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PDCA-Zyklus einfach erklärt 

PDCA steht für Plan - Do - Check - Act und ist ein Konzept, welches die stetige Verbesserung von Prozessen und bestehenden Abläufen unterstützt. Denn Erfolg ist nicht gleichbleibend. Um diesen aber langfristig zu fördern, ist andauernder Fortschritt, Veränderung und Verbesserung nötig. Der PDCA-Zyklus wird genau dazu genutzt.


In diesem Artikel erfahren Sie, wie dieser funktioniert.


Die Entstehung des PDCA - Zyklus


In seinen frühesten Ursprüngen wurde der Ansatz der PDCA-Methode schon vor rund 400 Jahren angewendet. Clifflord L.Noman und Ronald D. Moen ist es gelungen  zurückzuverfolgen, dass die Methode schon von Galileo und Francis Bacon angewendet wurde.

In der gegenwärtigen Zeit wurde der PDCA-Zyklus durch Shewhart und dessen Schüler Wiliam Edward Deming populär. 

Deming stellte die Erkentnisse und die Form 1950 in Japan vor. Die Japaner entwickelten aus dieser Form den PDCA-Zyklus, der übrigens in Erinnerung an seine beiden Entwickler auch unter den Namen Demingkreis und Shewart-Zyklus bekannt ist.


Die vier Phasen des PDCA-Zyklus


Die vier Phasen des PDCA-Kreises laufen immer nach einem festen Schema mit einzelnen Phasen ab. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

PDCA-Zyklus gesamt


Plan


Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, einen Verbesserungsprozess durchzuführen, steht zunächst eine ausführliche Planung an.

Dazu wird eine Analyse der aktuellen Situation durchgeführt.

Daraufhin wird festgelegt, in welchen Bereichen und Abläufen konkreter Verbesserungsbedarf besteht. Die Ziele werden in dieser Phase fixiert, sie ist also dazu da, um den Ist-Zustand und den Soll-Zustand ersichtlich zu machen.

Ist das abgeschlossen, werden Maßnahmen festgelegt, mit denen die Ziele erreicht werden.


Do


Geplante Maßnahmen, Strategien und Vorgehensweisen werden nun in die Tat umgesetzt. Je nachdem, wie weitreichend und vielfältig die geplanten Handlungen sind, werden diese zunächst testweise durchgeführt.

Hier können zum Beispiel Pilotprojekte zum Einsatz kommen, um zu überprüfen, ob sich die zuvor geplanten Maßnahmen auch praktisch umsetzen lassen.

Gegebenenfalls lässt sich während der Durchführung des Tests schon erschließen, was geändert werden muss, damit das Gelingen eines reibungslosen Ablaufs möglich ist.


Check


Nach der Testphase wird eine umfangreiche Kontrolle und Reflexion durchgeführt. Der Test oder das Pilotprojekt wird möglichst aus einem umfassenden Blickwinkel analysiert.

Objektivität und eine realistische Einschätzung sind in der Kontrolle maßgeblich, denn damit lassen sich fehlende Schritte zur Zielerreichung ermitteln.

Bevor es in die letzte Phase geht, wird gefundener Verbesserungsbedarf korrigiert.


Act


Im vierten und letzten Schritt geht es in die Umsetzung im gesamten Rahmen. Die neuen Maßnahmen werden nun als Standard festgelegt.

Die Erreichung der Ziele wird fortlaufend überprüft. Gibt es keine nachweisbare Steigerung in der Qualität der Prozesse, kann ein neuer PDCA-Zyklus durchgeführt werden.


Wann der PDCA-Zyklus zum Einsatz kommt


Vielleicht ist es Ihnen beim Lesen der einzelnen Schritte schon aufgefallen: Der PDCA-Zyklus eignet sich für Abläufe verschiedenster Art und kommt branchenübergreifend zum Einsatz.

