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In 10 Schritten zum optimalen Projektplan – Keep it simple 

Wozu braucht man einen Projektplan?


Viel zu oft kommt es vor, dass Projektmanager Projektplane erstellen, die mit der Realität wenig zu tun haben und gleich nach Projektstart wesentlich revidiert werden müssen. 

Vor allem für komplexe Projekte ist es bei weitem nicht einfach, einen Projektplan zu erstellen, der im Laufe eines Projektes nicht permanent angepasst wird, sondern nur kleinere Modifikationen erfährt.

In der heutigen VUCA-Welt wird es immer schwieriger Projekte zum Erfolg führen. Das ist zwar nicht einfach, aber nicht unmöglich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit einfachen 10 Schritten einen smarten Projektplan erstellen, der Ihr Projekt zum Erfolg führt.


10 Schritte zum erfolgreichen Projektplan


Schritt 1 – Wichtigste Stakeholder identifizieren

Für den Erfolg von einem Projekt sind die Stakeholder ausschlaggebend. Stakeholder sind alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die an einem Projekt beteiligt sind oder ein Interesse an einem positiven Ausgang des Projektes haben. Projektmitarbeiter und Kunden gehören ebenfalls zu den Stakeholdern.

Wenn Sie die wichtigsten Stakeholder für das Projekt herausfinden wollen, müssen Sie die internen Stakeholder in Ihrer Firma identifizieren. Dafür können Sie ein Firmen-Organigramm benutzen.

Für die Bewertung der Stakeholder verwenden Sie eine Stakeholder Analyse. Dort werden die Stakeholder und Ihr Einfluss auf das Projekt hierarchisch dargestellt.

Alle Personen, die an einem Projekt beteiligt sind, werden nach ihrer Bedeutung und ihrem Einfluss auf das Projekt bewertet und gewichtet.

Stakeholderanalyse Mapping

Die Ziele, Einstellungen und Motive der Stakeholder werden ermittelt und dargestellt.

Mit einer guten Stakeholder Analyse können Promoter und Unterstützer gefunden werden, die ein Projekt weiterentwickeln können.

Der Projektmanager kann Hindernisse, Gegner oder Widerstände erkennen, die von Institutionen oder einzelnen Personen ausgehen können. Beziehungen und Konflikte zwischen den Stakeholdern werden aufgezeigt. Außerdem wird eine Grundlage für Kommunikation zwischen den Stakeholdern gelegt.

Vor allem ganz am Anfang eines Projektes ist die Identifikation wichtigster Stakeholder sehr wichtig, weil sie bei der Festlegung des Projektumfangs, Kosten und Ziele und der Erarbeitung eines smarten Projektplanes eine entscheidende Rolle spielen.


Schritt 2 - Messbare Projektziele, ein Projektstrukturplan und Stakeholder Akzeptanzkriterien


Der zweite Schritt besteht darin, messbare Projektziele für die Projektpläne festzulegen und einen Projektstrukturplan zu erstellen.

Für diesen Schritt sollte zuvor unbedingt ein Business Case unter Berücksichtigung von Kosten, Nutzen, Zeit und Risiken erstellt werden. 


Business Case


Messbare Projektziele für die Projektpläne sind für den Erfolg eines Projektes sehr wichtig. Sie helfen dem Auftraggeber und dem Leiter des Projektes bei der Planung. Kennzahlen für ein Erreichen des Projektzieles und ein klarer Zeitrahmen sind hilfreich.

Ein guter Projektstrukturplan ist für das Projekte planen eine genauso wichtige Voraussetzung wie ein Business Case.

In dem Projektstrukturplan werden alle Ziele des Projektes hierarchisch dargestellt. Der komplette Leistungsumfang des Projektes mit allen Arbeitspaketen und Teilaufgaben wird gezeigt.

Projektstrukturplan_Projektplan

 

Der Projektstrukturplan wird oft in einem Baumdiagramm wie oben dargestellt. Der Plan liefert eine Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements, wie steuern, planen und überwachen. 

Der komplette Leistungsumfang eines Projektes wird so präsentiert. Hier können Sie das Projektziel definieren und die Zieldefinition überprüfen.

Alle Arbeitspakete, die zum Projekt gehören, werden beschrieben und definiert. Die Arbeitspakete sind in einer passenden Systematik geordnet und strukturiert.

Gegenüber den Stakeholdern wird eine klare Transparenz erschaffen. Für alle Projektdokumente steht eine Gliederung zur Verfügung (Berichte, Pflichtenhefte usw.). Mit einem guten Projektstrukturplan kann die Effizienz eines Projektes deutlich gesteigert werden.

Ebenfalls wichtig sind die Stakeholder Akzeptanzkriterien. Für die Projektpläne werden Bedingungen formuliert, nach denen eine Anforderung für das Projekt erfüllt ist und vom Stakeholders akzeptiert wird.

So werden die Erwartungen des Anwenders in den Fokus gerückt. Alle Beteiligten bekommen ein besseres Verständnis von dem Projekt und es entsteht Klarheit in Bezug auf die Projektanforderungen. 


