• 1. RACI-Matrix Definition
• 2. Zweck und Nutzen der RACI-Matrix
• 3. Bestandteile der RACI-Matrix
• 4. Anwendungsbereiche der RACI-Matrix
• 5. Erstellung einer RACI-Matrix
• 6. Vor- und Nachteile der RACI-Matrix
• 7. Alternativen zur RACI-Matrix
• 8. Fazit

Bei der RACI Matrix handelt es sich um ein heute wichtiges Hilfsmittel. Dank ihr kann man Ordnung in den Arbeitsalltag bringen und sich einen Überblick über wichtige Aufgabengebiete verschaffen.

Allerdings ist es dafür notwendig, die Matrix richtig anzuwenden.

Dieser Beitrag verrät Ihnen, wodurch sich das Tool auszeichnet und wie Sie dieses selbst erstellen können. So ist bei der Implementierung desselben für einen reibungslosen Ablauf gesorgt.

1. RACI-Matrix Definition

Ist von der RACI-Matrix die Rede, meinen Experten damit ein Tool zur Darstellung und der Analyse von Verantwortlichkeiten.

Dieser Aspekt erweist sich vor allem dann als notwendig, wenn mehrere Personen an einem Projekt mitwirken. Denn in diesem Fall ist es nicht immer leicht, sich eine Übersicht über die zugeteilten Aufgaben und deren Zuweisung zu verschaffen.

Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel. Ihr Name stellt ein Akronym dar und steht für die folgenden Begriffe:- Responsible (R)

– Accountable (A)

– Consulted (C)

– Informed (I)

Die Matrix setzt sich obendrein aus einer X- und einer Y-Achse zusammen. Dabei werden die Arbeitspakte, Aufgaben, die zu erwartenden Ergebnisse und Tätigkeiten entlang der Letzteren dargestellt.

Die Mitarbeiter werden an der X-Achse markiert. Für die Zuordnung lassen sich beispielsweise Farbcodierungen, Buchstaben oder eine Kombination aus beiden Elementen verwenden.

2. Zweck und Nutzen der RACI-Matrix

Wie bereits erwähnt, dient die Matrix vor allem der Übersichtlichkeit bei der Aufgabenzuteilung. Vor allem bei der Bewältigung von Großprojekten im Team erweist sie sich als praktisch.

Denn mit dem RACI-Modell verlieren Verantwortliche nicht den Überblick über die zugeteilten Aufgaben.

Außerdem lässt sich mithilfe der RACI-Methode sofort erkennen, ob eine Tätigkeit erfolgreich erledigt wurde.

3. Bestandteile der RACI-Matrix

Bevor Sie die Matrix anwenden, sollten Sie sich nicht nur mit deren Definition, sondern gleichermaßen mit ihren Bestandteilen auseinandersetzen. In der Regel interpretiert man die Begriffe des Modells wie folgt:

Responsible (R)

In diesem Fall spricht man von einem Mitarbeiter, der für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist.

Er soll also deren Durchführung veranlassen und – in den meisten Fällen – auch abschließen.

Es ist im weiteren Verlauf des Projekts natürlich möglich, dass andere Mitarbeiter die Aufgabe später übernehmen.

Accountable (A)

Man bestimmt einen Mitarbeiter, der für eine Tätigkeit im juristischen oder kaufmännischen Sinn rechenschaftspflichtig ist.

In diese Sparte fallen aber auch Personen, die Aufgaben genehmigen, Projekte freigeben oder Rechnungen abzeichnen.

Consulted (C)

Damit meint man Verantwortliche, deren Rat man sich vor der Erfüllung einer Aufgabe einholen sollte. Oft verfügt diese Person über ein fachspezifisches Wissen oder sie besitzt relevante Erfahrungen.

Informed (I)

In diesem Fall ist eine bestimmte Person über eine Aufgabe zu informieren. Dies gilt sowohl in puncto Ergebnisse als auch bezüglich des Fortschrittes einer bestimmten Tätigkeit.

4. Anwendungsbereiche der RACI-Matrix

Es lässt sich die RACI-Matrix in vielfältigen Bereichen einsetzen. In diesen Sparten kommt sie besonders häufig zur Anwendung:

4.1. Projektmanagement

In erster Linie unterstützt das RACI-Diagramm Sie beim Projektmanagement. Ihnen ist es mit ihm vor allem bei umfangreichen Tätigkeiten möglich, den Überblick über die Aufgabenzuteilung zu behalten.

