• Agiles Projektmanagement und alles was es darüber zu wissen gibt
• Agiles Projektmanagement: Die Grundsätze
• Klassisches vs. agiles Projektmanagement
• Bekannteste Vertreter der agilen Welt
• Agiles Projektmanagement: Vor- und Nachteile
• Wann eignet sich agiles Projektmanagement?
• Umstellung von traditionellem zu agilem Projektmanagement
• Fazit

Agiles Projektmanagement und alles was es darüber zu wissen gibt

 In fast keiner Branche geht es mehr ohne Projektmanagement.

Während zu Beginn des Projektmanagements die Prozesse sehr steif und unflexibel waren, geht der Trend jetzt immer mehr zu agilen Prinzipien.

Das liegt auch daran, dass durch die Globalisierung vieles komplexer geworden ist und die Technologien uns zu raschem Umdenken zwingen. Eine Lösung dafür ist das agile Projektmanagement.

Doch was hat es mit agilen Prinzipen und dem agilen Projektmanagement eigentlich auf sich? Alle Details zum agilen Projektmanagement haben wir in dem folgenden Beitrag zusammengefasst.

Agiles Projektmanagement: Die Grundsätze

Der Name Agiles Projektmanagement gibt bereits einen guten Eindruck über diese Art des Projektmanagements.

Es handelt sich hierbei um eine sehr flexible Vorgehensweise, die eine stetige Anpassung der Vorgehensweisen erlaubt.

Besonders wichtig ist es hier alle Stakeholder regelmäßig in die Prozesse miteinzubeziehen und diese regelmäßig auf dem Laufenden zu halten.

Während in manchen Projekten Änderungen für Verzweiflung sorgen und lieber verhindert werden, fördert das agile Projektmanagement genau diese.

Die einfachste Variante um die agilen Prinzipien, Werte und Methoden zu erklären ist anhand der agilen Pyramide.

Als Basis hat die Pyramide agile Werte, diese stehen für Leitvorstellungen für das Miteinander mit allen Mitarbeitern.

Direkt über den agilen Werten kommen die agilen Prinzipien. Bei diesen handelt es sich um festgesetzte Leitlinien für die Zusammenarbeit in agilen Teams, die auch als Spielregeln angesehen werden können. Die Prinzipien und die Werte stehen gemeinsam für ‚being agile‘.

Diese beiden Grundsätze erlauben dem Team dann agil zu agieren, oder auch ‚doing agile‘. Dabei ist die Rede von agilen Praktiken und Methoden.

Diese werden auf der Basis der Prinzipien und Werte entwickelt und führen zu einer agilen Umsetzung.

Agile Werte

Die Basis der Pyramide sind, wie schon beschrieben, die agilen Werte für die Zusammenarbeit im ganze Team. Es gibt vor allem acht agile Werte, die hier besonders wichtig sind:

Einfachheit der Problemlösungen

Es sollte immer die einfachste Lösungsvariante genutzt werden, die dennoch jedoch einen maximalen Nutzen für die Anwendung hat. Dafür bedarf es Folgendes:

• regelmäßige Evaluierung aller vorhanden Lösungen
• Vor der Umsetzung immer versuchen den besten Lösungsweg zu finden
• Nicht zu viel Zeit mit unnötigen Dingen verbringen

Kommunikation im Team

Kommunikation im Team muss täglich stattfinden. Nur so kann hervorragend Hand in Hand gearbeitet und Probleme schnell gelöst werden. Achte daher darauf, dass:

• Informationen müssen rasch bei dem Verantwortlichen ankommen
• Jeder muss immer wissen, woran der andere gerade arbeitet

Respekt für alle Teammitglieder

Ohne Respekt für jedes einzelne Teammitglied ist der agile Ansatz nicht umsetzbar. Dazu gehört auch:

• Beiträge von anderen Mitglieder respektieren und wertschätzen
• Alle Fähigkeiten und Talente der Kollegen zu respektieren und wertzuschätzen
• Auch Fehler müssen erlaubt sein; keine Schuldzuweisungen

Offenheit im Team

Im agilen Projektmanagement müssen Informationen für alle Teammitglieder zur Verfügung stehen. Gibt es Änderungen oder auch Probleme müssen diese möglichst zeitnah kommuniziert werden.