Schritt 3 - Rückwärts planen und den kritischen Pfad definieren


Schon zu Beginn eines Projektes sollte man die einzelnen Phasen für die Projektpläne gezielt festlegen und einen Hauptpfad für die einzelnen Arbeitsschritte aufzeigen. Die Rückwärtsplanung ist vergleichbar mit dem Fundament eines Hauses, auf dem alles Weitere aufgebaut werden kann.

Sehr oft wird der zeitliche Aufwand für ein Projekt unterschätzt, und in der Frühphase wird in Ruhe alles ausdiskutiert und Zeit verschwendet.

Auch zwischendurch kann es zu zeitlichen Durchhängern kommen, und es werden Aufgaben aufgeschoben. So geraten die Projektmitarbeiter in einen äußerst hektischen Endspurt.

Um dies zu vermeiden, eignet sich die Rückwärtsplanung vom kritischen Pfad, da der kritische Pfad die maximale Länge eines Projektes bestimmt.

Kritischer Pfad


Schritt 4 - Rückwarts planen und die wichtigsten Hilfspfade festlegen


Bei der Rückwärtsplanung von einem Projekt müssen auch die wichtigsten Hilfspfade festgelegt werden. Dies ist vergleichbar mit dem Rohbau eines Hauses.

Die Hilfspfade sind dazu, alle restlichen Arbeitspakete zu planen, die im Rahmen eines Projektes abzuarbeiten sind.

Man darf sich nicht dazu verleiten lassen, dass die Arbeitspakete auf den Hilfspfaden weniger wichtig sind. Diese Arbeitspakete sind auch wichtig, nur zeitlich weniger kritisch als die Arbeitspakete auf dem kritischen Pfad. 

Wenn die Arbeitspakete auf den Hilfspfaden verzögert werden, kann das schnell dazu führen, dass diese auch zeitkritisch werden. Deswegen dürfen diese Arbeitspakete nicht vernachlässigt werden

Eine gewisse zeitliche Unsicherheit und Zeitpuffer müssen auch eingeplant werden, am besten allerdings nicht für einzelne Arbeitspakete, sondern für gesamte Pfade wie zum Beispiel Meilensteine oder auch zur Absicherung von wichtigen Terminen wie externe Prüflabors oder Lieferantentermine


Schritt 5 - Vorwärts Plancheck - Identifikation zusätzlicher Abhängigkeiten


Bei der Vorwärts-Planung wird der logische Weg vom IST- in den SOLL-Zustand festgelegt. Ausgehend von der Gegenwart wird für jeden Schritt: Und dann? gefragt.

Die Vorwärtsplanung ist dazu da, um sicherzustellen, da bei einer Rückwärtsplanung nichts Wesentliches vergessen wurde.

Sie unterteilen ihre Projektplanung in einzelne Phasenbereiche, die nacheinander folgen. Dann werden einzelne Arbeitspakete für die Phasen definiert.

Die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektaufgaben  müssen identifiziert werden. 

Bei einem Projekt gibt es interne und externe Abhängigkeiten. Interne Abhängigkeiten sind Aufgaben, die innerhalb des Projektes voneinander abhängen. Externe Abhängigkeiten sind Aufgaben, die von externen Mitarbeitern bzw. Dritten außerhalb des Projektes abhängen.

Darüber hinaus gibt es verpflichtende und empfohlene Abhängigkeiten. Bei den verpflichtenden Abhängigkeiten kann das nächste Arbeitspaket nur abgearbeitet werden, wenn ein Arbeitspaket davor fertig ist.

Bei empfohlenen Abhängigkeiten geht es darum, eine sinnvolle Abhängigkeit zwischen verschiedenen Arbeitspaketen festzulegen, die aber nicht zwingend notwendig ist.


Schritt 6 - Arbeitspakete mit Projektzielen, Anforderungen und Akzeptanzkriterien abgleichen


Jedes Arbeitspaket, dass im Projektplan steht, sollte mit den Anforderungen, Projektzielen und den Akzeptanzkriterien der Stakeholder abgeglichen werden. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit der finalen Raumplanung eines Neubaus.

Der Inhalt eines Arbeitspakets hängt von seiner Größe, der Teamzusammensetzung, der Komplexität sowie der Erfahrung des Teams ab.

Die Ziele und Nicht-Ziele eines Arbeitspaketes werden schriftlich festgehalten. So können Sie die einzelnen Arbeitspakete voneinander abgrenzen.

Jedes Arbeitspaket wird mit den Anforderungen und Projektzielen abgeglichen.

Arbeitsschritte, die nicht mit den Projektzielen übereinstimmen, entfallen. So können sehr viel Zeit und Ressourcen gespart werden.

Das Arbeitspaket mit den Anforderungen der Stakeholder abzugleichen ist ebenfalls wichtig. Arbeitsschritte, die von den Stakeholdern nicht gewünscht sind, können eingespart werden.


Schritt 7 - Notwendige Ressourcen als Rolle pro Arbeitspaket definieren


Für jedes Arbeitspaket benötigen Sie Ressourcen. Ressourcen sind meistens die Projektmitarbeiter.

