• Was ist Projektcontrolling
• Aufgaben im Projektcontrolling
• Wichtige KPIs im Projektcontrolling
• Wichtige Projektcontrolling-Methoden
• Praxistipps

Was ist Projektcontrolling

Das Projektcontrolling sorgt bei einem Projekt dafür, dass das Budget, die Termine und die Ergebnisse eingehalten werden.

Controlling ist damit nicht mit dem Deutschen Kontrolle gleichzusetzen, sondern mit der englischen Bedeutung, was im Deutschen so viel wie steuern bedeutet.

Das Projektcontrolling ermöglicht es dem Projektleiter sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, wie Fertigstellungsgrade, Meilensteine oder den Verbrauch der Ressourcen.

Die Details liegen in der Verantwortung der Arbeitspakete. Das Projektcontrolling ist also ein Bestandteil des Projektmanagements.

Die Vorteile:

Die wichtigen Punkte in einem Projekt sind die Ziele, die Termine und die Kosten. Durch das Controlling bekommt das Projekt Transparenz in Bezug auf diese wichtigen Punkte.

Durch das Projektcontrolling wird in regelmäßigen Abständen überprüft, ob das Projekt in allen wichtigen Punkten, also den Terminen, den Ressourcen, den Kosten und den Zielen so verläuft, wie es ursprünglich geplant war. 

Damit erhöht das Controlling die Chance, dass das Projekt in der geplanten Zeit und mit dem veranschlagtem Budget beendet wird.

Dabei sollte das Projektcontrolling nicht als Kontrolle gesehen werden, sondern als Chance eventuell auftretende kleine Probleme umgehend zu lösen, ehe sie zu große Problemen werden.

Das Controlling macht das Projekt vorhersehbar. Es besteht bereits ein Plan, anhand dessen das Projekt abgearbeitet wird.

Das Controlling prüft quasi, ob alles im Rahmen liegt und wie geplant umgesetzt werden kann. Dadurch wird ein Projekt vorhersehbar.

Liegt alles so wie geplant? Liegt das Projekt sogar besser als in der Planung? Hängt das Projekt der Planung hinterher?

Falls ja, woran liegt das bessere oder schlechtere Abschneiden? Diese Informationen helfen bei Steuerung des laufenden Projekts und auch bei der Planung des nächsten Projektes.

Aufgaben im Projektcontrolling

Operatives Projektcontrolling

Das operative Projektcontrolling fokussiert sich im Rahmen der Einzel- und Multiprojektüberwachung auf folgende vier Elemente:

Einzelprojektüberwachung

• Schreitet das Projekt so voran, dass alle Projektziele im Rahmen der Planung erreicht werden? Probleme können hier frühzeitig entdeckt und ausgemerzt werden.
• Die Projektplanung hat bereits herausgearbeitet, welche Ressourcen, wann im Projekt zur Verfügung stehen sollten.
• Eine Aufgabe des Controllings ist es, darauf zu achten, ob die Ressourcen wirklich wie geplant zur Verfügung stehen und alle relevanten Projekttermine gehalten werden können.
• In jeder Projektplanung gibt es Meilensteine. Meilensteile sind Zwischenziele, welche im Rahmen des Projektes erreicht werden sollten.
• Eine Aufgabe des Controllings ist es, darauf zu achten, ob die Meilensteile wie geplant erreicht werden. Auch hier kann im negativen Fall nicht nur gelernt werden für das nächste Projekt, sondern auch rechtzeitig aufgefangen werden.
• Eine weitere Aufgabe des Controllings ist es ein Auge auf die Projektkosten zu halten. Wie entwickeln sich die Kosten im laufenden Projekt? Liegen die Kosten noch so, wie es geplant wurde?
• Wenn das Budget nicht eingehalten wurde, warum wurde es teurer? Oder wurden sogar weniger Kosten verursacht als geplant? Beide antworten helfen. Wenn weniger Kosten entstanden sind, wie kann es vorteilhaft für das nächste Projekt genutzt werden? Wenn mehr Kosten entstanden sind, wie kann es für das nächste Projekt verhindert werden?
• Der Business Case sagt aus, wie ein Unternehmen von einem Projekt profitieren kann. Das Controlling achtet darauf, ob die Kosten des laufenden Projektes mit der Kalkulation aus dem Business Case übereinstimmen.

Multiprojektüberwachung

Bei der Multiprojektüberwachung geht es darum, mehr als ein Projekt gleichzeitig nach dem beschriebenen Prinzip wie die Einzelprojektüberwachung im Auge zu behalten.

