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Retrospektive – Leitfaden zum kontinuierlichen Projekterfolg 

Retrospektive Definition


Die Retrospektive ist eine wichtige Methode im agilen Projektmanagement, die es ermöglicht, vergangene Ereignisse und Arbeitsweisen zu analysieren und daraus Erkenntnisse für zukünftige Projekte im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserungen zu gewinnen. 

In diesem Artikel wird der Begriff "Retrospektive" genauer definiert, die Schritte einer typischen Retrospektive beschrieben und Praxistipps zur Verfügung gestellt, die zum kontinuierlichen Projekterfolg verhelfen.


Retrospektive - Bedeutung und Zweck


Was ist eine Retrospektive? Eine Retrospektive ist ein strukturierter Rückblick auf ein abgeschlossenes Projekt oder einen Teil davon. Ihr Ziel ist es, positive Aspekte zu identifizieren, Probleme zu benennen und Lösungen zu finden, um den Arbeitsprozess, die Ergebnisse und die Teamzusammenarbeit in einem Projekt kontinuierlich zu verbessern.


Vorbereitung der Retrospektive


Zur Vorbereitung einer Retrospektive gehören die Auswahl des richtigen Zeitpunkts, die Einladung der beteiligten Teammitglieder, die Festlegung eines Moderators und die Bereitstellung von Materialien wie Whiteboards, Post-its oder Flipcharts.


Retrospektive - Ablauf


Retrospektive

1. Begrüßung und Kontext


Beginnen Sie die Retrospektive mit einer kurzen Begrüßung und stellen Sie den Kontext für das Meeting bereit. Erklären Sie den Zweck und die Ziele der Retrospektive.


2. Rückblick auf den letzten Arbeitszyklus/Projekt


Bitten Sie das Team, sich gemeinsam an den letzten Arbeitszyklus oder das Projekt zu erinnern. Dies kann durch das Erstellen einer Zeitleiste, eines Prozessdiagramms oder einfach durch eine offene Diskussion erfolgen. Identifizieren Sie wichtige Ereignisse, Erfolge, Herausforderungen und Lektionen.


3. Datensammlung


Fordern Sie das Team auf, Feedback und Beobachtungen zum Arbeitszyklus oder Projekt zu teilen. Dies kann mündlich, schriftlich oder anonym erfolgen.

Verwenden Sie Techniken wie "Mad, Sad, Glad" (Ärgerlich, Traurig, Froh) oder "Start, Stop, Continue" (Anfangen, Aufhören, Fortsetzen), um das Feedback zu strukturieren.


4. Gruppierung und Priorisierung


Sortieren und gruppieren Sie das gesammelte Feedback nach Themen oder Kategorien. Identifizieren Sie die wichtigsten Bereiche, auf die sich das Team konzentrieren sollte. Priorisieren Sie die Themen, um sicherzustellen, dass die begrenzte Zeit der Retrospektive effektiv genutzt wird.


5. Ursachenanalyse


Gehen Sie tiefer in die identifizierten Themen ein und analysieren Sie deren Ursachen. Verwenden Sie Techniken wie "5 Whys" (5 Warum-Fragen) oder das Ishikawa Diagramm, um den Kern des Problems zu verstehen. Ermutigen Sie das Team, verschiedene Perspektiven einzubringen und nach gemeinsamen Mustern oder Ursachen zu suchen.


6. Lösungsfindung


Stellen Sie sicher, dass das Team kreative Lösungen entwickelt, um die identifizierten Probleme anzugehen. Ermutigen Sie zu Brainstorming und Ideenaustausch. Wählen Sie gemeinsam konkrete Maßnahmen aus, die umsetzbar und realistisch sind.


7. Aktionsplan


Erstellen Sie einen klaren Aktionsplan, der die identifizierten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen enthält. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team versteht, was von ihm erwartet wird und wie Fortschritte überwacht werden können.


8. Abschluss


Beenden Sie die Retrospektive als Lessons Learned mit einer Zusammenfassung der besprochenen Punkte und danken Sie dem Team für seine Teilnahme. Stellen Sie sicher, dass alle offenen Fragen geklärt sind und dass jeder eine klare Vorstellung davon hat, wie es nach der Retrospektive weitergeht.