4.2. Prozessoptimierung

Mit dem RACI-Diagramm ist auch effektives Prozessmanagement möglich.

Mit dem RACI-Diagramm können Sie Verantwortungsbereiche in Prozessen übersichtlich darstellen und zum Beispiel die notwendigen Schritte und Zuständigkeiten für Prozessoptimierungen abbilden. 

4.3. Organisationsentwicklung

Teilen Sie Ihren Mitarbeiter klare Verantwortlichkeiten zu, können diese in ihrer Rolle wachsen und ihre Expertise ausbauen.

Mitunter ist es den Angestellten so möglich, an ihren Aufgaben zu wachsen und sich im Beruf weiterzuentwickeln. Dieser Aspekt kommt letzten Endes auch der Organisationsentwicklung zugute.

4.4. Qualitätsmanagement

Vor allem durch die Festlegung eines Verantwortlichen, der seine Erfahrung ins Projekt mitbringt, investieren Institutionen ins Qualitätsmanagement.

5. Erstellung einer RACI-Matrix

Es ist Ihnen bei Bedarf möglich, die RACI-Matrix auf eigene Faust zu erstellen. Dieser Prozess geht einfach und schnell vonstatten. Folgen Sie dafür einfach dieser Anleitung:

5.1. Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Im ersten Schritt geht es darum, Daten zu sammeln und die Beteiligten zu ermitteln. Dabei sind nicht nur die Personen zu berücksichtigen, die Aufgaben ausführen. Man muss auch Experten, die informiert werden sollen, auflisten.

2. Danach geht es an die Beschreibung der Ereignisse und Aufgaben. Hier sollte man genau vorgehen.

Allerdings darf man sich nicht in den Details verlieren, da die Matrix ansonsten zu unübersichtlich wird. Die Erstellung von Aufgaben nach Pareto Prinzip bietet sich gut an.

3. Jetzt werden die erfassten Tätigkeiten (Y-Achse) jeweils einer Person (X-Achse) zugeordnet. Ins Schnittfeld der RACI-Matrix tragen Sie die Rolle ein, welche die Person erfüllen soll – zur Auswahl stehen dabei die Definitionen R, A, C, und I.

Für jede Tätigkeit braucht es mindestens einen Mitarbeiter, welcher die Verantwortung (R) für sie übernimmt.

4. Die RACI-Matrix-Vorlage wird anschließend mit dem gesamten Team geteilt. So ist es jedem Mitarbeiter möglich, den Ersteller auf etwaige Unstimmigkeiten aufmerksam zu machen.

5. Zu guter Letzt legen Sie die finale Version den Entscheidern vor. Hier handelt es sich in der Regel um wichtige Projektbeteiligte, welche im Rahmen der Stakeholderanalyse definiert wurden.

Dazu gehören unter anderem Auftraggeber und weitere Mitglieder, die dem Lenkungskreis des Projekts angehören.

Ein RACI-Matrix-Beispiel kann bei der Erstellung des Modells eine Hilfestellung sein. 

5.2. Tipps und Tricks zur Erstellung

Bei der Erstellung der RACI-Matrix sollte man nicht voreilig handeln. Am besten verschafft man sich in Ruhe einen Überblick über die Aufgaben und deren Umfang.

So ist es möglich, ihnen den richtigen Verantwortlichen zuzuordnen. Auch empfiehlt es sich, regelmäßig auf das Feedback des Teams zu setzen.

Soll das Konzept erfolgreich sein, muss diesbezüglich eine umfassende Akzeptanz vorherrschen.

Auch kann es sich bereits während eines laufenden Projekts lohnen, Anpassungen vorzunehmen.

So stellen Sie sicher, dass die RACI-Matrix stets die aktuelle Situation und die Anforderungen an die Verantwortlichen widerspiegelt.

6. Vor- und Nachteile der RACI-Matrix

Das RACI-Modell hat für Anwender natürlich viele Vorteile. Aber Sie müssen in einigen Punkten auch Abstriche hinnehmen. In diesem Kapitel können Sie sich einen Überblick über beide Seiten verschaffen.