  • Die Methode ist dazu geeignet, um jegliche Prozesse und Produkte zu verbessern. Das Ishikawa Diagramm kann zum Beispiel an dieser Stelle zum Einsatz kommen.
  • Durch die mögliche Wiederholung des Zyklus können Verbesserungen stattfinden.
  • Bei der Anwendung zahlreicher Projektmanagement-Methoden
  • Geplante Änderungen können implementiert und vollständig in die Tat umgesetzt werden.
  • Durch seine umfassende Herangehensweise kommt der PDCA-Zyklus zudem im Total-Quality-Management zum Einsatz.
  • Auch in dem Managementsystem Six Sigma ist die Methode verbreitet.
  • Bei der Entwicklung von neuen Produkten und dem erstmaligen Einsatz von Dienstleistungen wird der PDCA-Zyklus angewandt, er eignet sich hier auch in Verbindung mit der MVP-Methode (Minimum Viable Product)

Einsatz im klassischen Projektmanagement


Zudem gibt es Parallelen zum klassischen Projektmanagement, das ebenso in vier Schritten abläuft:

  1. 1
    Die erste Phase der Projektplanung ähnelt im Prinzip der Projektplanung.
  2. 2
    Die Projektdurchführung spiegelt sich in der "Do"-Phase wider
  3. 3
     Und die Projektüberwachung ist der sogenannte "Check".
  4. 4
     Projektsteuerung und Anpassung gleicht dem letzten Schritt der PDCA-Methode "Act".

Somit lässt sich der PDCA-Zyklus im klassischen Projektmanagement sehr gut anwenden.

Unternehmen und Projektmanager, die mit der Methode des klassischen Projektmanagements arbeiten, können durch PDCA eine neue Sichtweise auf die einzelnen Handlungsschritte und die Evaluation der Projektarbeit bekommen.


Einsatz im agilen Projektmanagement


Aber auch mit dem agilen Projektmanagement deckt sich die PDCA-Methode. Wer mit der SCRUM-Herangehensweise vertraut ist, kennt die einzelnen Schritte eines Sprints:

  1. 1
    Plan: Zunächst erfolgt die Sprint-Planung
  2. 2
    Do: Dann gibt es die Phase "daily doing" - des täglichen Handelns und der "daily stand ups" - des täglichen Austausches.
  3. 3
    Check: Der darauffolgende Sprint Review ist ein Abnahmetest der beim Sprint geleisteten Arbeit.
  4. 4
    Act: Und in der Retrospektive wird reflektiert, was gelungen ist und wo beim nächsten Sprint verbesserungsbedarf besteht. Um die Kontinuität des Fortschrittes aufrechtzuerhalten, erfolgt zeitnah ein neuer Sprint.

Beispiel - Der PDCA-Zyklus 


Wir haben ein einfaches Beispiel für Sie erstellt, das Ihnen helfen kann, den PDCA-Zyklus zu verstehen.

Es geht hier um das vegetarische Restaurant "grüne Welle".

Besonders die Burger, die es hier zur Auswahl gibt, waren sowohl bei Stammkunden als auch bei Besuchern, die zum ersten Mal in der "grünen Welle" waren, immer sehr beliebt.

Aktuell werden weiterhin relativ beständig bestellt, allerdings nicht mehr in so großen Zahlen wie früher.

Die Euphorie über die Burger ist bei den Kunden deutlich gesunken.

Da diese aber die Spezialität der "grünen Welle" sind, möchte sich die Restaurantbesitzerin gemeinsam mit ihren drei Angestellten etwas Neues einfallen lassen, um die Burger der "grünen Welle" wieder ins Licht der Bekanntheit zu rücken.

PDCA-Zyklus Beispiel


1. Plan


Zuerst will das Team die Situation analysieren und realistisch einschätzen. Dazu wird die aktuelle tägliche Menge bestellter vegetarischer Burger und die damit entstandenen Einnahmen mit Zeiträumen aus der Vergangenheit verglichen.

Das Ziel ist es, die Anzahl der Burger-Bestellungen zu erzielen, die im vorherigen Jahr Bestand hatte. Damals lief das Geschäft richtig gut.

Das Team des Restaurants möchte dazu über einen Zeitraum von vier Wochen jede Woche drei unterschiedliche Burger in die Speisekarte aufnehmen.

Der Burger, der sich in der jeweiligen Woche am besten verkauft hat, soll einen festen Platz auf der Speisekarte bekommen.