Eine gut strukturierte Retrospektive ermöglicht es dem Team, effektiv über vergangene Erfahrungen zu reflektieren, aus ihnen zu lernen und kontinuierliche Verbesserungen in der Zusammenarbeit zu erzielen.


Vorteile der Retrospektive


Vorteile Retrospektive

1. Reflektion und Erkenntnisgewinn


Die Retrospektive ermöglicht es einem Team, einen Schritt zurückzutreten und objektiv auf vergangene Ereignisse zu schauen.

Durch den Austausch von Erfahrungen, Meinungen und Perspektiven können Teammitglieder neue Erkenntnisse gewinnen und ein umfassenderes Verständnis für die Stärken und Schwächen ihres Vorgehens entwickeln.

Diese Reflektion hilft dabei, wiederkehrende Probleme zu identifizieren, Best Practices zu etablieren und den zukünftigen Erfolg zu fördern.


2. Förderung der Zusammenarbeit


Die Retrospektive schafft einen Raum für offene Kommunikation und Teamarbeit.

Indem jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, seine Gedanken und Meinungen zu teilen, entsteht ein Gefühl der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Verständnisses.

Durch den konstruktiven Dialog werden Konflikte und Spannungen innerhalb des Teams angegangen und Lösungen erarbeitet. Dies fördert eine positive Teamdynamik und verbessert die Zusammenarbeit insgesamt.


3. Kontinuierliche Verbesserung


Ein zentraler Aspekt der Retrospektive ist die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Durch das Hervorheben von Bereichen, in denen das Team Schwierigkeiten hatte oder in denen es Raum für Wachstum gibt, können konkrete Maßnahmen ergriffen werden, um Veränderungen herbeizuführen.

Das Team kann neue Experimente oder Anpassungen an seinen Arbeitsabläufen durchführen und die Auswirkungen bei der nächsten Retrospektive bewerten.

Auf diese Weise wird kontinuierliche Verbesserung zu einer festen Praxis, die zu langfristigem Erfolg führt.


4. Motivation und Mitarbeiterbindung


Die Teilnahme an der Retrospektive signalisiert den Teammitgliedern, dass ihre Stimmen und Meinungen wertgeschätzt werden.

Durch die gemeinsame Reflexion und den offenen Dialog fühlen sie sich gehört und ernstgenommen.

Dies kann zu einer gesteigerten Motivation führen und das Engagement für die gemeinsamen Ziele stärken.

Darüber hinaus stärkt die Retrospektive das Vertrauen und die Bindung innerhalb des Teams, da die Mitglieder besser verstehen, wie sie als Gruppe funktionieren und wie sie sich gegenseitig unterstützen können.


Nachteile der Retrospektive


Nachteile Retrospektive

1. Zeitlicher Aufwand


Die Durchführung einer Retrospektive erfordert Zeit und Ressourcen. Je nach Größe des Teams und der Komplexität des Projekts kann die Durchführung einer umfassenden Retrospektive viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies kann zu einer Belastung führen, insbesondere wenn das Team bereits mit anderen Verpflichtungen und Deadlines konfrontiert ist.


2. Mangelnde Umsetzung von Verbesserungen


Während die Retrospektive dazu dient, Verbesserungen zu identifizieren und Maßnahmen zu planen, besteht die Gefahr, dass diese Verbesserungen nicht konsequent umgesetzt werden.

Es besteht die Möglichkeit, dass das Team nach der Retrospektive in alte Gewohnheiten zurückfällt und die vereinbarten Änderungen vernachlässigt werden.


3. Subjektivität


Eine Retrospektive basiert oft auf den Erfahrungen und Wahrnehmungen der Teammitglieder.

Dies bedeutet, dass sie subjektiv sein können und von unterschiedlichen Standpunkten und Meinungen geprägt werden.

Dies kann zu Konflikten und Schwierigkeiten führen, wenn es darum geht, gemeinsame Ziele und Maßnahmen zu definieren.


