Projektmanagement – Vorteile und Herausforderungen

Auch wenn die Vorteile vom hybriden Projektmanagement überwiegen, ist es wichtig, die Herausforderungen davon zu kennen, um damit richtig umgehen zu können.

Warum sind hybride Ansätze sinnvoll?

Im hybriden Projektmanagement können sich sowohl die Verfechter des klassischen Projektmanagements als auch die Fans von agilen Projektplanungen wiederfinden. 

Hybrides Projektmanagement bietet Ihnen eine moderne Mischform aus beiden Arten des Managements, wie dies im SAFe (Scaled Agile Framework) der Fall ist.

Der Aufbau eines Projekts kann beim hybriden Projektmanagement vielfältig und gemischt sein.

Dies erlaubt viel Individualität und maßgeschneiderte Lösungen bei der Bearbeitung von wichtigen Aufgaben.

Auf neue Situationen können Sie schnell reagieren. Dies sowohl mit klassischen Bearbeitungsformen als auch mit modernen digitalen Methoden.

Hybrides Projektmanagement ist stets gebunden an einen bestimmten Kontext.

Das Kernziel des Projekts geht so trotz vieler moderner und vielleicht noch nicht perfekt ausgearbeiteter Methoden nie verloren.

Die Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern wird als größter Erfolgsfaktor betrachtet. Die Teams sind meist nicht hierarchisch aufgebaut und profitieren von viel (kreativer) Freiheit.

Grundsätzlich ist das hybride Projektmanagement in allen Arten von Projekten, unabhängig von Vorgaben, Größe, Komplexitätsgrad und Branche, einsetzbar.

Hybrides Projektmanagement – Herausforderungen

Neben vielen Vorteilen ist das hybride Projektmanagement auch mit einigen Herausforderungen und Risiken für Sie verbunden.

Diese Art des Managements stellt hohe Anforderungen an das Wissen und die Kompetenzen der Mitarbeiter.

Bevor in ein solches Projekt gestartet werden kann, sollten Sie sich die folgenden Fragen für eine optimale Planung stellen:

– Wie groß ist das Team?

– Wie umfangreich ist der Projektgegenstand?

– Sind die Projektanforderungen statisch oder dynamisch?

Nachdem diese Fragen beantwortet werden konnten, kann entschieden werden, wer welche Verantwortungen im Projekt erhält und welche Methoden und Instrumente genutzt werden sollen.

Eine solche Planung im Vorfeld erfordert ein hohes Maß an Wissen zu den unterschiedlichen traditionellen und agilen Methoden.

Auch Kreativität und Mut sind gefragt.

Das Ziel ist es, eine perfekte Mischung aus klassischen und agilen Elementen zu finden.

Besonders Unternehmen, die in der Vergangenheit noch keine Erfahrungen mit dem hybriden Projektmanagement sammeln konnten, stehen nicht selten vor besonders großen Herausforderungen.

Dem Personal muss diese Art des Projektmanagements näher gebracht werden. Dabei muss unter Umständen auch mit Skepsis oder gar Ablehnung gerechnet werden.

Generell kann das hybride Projektmanagement als eine Chance betrachtet werden, den eigenen Handlungshorizont zu erweitern und sich individuell an neue Herausforderungen anzupassen.

Das hybride Projektmanagement ist für Sie primär eine konkrete und pragmatische Lösung.

Hybride Methoden

Water-Scrum-Fall

Water-Scrum-Fall verbindet die Elemente der klassischen und der agilen Projektmethoden. So ist eine neue und sehr vielschichtige Methodik entstanden.

Bei Water-Scrum-Fall handelt es sich um eine hybride Art der Projektbearbeitung. Die entsprechenden Projekte können insbesondere von Stabilität und Flexibilität profitieren.

Anders als bei einigen agilen Methoden, wie zum Beispiel Scrum, können beim Water-Scrum-Fall die drei zentralen Projektgrößen (Scope, Budget und Zeit) bereits zu Beginn fest definiert werden.

Vor dem Beginn des Projekts werden die aufeinanderfolgenden Phasen sinnvoll ausgewählt. Bei Bedarf können Phasen im Verlauf des Projekts verändert oder übersprungen werden.

In den einzelnen Phasen ist die Umsetzung sehr dynamisch. 

Vorteile von Water-Scrum-Fall:

• Anwendbar in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen mit nur sehr wenigen Ausnahmen 
• Arbeitspakete, Kosten und Projekttermine werden klassisch ohne viele Details geplant
• Nur kurzfristig abzuarbeitende Arbeitspakete 4-6 Wochen werden detailliert geplant und nach Scrum Methodologie abgearbeitet
• Deutlich mehr Flexibilität im Vergleich zu klassischen Methoden
• Business Value steht im Fokus

Critical Chain Scrumban

Beim Critical Chain Scrumban handelt es sich um eine Projektmanagementmethode, bei der Critical Chain Projektmanagement (CCPM) mit Scrum und Kanban kombiniert werden.  