Dabei muss das Controlling einmal jedes Projekt für sich betrachten und dann sehen, dass verschiedene Projekte problemlos vom Unternehmen ausgeführt werden können, ohne sich gegenseitig zu behindern, besonders im Punkt Ressourcen.

Strategisches Projektcontrolling

Das Controlling soll dabei helfen, dass ein Unternehmen sich für das beste Projekt entscheiden kann. Das Controlling kann Projektvorschläge bewerten, in dem es die dafür nötigen Informationen zur Verfügung stellt.

Damit kann das Unternehmen über den Zeitpunkt der Freigabe entscheiden und darüber ob ein Projekt abgebrochen werden sollte.

Für die Entscheidung, ob ein Projekt durchgeführt werden soll, benötigt es eine Projektbewertung. In der Projektbewertung werden verschiedene Kriterien festgelegt, wie die Kosten-Nutzen-Analyse, die Risikobewertung, die Termine, die Ressourcen und die strategische Wichtigkeit eines Projektes.

Dabei sollten für ein Unternehmen individuelle Kriterien  verwendet werden, die auf das Unternehmen am besten zugeschnitten sind.

Wichtige KPIs im Projektcontrolling

KPI steht für Key Performance Indicator was im Deutschen so viel bedeutet wie Leistungskennzahl oder Schlüsselkennzahl.

Mit den KPIs kann der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad eines Projekts im Verhältnis zum Ziel ermittelt werden.

Projektfortschritt basierend auf Akzeptanzkriterien

Dabei basiert der Projektfortschritt auf der Akzeptanz der Kriterien pro Arbeitspaket. 

Das bedeutet die Mitarbeiter, welche ein Arbeitspaket erledigen, sollten die Kriterien bezüglich dieser Kriterien verstehen, um ein Arbeitspaket zufriedenstellend abarbeiten zu können. 

Termine und Meilensteine

Die Termine und Meilensteine fallen unter die Meilensteintrendanalyse. Hier kann frühzeitig erkannt werden, ob eine Terminverzögerung droht.

Projektkosten

Die Projektkosten sind eine wichtige Schlüsselkennzahl. Bei der Planung sollte ein geschätzter Verlauf der Kosten am besten grafisch dargestellt werden.

In regelmäßigen Abständen soll dann überprüft werden, ob der tatsächliche Verlauf der Kostenentwicklung mit dem geplanten Verlauf und mit den Zahlen im Business Case übereinstimmt.

Ressourceneinsatz und Engpässe

Der kritische Pfad beziehungsweise die kritische Kette sind Wege die nötige Zeit und die Ressourcen zu ermitteln.

Der kritische Pfad ist der längste Pfad in einem Projekt unter der Berücksichtigung notwendiger Arbeitspakete, um die Projektziele zu erreichen. Die Ressourcen werden dabei nicht in Betracht gezogen.

Die kritische Kette ist die längste Kette der Arbeitspakete unter der Beachtung der vorhandenen Ressourcen.

Mit der kritischen Kette ist es möglich, potentielle Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig einzuleiten.

Projektrisiken

Wenn Risiken im Rahmen von Risikomanagement bereits bei der Projektplanung  bedacht und priorisiert werden, ist es möglich, sich auf die wesentlichen Risiken zu fokussieren, um sie zu umgehen oder falls das nicht möglich ist, diese Risiken zu minimieren.

Je schneller man ein Risiko erkennt, desto besser kann mit Risiken umgegangen werden.

Wichtige Projektcontrolling-Methoden

Der Soll-Ist Vergleich

Soll-Ist Vergleich ist für viele ein Begriff. Im Projektmanagement nennt sich der Soll-Ist Vergleich auch der Plan-Ist-Vergleich.

Der Planwert ist ein Wert, welcher aus dem Projektplan ermittelt wird und messbar sein muss. Dazu gehören

Punkte, wie:

• Geplante Arbeitspakete inkl. dem Zeitpunkt der Fertigstellung
• Geplante notwendige Ressourcen 
• Geplante Kosten für jeweilige Arbeitspakete
• Geplante Fertigstellung eines Projektes

Der erste Projektplan gilt als Basisplan und die erste Baseline. Das Gleiche gilt auch für die Kosten und die Ressourcen.

Der Planwert entspricht dem Wert aus dem Basisplan. Der Sollwert entspricht dem Wert aus einem aktualisierten Plan. 