4. Fehlende Expertise


In einigen Fällen kann es vorkommen, dass das Team nicht über das erforderliche Fachwissen oder die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um die identifizierten Verbesserungen umzusetzen.

Dies kann dazu führen, dass bestimmte Maßnahmen nicht effektiv umgesetzt werden können oder dass zusätzliche Ressourcen und Schulungen erforderlich sind, um die gewünschten Verbesserungen zu erreichen.


5. Wiederholende Muster


Wenn die Retrospektive regelmäßig durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass sie in repetitive Muster verfällt.

Das Team kann sich auf dieselben Themen konzentrieren und die gleichen Verbesserungen immer wieder vorschlagen, ohne tatsächlich Fortschritte zu erzielen. Dies kann zu Frustration und einer Abnahme der Motivation führen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Nachteile nicht für jedes Team oder jedes Projekt zutreffen.

Die Effektivität der Retrospektive hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Teamdynamik, der Fähigkeit zur Zusammenarbeit und der Organisation der Sitzungen.

Mit einer bewussten Herangehensweise können viele dieser Nachteile jedoch überwunden werden.


Praxistipps für eine erfolgreiche Retrospektive


Eine Retrospektive ist ein wichtiger Bestandteil agiler Arbeitsmethoden wie Scrum Retrospektive oder Kanban. Sie bietet die Möglichkeit, gemeinsam als Team den vergangenen Arbeitszeitraum zu reflektieren, positive Aspekte zu verstärken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Hier sind einige praktische Tipps für eine erfolgreiche Retrospektive:

Praxistipps Retrospektive


1. Planung und Struktur


Bereiten Sie die Retrospektive im Voraus vor, indem Sie einen Termin festlegen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen können. Überlegen Sie sich eine klare Struktur für die Sitzung, zum Beispiel mit Hilfe einer Agenda oder eines Leitfadens.

Darüber hinaus können vorhandene Retrospektive-Vorlagen verwendet werden.


2. Sicheres Umfeld schaffen


Stellen Sie sicher, dass die Retrospektive ein sicherer Raum ist, in dem alle Teammitglieder offen und ehrlich sprechen können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Betonen Sie die Vertraulichkeit der besprochenen Themen.


3. Fokus auf Zusammenarbeit


Betonen Sie den Teamgedanken und die Zusammenarbeit. Jeder im Team sollte die Möglichkeit haben, seine Sichtweise einzubringen und gehört zu werden. Fördern Sie einen respektvollen und konstruktiven Dialog.


4. Zeitlich begrenzen


Achten Sie darauf, dass die Retrospektive nicht zu lange dauert, um die Konzentration und den Fokus der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Üblicherweise dauert eine Retrospektive etwa 1-2 Stunden, je nach Größe des Teams und der zu besprechenden Themen.


5. Verwendung geeigneter Retrospektive-Methoden


Es gibt verschiedene Retrospektive-Methoden, die Sie bei der Retrospektive einsetzen können, z. B. "Start, Stop, Continue" (Was sollten wir starten, aufhören oder beibehalten?), "Mad, Sad, Glad" (Was hat uns verärgert, traurig gemacht oder gefreut?) oder "Sternenbewertung" (Bewertung der vergangenen Iteration auf einer Skala von 1-5). Wählen Sie eine Retrospektive-Methode, die zur Situation und den Bedürfnissen des Teams passt.


6. Aktionsschritte festlegen


Am Ende der SCRUM Retrospektive sollten konkrete Aktionsschritte oder Verbesserungsvorschläge festgehalten werden. Diese sollten messbar und umsetzbar sein. Verantwortlichkeiten sollten klar zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden.


7. Follow-Up und Überprüfung


Überprüfen Sie in den nachfolgenden Arbeitsperioden regelmäßig den Fortschritt der vereinbarten Maßnahmen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Die SCRUM Retrospektive sollte nicht nur ein einmaliges Ereignis sein, sondern kontinuierlich in den Arbeitsprozess integriert werden.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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