Neben den Arbeitspaketen anders als bei der kritischen Pfad Methode werden im Rahmen von Critical Chain (kritische Kette) Projektmanagement auch die nötigen Ressourcen geplant, damit eine realistische Projektkoordination gemäß vorhandenen Ressourcen möglich ist und eine Ressource nicht parallel für mehrere Arbeitspakete eingeplant wird.

Einzelne Arbeitspakete werden dabei in Kombination mit Scrum Methodologie und Kanban Methode agil abgearbeitet.

Mithilfe der Methodik Critical Chain Scrumban können Sie störende Multitaskings identifizieren und beheben.

Vorteile von Critical Chain Scrumban:

• Anwendbar in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen mit nur sehr wenigen Ausnahmen 
• Realistische Projektdauer durch Berücksichtigung von Ressourcen für einzelne Arbeitspakete und Vermeidung von störendem Multitasking
• Durch Verwendung von Zeitpuffern für wichtige Meilensteine und das Gesamtprojekt und Eliminierung von versteckten Zeitpuffern in einzelnen Arbeitspaketen werden Projekte schneller fertig
• Klare Priorisierung von Projekten und Arbeitspaketen nach Ampel-Prinzip ermöglicht die Verwendung der Methode für das Projektportfolio Management, Multiprojektmanagement, Einzelprojektmanagement und Taskmanagement
• Die Verwendung von Scrum Methodologie und Kanban Methode kann in vollem Umfang  für das Management einzelner Arbeitspakete verwendet werden

Scrumban

Die Methoden Scrum und Kanban sind sehr populär. 

Bei der Anwendung der Methode stehen stets interne Flexibilität und Prozessoptimierungen im Fokus.

Führungskräfte legen bei diesen Methoden einen gesteigerten Wert auf Daily Stand Up Meetings sowie auf die Festlegung kurzfristig gesetzter Ziele als Sprints, um einen maximalen Business Value zu erreichen. 

Die Ziele sollten immer realistisch sein und in regelmäßigen Meeting evaluiert werden.

Mithilfe des Scrumban-Ansatzes können Sie schnell und strategisch auf neue Anforderungen reagieren, indem neues Wissen direkt in die Projektarbeit transferiert wird.

Außerdem rückt die Eigenverantwortung und Team Performance für individuelle Etappenziele anstelle von festen Strukturen und weit entfernter übergeordneter Ziele in den Vordergrund.

Scrumban ist ein perfekter Mix aus der Scrum Methodologie und der Kanban-Methode. 

Neben Software Entwicklung eignet sich Scrumban auch in anderen Abteilungen wie Elektronik Entwicklung, Konstruktion, Testing, Qualitätsmanagement, Produktion, Prozessoptimierungen und Change Management.

Vorteile von Scrumban:

• Perfekt geeignet für Produktentwicklungen
• Scrum Methodologie kann in vollem Umfang umgesetzt werden, da Kanban-Methode auf die Visualisierung und Limitierung von Work in Progress fokussiert ist und es kaum methodische Konflikte gibt
• Business Value steht im Fokus

Scrum + XP

Scrum-Teams arbeiten in der Regel in Sprints. Ein Sprint dauert zwischen einer Woche und einem Monat. 

Extreme Programming-Teams (kurz: XP-Teams) arbeiten hingegen in Iterationen.  Das Grundprinzip der XP Iterationen ist der Gleiche wie der Sprints. 

Zum Beispiel im Vergleich zu Scrum arbeiten Extreme Programming Teams am Software Code immer zu zweit.

Die Säulen des Extreme Programming sind Einfachheit, Kommunikation, Feedback, Mut sowie Respekt innerhalb der Teamarbeit und ähneln den Prinzipien der Scrum Methodologie.

Scrum + XP hybride Methode ist ideal für Software Entwicklung geeignet. Die feinen Unterschiede beider Methoden ergänzen sich perfekt.

Extreme Programming lässt sich besonders gut mit den Methoden Scrum und Kanban kombinieren. Deshalb treffen Sie in der Praxis auch Scrum + XP und Kanban + XP.

Vorteile von Scrum + XP:

• Ideal geeignet für die Software Entwicklung
• Regelmäßiges Feedback und kurze Review Zyklen sind sehr wichtig
• Business Value steht im Fokus

Lean Six Sigma

Sowohl Lean als auch Six Sigma Methode entstanden im Produktionsumfeld und fokussieren sich auf geregelte Abläufe in der Produktion, die kontinuierlich verbessert werden können und den Kunden im Fokus haben.

