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Qualitätsmanagement in Projekten – In 3 Schritten zum Erfolg 

Gezieltes Qualitätsmanagement - der wichtige Erfolgsfaktor!


Als Projektmanager ist es von großer Bedeutung für den Erfolg des Projektes die Qualität im Rahmen des Qualitätsmanagements gut zu durchdenken und zu planen.

Oft reicht es nicht, sich nur auf seine Intuition oder Erfahrung zu verlassen. Schriftlich erstellte Pläne sorgen für stetige Kenntnis wichtiger Aspekte und die Übersichtlichkeit ist ratsam, um jederzeit notwendige Abänderungen treffen zu können.


Es gibt verschiedene Qualitätsmanagementnormen, die als Rahmen oder auch als Pflichtvorgabe für die Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems benutzt werden.

Allerdings zeigt die Nutzung der verschiedenen Qualitätsstandards große regionale und auch branchenspezifische Unterschiede.

Am bekanntesten sind die Qualitätsmanagementmodelle EFQM (European Foundation for Quality Management-Modell) und die ISO 9001.

Das EFQM-Modell lässt sich nicht nur auf Wirtschaftsunternehmen, sondern auch auf soziale Einrichtungen oder Dienstleistungsunternehmen anwenden.

Was genau ist aber der Schlüssel zum Erfolg eines Projektes und was bedeuten grundlegende Begriffe?

Diese Kernfragen werden nachfolgend hier abgehandelt und geklärt, sowie die Säulen und Handlungsschritte, die jedem Projekterfolg zugrunde liegen, aufgezeigt. Damit auch Ihr Projekt ein voller Erfolg wird, sollten Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen. Sie sind der Schlüssel zu Ihrem Erfolg!


Was ist Qualitätsmanagement?


Zu der Frage, was ist Qualitätsmanagement überhaupt, kann folgende Antwort erbracht werden:

Mit Qualitätsmanagement, kurz QM, ist eine wirtschaftliche Funktion gemeint, die sämtliche Maßnahmen der Organisation zur Verbesserung der Qualität sämtlicher Prozesse, der Qualität der Arbeit und somit auch der Qualität der Dienstleistung und Produkte sicherstellen soll.

Beispielsweise soll das Qualitätsmanagement Pflege der optimalen Pflegeleistung, etwa in Krankenhäusern, dienen. Zur stetigen Verbesserung und Erbringung optimaler Pflegeleistungen ist das Qualitätsmanagement Pflege von großer Bedeutung. Hierzu zählt auch die regelmäßige Dokumentation, Planung und Überprüfung, sowie ein internes Audit, um ein ideales Konzept des Qualitätsmanagements Pflege zu erzielen.


Grundlegende Frage: Was ist Qualität überhaupt?


Um Qualität zu managen, sollte vorab geklärt sein, was der Begriff Qualität überhaupt bedeutet. Qualität ist das Maß, in dem eine Dienstleistung, ein Prozess oder ein Produkt den Anforderungen entspricht.

Das Qualitätsmanagement Pflege ist demnach die Planung der Pflegedienstleistung und des Pflegeprozesses, die den qualitativen Anforderungen entsprechen. Die Zuschreibung "gut" für eine Qualität ist zunächst rein subjektiv. Daher sollten die Kriterien zur Bemessung objektiv konkret sein.

Die Qualität im Projektmanagement


Die Qualität kann sich bei der Projektdurchführung auf zweierlei Bereiche beziehen.

Zum Einen spielt hier die Produktqualität eine Rolle, zum Anderen die Qualität des Projektmanagements an sich.

Bei der Produktqualität geht es um die Prüfung, ob die Ergebnisse des Projektes sämtliche Messgrößen und Funktionen erfüllt sind.

Bei Projektmanagement geht es um die Fragestellung, ob zum Beispiel zeitliche Ziele oder Kostenziele erreicht wurden und die bestimmten festgelegten Prozesse eingehalten wurden.