Alle notwendigen Ressourcen für jedes Arbeitspaket müssen geplant werden. Dabei geht es um die Festlegung verschiedener Rollen der Projektmitglieder und nicht um eine genaue Planung, welcher Mitarbeiter namentlich ein Arbeitspaket übernimmt. 

Zu den Rollen eines Mitarbeiters gehören zum Beispiel Software Entwickler, System Ingenieur, Tester, Konstrukteur und weitere sinnvolle Rollen je nach Branche, in welcher ein Projekt durchgeführt wird

Eine genaue namentliche Planung der Arbeitspakete erfolgt für ein Zeithorizont von maximal 4-8 Wochen. Alle mittel- und langfristigen Arbeitspakete werden mit notwendigen Rollen der Mitarbeiter festgelegt.


Schritt 8 - Den Projektplan mit erfahrenen Experten kritisch hinterfragen


Es ist sehr hilfreich, einen Projektplan mit erfahrenen Experten kritisch zu hinterfragen. So bekommt man Meinungen und Fachwissen von Außenstehenden, und kann die Planung des Projektes realistischer gestalten.

Wichtige Punkte, die geklärt werden müssen:

  • Um was geht es? Aufgaben, Aktivitäten und Leistungen
  • Zeitplanung? Abhängigkeiten und Termine
  • Warum das Projekt? Strategie und Ziele
  • Wie läuft es ab? Prozess und angewandte Methodik

Schritt 9 - Wege suchen, um die gesamte Projektdauer zu reduzieren


Wie können Sie die gesamte Projektdauer reduzieren?

Projektplan mit impliziten Sicherheiten

Projektplan mit impliziten Puffern (kritischer Pfad/kritische Kette in ROT)

Jedes Arbeitspaket wird sehr oft so geplant, dass es so genannte versteckte Zeitpuffer gibt, auch implizite Puffer genannt. Es gibt die Möglichkeit, diese versteckten Zeitpuffer (interne Sicherheiten) aus den Arbeitspaketen  zu entfernen.

Diese rausgeholten und versteckten Puffer werden nun für wichtige Meilensteine und für das Gesamtprojekt als externe beziehungsweise explizite Zeitpuffer vorgesehen und nicht mehr für die einzelnen Arbeitspakete. Diese Methode wird als Critical Chain Project Management genannt (CCPM).

Projektplan mit expliziten Puffern

Projektplan mit expliziten Puffern für Meilensteine, wichtige Hilfspfade und das gesamte Projekt in GRÜN

Auf diese Art und Weise können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Projekte pünktlich fertig werden, sondern auch schneller abgewickelt werden. Eine schnellere Abwicklung kann zum Beispiel ermöglicht werden, wenn rausgeholte versteckte Zeitpuffer nicht komplett, sondern nur zum Teil als explizite Zeitpuffer verwendet werden.

 

Schritt 10 - Den Projektplan final bewerten und freigeben


Wenn ein Projektplan fertiggestellt wurde, muss er final bewertet und anschließend freigegeben werden.

Wenn Sie einen fertigen Entwurf von Ihrer Projektplanung haben, können Sie den Projektplan ihrem Projektteam vorstellen. So bekommen Sie Feedback, bevor Sie den Plan endgültig fertigstellen.

Sie sollten den Plan auch ihren internen und externen Stakeholdern präsentieren. Anschließend können Sie sich mit den internen Stakeholdern treffen, um ein Feedback zu erhalten und offene Frage zu klären.

Dem Kunden sollten Sie ihre formalisierte Projektplanung ebenfalls vorstellen und sein Feedback für sich aufnehmen. Wenn von allen wichtigen Gruppen ein Feedback erfolgt ist, kann der Plan final bewertet und anschließend freigegeben werden.

Praxistipps:

  1. 1
    Ein einfaches Projekte sollte max. 50 Arbeitspakete, ein mittelgroßes Projekt max. 100 Arbeitspakete und ein großes Projekt max. 300 Arbeitspakete enthalten
  2. 2
    Bei der Festlegung der Abhängigkeiten am besten nur die Finish-Start Abhängigkeit nutzen, um die unnötige Komplexität zu vermeiden
  3. 3
    Jeder Projektplan sollte nur die Arbeitspakete enthalten, welche für die Erreichung der Projektziele und die Erfüllung der Akzeptanzkriterien erforderlich sind
  4. 4
    Die Arbeitspakete zur Minimierung und Eliminierung von hoch priorisierten Risiken sollten auch eingeplant werden
  5. 5
    Murphys Gesetz (“Anything that can go wrong will go wrong.”) wirkt in jedem Projekt! Deswegen sollte unbedingt mit Puffern gearbeitet werden, indem implizite Puffer als Sicherheiten aus den Arbeitspaketen rausgenommen und stattdessen für kritische Meilensteine und den Projektpuffer als explizite Puffer eingeplant werden
  6. 6
    Den Projektplan regelmäßig pflegen und dem Projektteam zeigen
  7. 7
    Je einfacher ein Projektplan ist und je weniger Arbeitspakete der gesamte Projektplan enthält desto einfacher ist es, ihn zu pflegen!

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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