Die Grundprinzipien der Lean Methode sind:

1. Fokussierung auf den Kundenmehrwert
2. Identifikation des Wertstroms (Value Stream)
3. Fluss erzeugen durch das Weglassen von Verschwendungen
4. Werte nach Vorgaben des Kunden kreieren (Pull-Prinzip)
5. Kontinuierliche Verbesserungen

Die Grundprinzipien von Six Sigma basieren auf DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control

1. Define – das Problem identifizieren
2. Measure – Wie lässt sich das Problem messen und wie groß ist das Problem?
3. Analyze – Was ist die Hauptursache für das beschriebene Problem?
4. Improve – Wie kann das Problem beseitigt werden?
5. Control – Wie kann das Problem dauerhaft beseitigt und die Lösung langfristig verankert werden?

Vorteile von Lean Six Sigma:

• Ideal geeignet für die Produktion und Produktionsabläufe
• Der Kunde steht im Fokus
• Kontinuierliche Verbesserungen sind ein wichtiger Bestandteil

Wie funktioniert Hybrides Projektmanagement

Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten, wie ein hybrides Projektmanagement strukturiert und umgesetzt werden kann. 

1. Anforderungen definieren

Es ist allerdings empfehlenswert, dass Sie zuerst einmal ermitteln, was konkret (klare Anforderungen) im Rahmen des hybriden Projektmanagements benötigt wird und die Frage beantwortet wird, welchen Mehrwert hybrides Projektmanagement für ein Unternehmen bringen würde. 

Bei der Betrachtung könnten folgende Fragen helfen:

• Wurden bereits ähnliche Projekte erfolgreich abgewickelt? 
• Welche Lehren konnten Sie aus dieser Projektarbeit im Nachgang ziehen?
•  Sind Probleme aufgetreten, die immer wieder kritisch wurden und die die Projektarbeit gefährdet haben?

2. Projektmanagement Methoden identifizieren, welche am besten passen

Als nächstes sollten Sie analysieren, welche Methoden des Projektmanagements in Kombination zum Ziel, zum Produkt, zu den Verantwortlichen, zum Team, zur Branche und zum Unternehmen  am besten passen würden. 

3. Pilotprojekt festlegen

Im Folgenden kann ein Pilotprojekt ausgewählt werden, das als Untersuchungsgegenstand dienen kann.

Bei diesem Projekt kann es sich um ein reales und bereits zurückliegendes Projekt, aber auch um ein fiktives Szenario handeln.

Wichtig ist, dass Sie alle Chancen und Risiken des Projekts  analysieren und danach die Ergebnisse transparent mit allen relevanten Stakeholdern kommunizieren.

4. Hybrides Projektmanagement regelmäßig bewerten und anpassen

Hybrides Projektmanagement bietet Ihnen die Chance, Ihre Erfolge und Misserfolge jederzeit zu messen und schnell auf diese zu reagieren. 

Lassen Sie sich diese Option nicht entgehen und legen Sie daher großen Wert auf kontinuierliche Verbesserungen sowohl beim Ausrollen vom hybriden Projektmanagement in der kompletten Organisation als auch danach.

Praxistipps

Damit Ihren Erfolgen im Bereich des hybriden Projektmanagements nichts mehr im Wege steht, hier abschließend einige Tipps und Tricks, wie Sie sich langsam an das hybride Projektmanagement “herantasten” und es zur Reife bringen können.

1. Zuerst funktionierendes Projektmanagement mit einfachen Methoden aufbauen

Ein gut funktionierendes hybrides Projektmanagement kann auf einfache Projektmanagement Methoden basieren.

Eignen Sie sich am besten Wissen dazu an, wie klassisches Projektmanagement funktioniert, bevor Sie mit dem komplexen hybriden Projektmanagement durchstarten.

2. Die Komplexität der Projekte bewerten

Die Komplexität einzelner Projekte kann mit einer Bewertungsmatrix (beispielsweise einer Stacey Matrix) dargestellt werden.

So können Sie besser entscheiden, ob und in welchem Ausmaß das hybride Projektmanagement für Ihre Organisation geeignet ist.

3. Projektmanager in klassischen und agilen Methoden schulen

Schulen Sie Ihr Personal im Bereich hybrides Projektmanagement. Es gibt zahlreiche Seminare, Fortbildungen und Workshops in denen das entsprechende Wissen vermittelt wird.

Darüber hinaus ist die Wissensdatenbank eine sehr wichtige Quelle, wo Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten niedergeschrieben, analysiert und die wichtigsten Lehren für zukünftige Projekte transparent dargestellt sind, um kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.

4. Experimentieren, Experimentieren, Experimentieren

Seien Sie mutig und innovativ und experimentieren Sie permanent mit verschiedenen hybriden Methoden.

So lernen Sie die Methoden von Grund auf kennen und können entscheiden, welche Methoden am besten für die Projekte in Ihrem Unternehmen passen und das Unternehmen wirklich nach vorne bringen.