Daher ist es wichtig ein Klima von Offenheit und Ehrlichkeit zu pflegen. Dafür ist es besonders wichtig, dass:

• Alle Informationen ohne Filter mit dem ganzen Team geteilt werden
• Weitergabe von Informationen muss so zeitnah wie möglich passieren
• Routine muss hinterfragt werden

Einsatz für ein gemeinsames Ziel

Commitment ist von allen Teammitgliedern gefragt. Ein agiler Ansatz funktioniert nur bei vollem Einsatz aller Teammitglieder. Daher muss sich das ganze Team fragen:

• Kann ich meine Zusagen für das Projekt einhalten und meine Ziele erreichen?
• Bin ich selbst voll und ganz im Einsatz die Projektziele zu erreichen?
• Haben wir als Team ein gemeinsames Ziel und dadurch einen gemeinsamen Antrieb?

Fokus für die Zielerreichung

Der Fokus muss immer voll und ganz auf der Zielerreichung liegen. Alle Bemühungen und Anstrengungen müssen auf die Erfüllung der Zusagen gerichtet sein. Daher muss jedes Teammitglied:

• Selbstständig in der Lage sein sich auf seine Zusagen zu fokussieren
• Einen Arbeitsplatz ohne jegliche Ablenkungen haben
• Genug Pausen für Erholung haben

Mut in der Umsetzung

Jedes Teammitglied sollte in der Lage sein den Fortschritt einschätzen und Zusagen für die nächsten Zielerreichungen machen zu können. Dazu gehört Mut, Fokus und der Respekt für alle Teamkollegen und die Möglichkeit:

• Im Team auch einmal dumme Fragen zu stellen
• Negative Ereignisse mit dem Team teilen und transparent machen zu können
• Schwierige und kontroverse Themen mit dem Team zu teilen und zu besprechen

Durchgehendes Feedback

Im agilen Projektmanagement geht es darum regelmäßig Ergebnisse zu präsentieren und sich dafür Feedback zu holen. Nur so können Vorgehensweisen angepasst und das Endprodukt stetig verbessert und bestmöglich weiterentwickelt werden. Daher ist es besonders wichtig:

• Im Team stets gegenseitig nach Feedback zu fragen
• Geben von konstruktivem Feedback für eine nachhaltige Verbesserung jedes Teammitglieds
• Jeder wird von Teammitgliedern nach Feedback gefragt, um sich neue Ideen zu holen
• Vertrauen im Team

12 Agile Prinzipien

Neben den Agilen Werten sind auch die Agilen Prinzipien ein wichtiger Bestandteil der Pyramide. Hier gibt es 12 agile Prinzipien, die besonders wichtig sind:

1. Kundenzufriedenheit: Diese wird durch frühzeitige (Teil-) Lieferungen gewährleistet

2. Akzeptanz für sich ändernde Anforderungen: Egal in welcher Projektphase; stetige Änderungen können letztendlich zu einem Wettbewerbsvorteil führen

3. Regelmäßige Lieferung von Lösungen: Dabei sind die Iterationszyklen besonders wichtig; diese können entweder wöchentlich oder monatlich durchgeführt werden

4. Jedes Teammitglied muss täglich in die Arbeitsabläufe involviert sein

5. Motivation im Team: Jeder einzelne sollte gefördert werden und die nötigen Tools und das geeignete Arbeitsumfeld für die Umsetzung der eigenen Aufgaben erhalten

6. Face-to-Face: Kommunikation sollte auf dem direktesten Weg geschehen; somit kann direkter Austausch am besten gewährleistet werden; dies kann sowohl digital auch als lokal geschehen

7. Funktionierende (Teil-) Projektergebnisse: diese sollten stets im Fokus jeder Aktion stehen

8. Während der Durchführungen des Projektes ist es besonders wichtig, dass alle Beteiligten im selben Tempo miteinander arbeiten können

9. Förderung der Agilität durch technische Exzellenz und hervorragendes Design

10. Einfach als Schlüssel für die Agilität: Nutzenmaximierung aus der einfachsten Lösung

11. Die besten Lösungen finden sich meist in Teams, die sich selbst organisieren können

12. Selbstständigkeit des Teams: Stetiger Wunsch sich zu verbessern und daher Anpassung der Arbeitsweise, wenn notwendig

Klassisches vs. agiles Projektmanagement

Der größte Unterschied zwischen dem klassischen und agilem Projektmanagement ist das Verhältnis im magischen Dreieck zwischen Umfang, Zeit und Aufwand.