2. Do  


Das Team legt gemeinsam die Rezepte für das vierwöchige Projekt fest.

Benötigte Zutaten werden besorgt und die neuen Burger werden in der "grünen Welle" angeboten.

Um auf das aktuelle Angebot aufmerksam zu machen, gibt es eine gesonderte Speisekarte.


3. Check


Nach dem vereinbarten Zeitraum setzt sich das Team zusammen. Die Ergebnisse der bisherigen Umsetzung werden reflektiert.

Die Aktion ist besonders bei den Stammkunden gut angekommen und es ist klar ersichtlich, welche Burger es langfristig auf die Speisekarte schaffen werden.

Allerdings stellt das Team bereits in diesem Schritt fest, dass sich mehr Reichweite durch die Aktion erzielen lassen kann, wenn die neuen Burger auch auf der Instagram-Seite angepriesen werden und vor dem Restaurant durch ein Plakat darauf aufmerksam gemacht wird.

So möchte die "grüne Welle" noch mehr Menschen mit ihren neuen Burger-Kreationen erreichen.


4. Act


In der "grünen Welle" gibt es nun acht neue vegetarische Burger, die sich langfristig etablieren sollen. Das Team hat durch eine kleine Marketingkampagne auf Instagram größere Aufmerksamkeit für die Änderungen der Speisekarte erzielt.

Die Bestellungen werden weiterhin regelmäßig überprüft, um festzustellen, ob die Erreichung der gezielten Einnahmen garantiert werden kann.


Vorteile und Nachteile der PDCA-Methode

Nutzwertanalyse


Vorteile


Ein wesentlicher Vorteil von PDCA ist, dass sich die Methode fast unbegrenzt anwenden lässt. Sie kann nicht nur in der Produktentwicklung oder zu der Erreichung eines Projektes, sondern ebenso bei teaminternen Prozessen verwendet werden. 

Auch zum individuellen Zeitmanagement lässt sich der Zyklus anwenden.

In der Methode sind alle Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt. Ziele, Ideen zur Verbesserung sowie die Handlung selbst werden gemeinsam als Team durchgeführt.

Zudem ist klar ersichtlich, in welcher Phase der Qualitätsverbesserung man sich als Team befindet. Es kann sich also mit voller Konzentration den einzelnen Schritten zugewandt werden und dabei ist es möglich, den Überblick über den Gesamtprozess stets im Auge zu haben.

Die bewusst geplanten kleinen Handlungsschritte oder Pilotprojekte im zweiten Handlungsschritt geben dem Unternehmen die Möglichkeit, die Wirkung ihrer geplanten Aktionen realistisch abschätzen zu können.

Insgesamt eignet sich der PDCA-Zyklus sehr gut, um methodisch zu arbeiten.


Nachteile


Das methodische Vorgehen von PDCA kann zwar impulsiven und chaotischen Aktionen den Wind aus den Segeln nehmen, der Nachteil ist aber, dass die Methode Zeit braucht.

Sie läuft in den vorgegebenen vier Schritten ab und bevor es zur tatsächlichen Handlung kommt, vergeht viel Zeit für die Analyse, den Test und die Planung.

Ein Abweichen von dem festgelegten Plan des PDCA-Kreises ist nicht wirklich möglich. Er funktioniert am besten, wenn die einzelnen Schritte nach den festgelegten Vorgehensweisen umgesetzt werden.


Fazit


Der PDCA-Zyklus ist eine vielseitig anwendbare Methode, die in jeder Branche für die Qualitätsverbesserung sowie zum Verkauf neuer Produkte zum Einsatz kommen kann.

Die festgelegten Schritte ermöglichen es, Projekte unternehmensweit strukturiert zu planen und abzuwickeln. Dabei wird immer nach demselben Schema gehandelt.

Auch für den langfristigen Erfolg bietet der PDCA-Zyklus eine klare Übersicht, da er die beständige Überprüfung der Ziele voraussetzt. Sollten diese nicht erreicht werden, kann wiederholt mit der Methode gearbeitet werden.

Über den Autor

Dieter Zibert

Dieter Zibert ist Projektmanagement Consultant mit langjähriger Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien, um signifikante Verbesserungen für die Kunden zu erzielen.

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