Ein bestmögliches Projektmanagement benötigt eine gewisse Expertise. Es kommt weiterhin auch auf die Führung des Teams, dem praktischen Wissen im Management und auf die Organisation an. 

Für beide Bereiche sollten deswegen entsprechende Bewertungskriterien, auch Akzeptanzkriterien genannt, festgelegt werden. Wichtigste Akzeptanzkriterien werden in der Regel bereits im Projektauftrag genannt.


Dokumentation gehört dazu


Im Rahmen eines Qualitätssicherungsplanes, der sämtliche bedeutende Aspekte zusammenfasst, ist Dokumentation eine notwendige Tätigkeit. Der Plan zur Qualitätssicherung beinhaltet qualitätsrelevante Kriterien und die Festlegung eines Zieles. Beide Aspekte dienen später auch als sogenanntes Abnahmekriterium am Ende des Projektes.

Weiterhin wird der zeitliche Aspekt dokumentiert. In welchem zeitlichen Abstand finden Qualitätsabnahmen statt? 

Mit welchen Techniken oder Methoden die Qualitätssicherung erfolgt, ist ein weiterer zu dokumentierender Punkt im Qualitätssicherungsplan.

Hierzu zählen beispielsweise auch ein internes Audit. Ein internes Audit ist eine ideale Methode.

Ein letzter bedeutender Punkt im Qualitätssicherungsplan ist die exakte Festlegung der Aufgaben , der Verantwortlichkeit und Zuständigkeit im Rahmen der Qualitätsmaßnahmen.

Nicht bei jedem Projekt ist unbedingt ein Qualitätssicherungsplan notwendig. In kleineren Projekten sind Maßnahmen zur Qualitätssicherung relativ überschaubar. Je umfangreicher ein Projekt ist, desto komplexer sind auch die Anforderungen. Je detaillierter die Ziele sind, die gemessen werden können, desto bedeutender ist letztlich auch ein derartiges Dokument zur Planung.

Bei einem einfachen Projekt kann bereits eine einfache Tabelle ausreichend sein.


Qualitätsmanagement im Projekt - 3 Säulen


Qualitätsmanagement besteht aus 3 Säulen:

Qualitaetsmanagement 3 Saeulen

Kundenzufriedenheit

Ohne die Kundenzufriedenheit gibt es keine Qualität. Die Kundenzufriedenheit erwächst nicht nur aus dem Produkt oder der Dienstleistung selbst, sondern auch daraus, ob ein Kunde mit den verwendeten Prozessen auch zufrieden war.

Deswegen sollen im Rahmen der Kundenzufriedenheit als wichtiger Baustein der Qualität sowohl die bestellte Leistung als auch Prozesse und der Kunde als Stakeholder berücksichtigt werden. Dabei spielen regelmäßige Abstimmungen mit dem Kunden, hohe Transparenz und regelmäßige Lieferungen der Teilergebnisse eines Produktes oder einer Dienstleistung eine wichtige Rolle.


Prävention und Inspektion vs. Qualitätsfehler

Philipp B. Crosby schrieb in seinem Buch, dass die Qualität nichts kostet.

Dabei sollen die Kosten der Konformität und der  Nichtkonformität im Rahmen der Cost of Quality betrachtet werden.

Zu den Kosten der Konformität zählen Prävention und Inspektion. Bei den präventiven Maßnahmen handelt es sich zum Beispiel um Qualitätstrainings, Audits und qualitätsplanende Maßnahmen

Bei qualitätsrelevanten Inspektionen im Rahmen der Qualitätssicherung geht es unter anderem um stichprobenartige Qualitätsüberprüfungen und / oder Testdurchführungen und ähnliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung festgelegte Qualitätskriterien erfüllen

Zu den Kosten der Nichtkonformität gehören ganz klar Qualitätsfehler, welche zu Nacharbeiten, Fehlerkorrekturen, Garantiekosten und Kundenbeschwerden führen.

Wenn die Kosten der Konformität und der Nichtkonformität verglichen werden, fällt schnell auf, dass die Kosten der Nichtkonformität wie zum Beispiel Garantiekosten und Kundenbeschwerden sehr schnell zu enormen zusätzlichen Kosten führen können.