6.1. Vorteile

Einer der wohl größten Pluspunkte der Matrix ist, dass Sie diese leicht erstellen und verstehen können. Daher eignet sich die RACI-Methode perfekt zur Kommunikationsgestaltung.

Im Vorfeld muss man sich natürlich über die Begriffe einig sein. Mit der Matrix ist es übrigens nicht nur möglich, Verantwortlichkeiten zu visualisieren, sondern Sie können diese über das Tool auch definieren.

Des Weiteren wird das Verständnis in der Gruppe gestärkt.

Mit einer RACI-Matrix kann man außerdem Geschäftsprozesse modellieren, wobei sie sich für die Definition von Schnittstellen als besonders wertvoll erweist.

Die Darstellung ist im Arbeitsalltag dazu imstande, das Konfliktpotenzial zu minimieren und damit das Konfliktmanagement professioneller zu gestalten. Durch den RACI-Chart werden alle Verantwortlichkeiten nämlich klar verteilt.

Man braucht für die Visualisierung keine komplexe Technik. Es reicht in den meisten Fällen per RACI-Definition ein Whiteboard inklusive Post-its aus.

6.2. Nachteile

Während die Matrix auf den ersten Blick klar und übersichtlich wirkt, so lässt dieser Aspekt mit einer steigenden Anzahl von Aufgaben und Beteiligten oft nach.

Nutzt man die das RACI-Modell beispielsweise am PC, kann man alle Informationen mitunter nur durch das Scrollen erreichen.

Es eignet sich die Matrix eher für Projekte, bei denen die Verantwortlichkeiten klar verteilt sind. In einigen Unternehmen werden Aufgaben aber im Team und auf Augenhöhe angegangen – in solchen Fällen ist die erwähnte Eindeutigkeit also nicht gegeben.

Manchmal sind Aufgaben auch zu kleinteilig, um sie visualisieren zu können.

Einige Tätigkeiten bedürfen zudem der zeitweisen Unterstützung durch zusätzliches Personal. Und nicht immer ist es möglich, die betreffenden Personen in der Matrix darzustellen.

Anwender sollten sich darüber im Klaren sein, dass die RACI-Matrix nicht bestimmt, welche Personen die Informationen an die Mitarbeiter übermitteln.

Diesen Aspekt sollte man vor der Initiierung eines Projekts aber unbedingt bedenken, um Missverständnissen und Verzögerungen vorzubeugen.

7. Alternativen zur RACI-Matrix

Erfüllt die RACI-Matrix Ihre Ansprüche nicht, können Sie sich nach Alternativen umsehen. Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Auswahl.

7.1. RASIC-Matrix

Der Name steht für folgende Begriffe:

– Responsible

– Accountable

– Supportive

– Consulted

– Informed

Die RASIC-Matrix bestimmt zusätzlich einen Mitarbeiter, der die Umsetzung eines Projekts oder Tätigkeit unterstützt (es handelt sich hier um den “Support”). In diesem Fall erhalten C-Personen ein Veto-Recht.

7.2. ARMI-Matrix

Mit der ARMI-Matrix ist es möglich, die Teilhaber eines Projekts und deren Rollenzuteilung genau zu analysieren.

Mit ihr werden die Verantwortungsbereiche definiert. Vor allem Projektmanager profitieren von diesem Tool.

Der Name des Werkzeugs steht für diese Begriffe:- A: Approver: Die Person, die das Projekt bewilligt.

– R: Resource: Ein Experte, dessen Wissen für die Aufgabenstellung wichtig ist.

– M: Member: Ein Mitglied des Projektteams.

– I: Interested Party: Die Person, die über den Projektfortschritt zu informieren ist.

8. Fazit

Laut RACI-Definition handelt es sich bei der Matrix um ein praktisches Tool. Mit ihr verschafft man sich einen Überblick über die Aufgabenzuteilung bei Projekten. 

Eine RACI-Matrix-Vorlage lässt sich ganz leicht erstellen – das RACI-Modell können Sie mithilfe derer einfach umsetzen.

Bei der Erstellung der Matrix gehen Sie am besten schrittweise vor. Holen Sie sich zudem Feedback von den Teammitgliedern ein. So stellen Sie sicher, dass das RACI Modell akzeptiert wird und für Klarheit sorgt.