Während ein klassisches Projektmanagement den Umfang festlegt und Zeit und Aufwand variabel gestaltet, legt ein agiles Projektmanagement die Zeit und den Aufwand fest und gestaltet den Umfang variabel.

Doch das ist es noch lange nicht gewesen. Daher hier eine kleine Zusammenfassung für ein klassisches und ein agiles Projektmanagement.

Klassisches Projektmanagement

• Festlegung von Umfang, Flexibilität in Zeit und Aufwand
• Festgelegte Prozesse
• Lineare Planung: vorab definierte Phasen
• Limitierte Einflussmöglichkeiten für Stakeholder; gerade in späteren Phasen
• Projektmanager trägt Verantwortung
• Aufwandserfassung zu Beginn des Projektes
• Ergebnispräsentation nach Abschluss des Projektes
• Detaillierte Erfassung aller Prozesse; Meetings zur Kommunikation

Agiles Projektmanagement

• Umfang bleibt variabel; Zeit und Aufwand wird festgelegt
• Durchgehende Verbesserung der Prozesse
• Iterativer Prozess: alle Phasen werden iterativ ausgeführt; Erst gibt es einen groben Plan und die Prozesse werden über die Dauer des Projektes detaillierter
• Stakeholder haben durchgehend Einfluss auf das Produkt
• Durchgehende Ergebnisevaluierung während des Projektes
• Management und Verantwortung liegt beim Team
• Anforderungen können kontinuierlich angepasst werden
• Wenig Erfassung der Prozesse; kurze und sehr regelmäßige Meetings zur Kommunikation

Agiles Projektmanagement: Was ist ein MVP?

Das Minimum Viable Product (minimal nutzbares Produkt) ist ein ganz wichtiger Bestandteil des agilen Projektmanagements. Gerade in der Softwareentwicklung ist es möglich bereits früh in der Entwicklungsphase einen ersten Prototyp zu schicken.

Dabei handelt es sich sehr wahrscheinlich noch nicht um ein perfektes Produkt, aber es ist dennoch bereits nutzbar. Dieses Verfahren ist für beide Seiten von Vorteil.

Während der Stakeholder bereits einen Prototyp nutzen kann, kann er auch wichtige Verbesserungsvorschläge oder Anregung für die Entwicklung des weiteren Produktes geben.

Das wichtige dabei ist, dass es dennoch ein nutzbares Produkt ist und dem Kunden durch die Nutzung bereits ein gewisser Vorteil entsteht.

Daher rührt auch der Name: minimal nutzbares Produkt (MVP). Durch die frühzeitige Anwendung kann dann der Umfang des Projektes eventuell angepasst werden. Dabei kann es sowohl erweitert, gekürzt oder einfach nur abgeändert werden.

Bekannteste Vertreter der agilen Welt

Eigene agile Werte und Prinzipien können natürlich genutzt werden, um ein eigenes agiles Projektmanagement zu entwerfen. Es gibt jedoch bereits einige Produkte, die eine hervorragende Grundlage für ein agiles Projektmanagement bieten. Dazu gehören unter anderem:

SCRUM

SCRUM ist eines der meistverbreiteten Vertreter für agiles Projektmanagement und ein integrierter Bestandteil von SAFe (Scaled Agile Framework). Während es sich natürlich durchaus auch für die Softwareentwicklung eignet, wird SCRUM zunehmend auch in anderen Branchen verwendet.