Deswegen sollte im Rahmen eines Projektes der Fokus auf die Prävention und Inspektion gelegt werden, um spätere verheerende Folgen zu vermeiden. 

Wenn diese Empfehlung befolgt wird, kann der Aussage von Philipp B. Crosby voll zugestimmt werden, dass die Qualität nichts kostet, wenn der Fokus auf die Prävention und die Inspektion gerichtet wird.

Dabei soll natürlich nicht vergessen werden, dass der Kosten / Nutzen Faktor bei der Festlegung der Qualitätsmaßnahmen unbedingt betrachtet wird, um unnötige Kosten zu vermeiden.


Kontinuierliche Verbesserungen

Das Qualitätsmanagement im Rahmen der Projekte ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess. 

Dabei soll der Fokus hauptsächlich auf kleinen und regelmäßigen Verbesserungen liegen, welche in Summe deutliche Verbesserungen sowohl in der Projektarbeit als auch für das gesamte Unternehmen bringen. 

Solche kleine und regelmäßige Verbesserungen sind zum Beispiel ein fester Bestandteil im agilen Projektmanagement, wo im Rahmen der Iterationen bei der Produktentwicklung sowohl Produkt und Prozess- als auch Team bezogene Verbesserungen, auch Lessons Learned  genannt, regelmäßig erfolgen, was zu einer hohen Qualität und der starken Verbreitung von agilen Methoden geführt hat.


3 Schritte zum Erfolg


Drei Schritte sind für die Zielumsetzung und somit den Erfolg des Qualitätsmanagements in Projekten bedeutend. 

Qualitaetsmanagement 3 Schritte

Qualität planen

Als erstes ist hier die Planung der Qualität zu nennen. Diese erfolgt durch die Erstellung des Qualitätssicherungsplanes, der Ziele und Kriterien festlegt, um Qualitätsanforderungen zu erfüllen. Hierzu zählen beispielsweise auch maximale Toleranzgrenzen bei Messungen eines Produktes.

Die Festlegung von Qualitätsstandards spielt ebenso eine wichtige Rolle. Dazu zählen zum Beispiel die Notwendigkeit der Durchführung einer Design FMEA (DFMEA) oder Prozess FMEA (PFMEA).


Qualität managen und sichern


Der zweite Schritt ist das Managen und Sichern der Qualität auch Qualitätssicherung genannt. Geplante und systematische Qualitätsmaßnahmen zu erfüllen, um letztlich festgelegte Qualitätsanforderung für eine Dienstleistung oder ein Produkt zu erzielen spielen hierbei die entscheidende Rolle.

In diesem Rahmen wird zum Beispiel die Frage beantwortet, ob die geplanten Prozesse wie DFMEA oder PFMEA wie gefordert durchgeführt wurden.


Qualität überprüfen


Der dritte Schritt ist die Überprüfung der Qualität. Hierbei sind Tests, Reviews, Inspektionen und Checklisten von Bedeutung und deren Auswertung. Ermittelte Ergebnisse sollten am Besten mit Diagrammen  wie zum Beispiel Histogramme und / oder Ursache-Wirkungs-Diagramme dargestellt werden.

Histogramm Qualitaetsmanagement
Ursache-Wirkungs-Diagramm Qualitaetsmanagement

Praxistipps

  • Qualitätsmanagement ist in jedem Projekt ein absolutes Muss
  • Qualitätsmanagement ist zwar in jedem Projekt wichtig, soll aber mit Augenmaß unter der Berücksichtigung von Kosten/Nutzen durchgeführt werden
  • Bei Produktentwicklung möglichst inkrementell Produkte bauen und testen und niemals die Testzeit kürzen
  • Kontinuierliche Verbesserungen sind ein Schlüssel zum Erfolg
  • Identifikation wichtigster Stakeholder mit Erfahrung im Qualitätsmanagement ist das A und O

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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