Je nach Fortschritt eines Projektes wird der aktuelle Projektfortschritt mit dem geplanten Wert verglichen (Plan-Ist Vergleich) und daraus Schlussfolgerungen gezogen, wie mit Abweichungen umzugehen ist.

Earned Value Management

Das Earned Value Management kurz EVM ist eine Methode, bei der mit Hilfe von Plan- und Ist-Daten ähnlich wie beim Plan / Ist Vergleich Kennzahlen bezüglich Kosten, Zeit und Projektfertigstellungsgrad kalkuliert und bewertet werden. 

Die unten abgebildete Grafik zeigt, wie ein Beispielverlauf im Projekt aussehen könnte. Dabei werden folgende Kennzahlen hauptsächlich genutzt:

• PV steht für Planned Value und beschreibt den Plan-Aufwand eines Projektes
• AC steht für Actual Cost und beschreibt den finanziellen Ist-Aufwand zu einem Projektzeitpunkt
• EV steht für Earned Value und beschreibt den Fertigstellungswert beziehungsweise Fertigstellungsgrad der Arbeitspakete zu einem Zeitpunkt im Projekt
• BAC steht für Budget at Completion und beschreibt das komplette geplante Budget im Projekt
• EAC steht für Estimate at Completion und beschreibt das geschätzte neue Budget, das sich aus den aktuellen Zahlen (IST-Aufwand (AC) & Fertigstellungsgrad (EV)) zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt ergibt

Analyse des kritischen Pfades / der kritischen Kette

Der kritische Pfad ist der längste Pfad in einem Projekt.

Das bedeutet, wenn einzelne Arbeitspakete auf diesem Pfad verzögert werden, führt dies unvermeidlich zur Verschiebung wichtigster Meilensteine und des gesamten Projektes.

Deswegen sollte ein Projektleiter mit Fokus darauf achten, dass keine Arbeitspakete auf dem kritischen Pfad verzögert werden.

Da bei der Anwendung der kritischen Kette im Rahmen von Critical Chain Projektmanagement nicht nur Arbeitspakete wie beim kritischen Pfad, sondern auch notwendige Ressourcen berücksichtigt werden, sieht ein Projektleiter auf der kritischen Kette besser, wann welche Arbeitspakete realistisch abgearbeitet werden können.

Deswegen wird die Anwendung der kritischen Kette beim Abgleich der Plan / Ist Werte empfohlen.

Risikoanalyse in Bezug auf Projektziele, Projekttermine und Projektkosten

Bei der Risikoanalyse werden Risiken ermittelt, welche dazu führen könnten, dass das Projekt teurer wird als geplant, die Termine sich verzögern oder das Projektziel gefährdet ist.

Die Risikoanalyse sollte nicht nur am Anfang eines Projektes, sondern in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, da sich die Projektsituation bezüglich Risiken oft verändern kann. 

Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Risiken priorisiert und essentielle Risiken identifiziert werden, um fokussiert gegen solche Risiken vorzugehen.

Praxistipps

Transparenz schaffen ist das A und O

Die Transparenz ist in vielen Punkten wichtig. Wenn das Projekt möglichst transparent ist, dann weckt das mehr Vertrauen bei den Auftraggebern.

Die Projektleiter sehen Probleme schneller. Die Mitarbeiter können sich besser mit der Aufgabe identifizieren, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirkt.

Je besser das Klima, desto besser die Arbeit. Das Projektcontrolling sorgt für diese Transparenz.

Definition unmissverständlicher Akzeptanzkriterien

Hier ist es wichtig, dass die Akzeptanzkriterien sowohl dem Auftraggeber als auch dem Auftragnehmer klar sind.

Das spart Streitgespräche darüber, ob ein Punkt erfüllt ist oder nicht. Die Definition der Akzeptanzkriterien sollte möglichst früh im Projekt erfolgen.

Kritische Kette vs. Ressourcenengpass

Die kritische Kette ist eine große Hilfe zu identifizieren, wo es zu Engpässen bei den Ressourcen kommen kann.

Mit diesen Informationen kann einem möglichen Ressourcenmangel frühzeitig entgegengewirkt werden.

Aktueller Projektstatus vs. Business Case

Der aktuelle Status eines Projektes sollte in regelmäßigen Abständen mit dem Business Case als Soll-Zustand verglichen werden, um richtige Entscheidungen bezüglich der Weiterführung des Projektes treffen zu können.

Dieser Vergleich bietet eine hervorragende Orientierung mitten in einem Projekt und hilft am Kurs zu bleiben.