SCRUM kommt auch immer mehr im Rahmen der hybriden Projektmanagementmethoden zum Einsatz. Das liegt daran, dass SCRUM sehr allgemein gehalten ist. Das SCRUM Team enthält:

• Scrum Master
• Product Owner
• Entwicklungsteam

Die Anforderungen für jedes Projekt werden in dem sogenannten Product Backlog festgehalten.

Diese können jederzeit angepasst werden. Auch für die Planung, die Zwischenergebnisse und die täglichen Meetings gibt es hier so genannte Artefakte (Releases, Sprints, Daily Scrums, Sprint Reviews, u. v. m.)

Kanban

Kanban sortiert die Anforderungen an das Projekt nach den jeweiligen Zuständen auf einem “Kanban Board”. 

Die festgehaltene Anforderung wird ganz einfach auf ein Post-it niedergeschrieben und wird dann auf dem Board von Zustand zu Zustand bewegt.

Kurzgefasst kann es mit einer To-do-Liste verglichen werden. Das Team kann hier selbst entscheiden, wann es Kapazitäten für neue Anforderungen hat und diese dem Board zufügen.

Wichtig sind hierbei jedoch die Obergrenzen der Anforderungen im Blick zu behalten. Diese variieren je nach Zustand.

Die Rollenverteilung

Generell handelt es sich beim agilen Projektmanagement in der Regel um eher kleinere Teams, daher gibt es auch weniger Rollen als im traditionellen Projektmanagement. SCRUM Team zum Beispiel hat, wie bereits erwähnt nur drei Rollen. Diese sind wie folgt:

Product Owner

hat die Verantwortung für strategische Aufgaben, in der Regel mit einem Produktmanager vergleichbar. Er ist für die Entwicklung des Produktes verantwortlich und ist an Nutzenmaximierung für Stakeholder interessiert. Er ist auch die Schnittstelle für Stakeholder und Unternehmen.

Entwicklungsteam

Das Entwicklungsteam entscheidet über die Anforderungen und wie diese umgesetzt werden. Sie organisieren sich selbst und planen Sprints und Sprint Backlog.

Scrum Master

Zu den Aufgaben eines Scrum Masters gehören dafür sorgen, dass die Scrum Methodologie mit den entsprechenden Events und Artefakten eingehalten wird, Training, Coaching, und Support des Teams.

Neben den jeweiligen Rollen gibt es auch agile Techniken, die im agilen Projektmanagement oft zum Einsatz kommen:

Burn Down  bzw. Burn Up Chart: Hier wird der aktuelle Stand des Projektes visualisiert dargestellt

Personas: Darstellung der Kundenperspektive; effektiver Nutzen

Use Cases: Welche Anforderungen hat der Kunde an das Produkt

Cumulative Flow Diagram: Etwas detaillierterer Stand des Projekts mit den jeweiligen Key Performance Indicators

Agiles Projektmanagement: Vor- und Nachteile

 Das agile Projektmanagement mag für viele direkt ansprechend und interessant klingen. Immerhin hat es einige attraktive Aspekte vorzuzeigen und ist für viele Projekte durchaus von großem Vorteil.

Dennoch sollten die Nachteile nicht übersehen werden. Wir haben daher hier die Vor- und Nachteile der agilen Vorgehensweise etwas genauer unter die Lupe genommen:

Vorteile

Ressourcen Flexibilität

Im traditionellen Projektmanagement wird nur das Endprodukt übergeben. Sollten also diverse Ressourcen während der Entwicklung nicht zur Verfügung stehen, kann das Produkt auch nicht fertiggestellt und übergeben werden.

Das agile Projektmanagement ermöglicht es dennoch Zwischenergebnisse zu liefern und die derzeit fehlenden Ressourcen später einzusetzen.

Kurze Entscheidungswege und mehr Eigenverantwortung

Da das Team in den Prozessen hier die Verantwortung übernimmt, muss nicht jeder Schritt mit einem Manager abgesprochen werden.

Viele Entscheidungen werden direkt im Team getroffen, das erlaubt schnelles und flexibles agieren. Dabei liegt sehr viel Eigenverantwortung bei jedem Teammitglied. Damit sollte sich allerdings auch jeder wohlfühlen.

Zeitliche Flexibilität

Während im agilen Management Meilensteine durchaus zeitlich festlegt werden, wird die Reihenfolge diverser Prozesse nicht immer festgelegt.

Wird zum Beispiel eine Website entwickelt, spielt es eigentlich keine Rolle welche Bestandteile zu welchem Zeitpunkt fertig sind.

Grafik, Content und Funktionalität sind erst einmal unabhängig voneinander und erlauben daher eine gewisse zeitliche Flexibilität.

Im traditionellen Projektmanagement sind die einzelnen Bestandteile meist zeitlich sehr eng getaktet und erlauben daher eher weniger Flexibilität.

Flexibilität der Ergebnisse

In vielen Projekten ist das Endprodukt meist zu Beginn klar definiert. So zum Beispiel beim Hausbau, oder der Entwicklung einer Maschine.

Es kann zwar während der Produktion durchaus zu einigen kleinen Änderungen kommen, aber grundlegend bleibt das Ergebnis das gleiche.

Gibt es jedoch Projekte, bei denen eine gewisse Flexibilität möglich ist, dann ist agiles Projektmanagement von großem Vorteil.

Durch die regelmäßige Evaluierung und der ständigen Beteiligung der Stakeholder könnte sich das Wunschergebnis jeder Zeit ändern und dann auch flexibel anpassen lassen.

Gerade in der Softwareentwicklung ist dies sehr häufig der Fall. Hier wird nicht selten erste ein MVP entwickelt, getestet und dann entschieden was im weiteren Verlauf für das Produkt wichtig ist.

Flexibilität in den Prozessen

Ein festgesetzter Plan ist fester Bestandteil eines herkömmlichen Projektmanagements.

Hier wird vorab festgelegt welcher Bestandteil zu welchem Zeitpunkt fertiggestellt sein sollte und welche Parteien wann miteinander zu kommunizieren haben.

Während dies für einige Projekte durchaus wichtig ist, gibt es andere, die mehr Agilität benötigen. Das ist vor allem in entdeckungsorientierten Projekten der Fall.

Hier kann es während der Produktentwicklung zur Entdeckung von Informationen und Erkenntnissen kommen, die dann Einfluss auf die Struktur des weiteren Projekts nimmt.

Durch die regelmäßigen Meetings und Absprachen ist eine Anpassung sehr schnell absolviert.

Nachteile

Ungenauigkeit

Im agilen Projektmanagement kommt es ständig zu Änderungen. Wer hier nicht genau aufpasst und die jeweiligen Planungen und Änderungen richtig durchführt, kann schnell den Überblick verlieren. Dadurch würden beim Endprodukt diverse Features fehlen, oder einfach nicht richtig funktionieren.

Mangel an Fachkräften

Bei einem agilen Projektmanagement braucht es vor allem Profis im Team, die agile Arbeitsweisen verinnerlicht haben.

Hier managt jeder das Projekt und ist mitverantwortlich. Alle Teammitglieder müssen besonders flexibel sein, stets kommunizieren und miteinander kooperieren.

Engagement des Teams

Ohne Engagement ist das agile Projektmanagement zum Scheitern vorprogrammiert.

In der Regel sollten hier alle Teammitglieder nur an einem Projekt arbeiten und sich voll und ganz auf dessen Umsetzung konzentrieren.

Das liegt vor allem daran, dass es einer täglichen Kommunikation und Abstimmung bedarf.

Mangelnde Dokumentation

Agiles Projektmanagement liefert ständig Lösungen und dadurch kann sich auch die Aufgabenstellung schnell verändern, was durchaus zeitaufwendig ist.

Dadurch kommt die Dokumentation oft zu kurz. Oft wird es an einem gewissen Zeitpunkt sehr schwer oder gar unmöglich noch zu wissen, welches Teammitglied wofür zuständig ist.

Überraschungen nicht ausgeschlossen

Zwar wird zwar zu Beginn ein Konzept entworfen, doch nicht selten führt der agile Prozess zu einem komplett anderen Resultat.

Dabei ist nicht nur das Produkt selbst, aber oft auch der Zeitplan betroffen. Die Flexibilität aller Betroffenen ist daher besonders wichtig.

Wann eignet sich agiles Projektmanagement?

Wer selbst viel in Projekten arbeitet, wird bereits bemerkt haben, dass sich das agile Projektmanagement nicht überall einsetzen lässt.

Es ist jedoch besonders bei Projekten geeignet, in denen die eigentlichen Anforderungen zu Beginn noch nicht ganz klar sind.

Ebenso kann das agile Projektmanagement auch besonders gut eingesetzt werden, wenn über den Projektzeitraum mit vielen Veränderungen gerechnet wird. Immerhin kann hier besonders schnell auf diese reagiert werden.

Sollte das geplante Projekt ein eher komplexes Ziel haben, da zum Beispiel das erwünschte Endprodukt noch nicht komplett visualisierbar ist, ist das agile Projektmanagement ebenfalls hervorragend geeignet.

Da diese Art und Weise des Projektmanagements es außerdem im Fokus hat, schnell Zwischenergebnisse (MVPs) zu liefern, kann es auch bei Projekten, die schnell Ergebnisse auf dem Markt zeigen müssen einen großen Vorteil haben.

Umstellung von traditionellem zu agilem Projektmanagement

Während sich für viele Unternehmen und Projekte das agile Projektmanagement direkt sehr geeignet und interessant anhört, sollte nicht unbedacht direkt umgestellt werden.

Es bedarf durchaus einiges an Wissen bevor dieser Ansatz verwendet werden kann.Dabei sollte vor allem am Anfang der größte Fokus darauf liegen, “Being Agile” statt “Doing Agile” zu vermitteln.

Weiterhin ist es auch wichtig ist, dass auch das ganze Team an Board ist und jeder von den Vorteilen überzeugt ist und die Nachteile zur Kenntnis genommen hat.

Wer sein Unternehmen umstellen möchte, sollte die Stärken und Schwächen der derzeitigen Prozesse genau analysieren. Ebenso ist es wichtig zu analysieren, ob das bestehende Team sowohl über die Fähigkeiten als auch über die nötige Motivation für die Umstellung verfügt.

Oft bietet es sich auch an, nur einige agile Ansätze in das herkömmliche Projektmanagement zu integrieren und somit langsam umzustellen.

Dazu empfehlen sich zum Beispiel tägliche kurze Meetings, oder sogenannte “Stand-Ups”. Ein regelmäßiger Austausch über Erfolge und Probleme kann das komplette Miteinander im Team verändern und zu besseren Ergebnissen führen.

Selbst wer diesem Prozess nur etwa zehn Minuten pro Tag widmet, kann unter Umständen bereits einen Unterschied verzeichnen.

Darüber hinaus bietet es sich an, hybride Projektmanagementmethoden einzuführen, wo agile mit den klassischen Methoden individuell auf ein Unternehmen zugeschnitten kombiniert werden können.

Fazit

Das herkömmliche Projektmanagement ist zwar in vielen Bereichen sehr erprobt und führt regelmäßigen zu Erfolgen, ist jedoch für einige Projekte wirklich ungeeignet.

Ist das Endprodukt noch nicht komplett visualisierbar und wird mit vielen Änderungen während der Projektphasen gerechnet, kann es sich durchaus lohnen auf das agile Projektmanagement umzustellen.

Mit dem agilen Projektmanagement können außerdem bereits nutzbare Zwischenergebnisse geliefert werden. Diese erlauben es nicht nur das Produkt nach Feedback vom Kunden weiterhin zu verbessern, sondern gewähren dem Kunden auch bereits eine Nutzung des Produktes.

Dennoch hat das agile Projektmanagement jedoch auch einige Nachteile, wie bereits genannt. Wer sich also überlegt, ob diese Variante für das eigene Unternehmen oder einzelne Projekte geeignet ist, sollte die Vor- und Nachteile genau abwägen.

Dazu bedarf es einer Analyse aller relevanten Prozesse, die dann einen Rückschluss erlaubt auf die Frage, ob mit dem agilen Projektmanagement bessere Erfolge erzielt werden können.