• Was ist Kanban?
• Was ist die Kanban Methode?
• Kanban Board
• Kanban Prinzipien
• Kanban Praktiken
• Kanban: Wichtige Kennzahlen
• Kanban im Projektmanagement – How To
• Kanban – Top 5 Vorteile
• Zusammenfassung

Was ist Kanban?

Wenn Sie in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung den Arbeitsprozess optimieren möchten, dann sollten Sie sich auf jeden Fall mit der Kanban Methode befassen. 

Durch diese Methode können Sie langfristig ihre Prozesse verbessern. Und im Gegensatz zu anderen Methoden wird die Kanban Methode bei ihren Mitarbeitern nicht auf viel Widerstand, sondern auf Begeisterung stoßen.

Was ist die Kanban Methode?

Kanban ist japanisch und bedeutet wörtlich übersetzt “Schild” oder visuelles Zeichen. Die Kanban Methode arbeitet mit der Visualisierung des Workflows auf einem Board, dem sogenannten Kanban Board.

Außerdem ist die gemeinsame kontinuierliche Verbesserung ein zentrales Element.

Kanban Board

Auf dem Kanban Board wird der Workflow abgebildet. Es gibt es immer mindestens drei Spalten. Diese drei Spalten sind “To-Do”, “In-Progress” und “Done”.

Jede zu bearbeitende Aufgabe wird durch eine Kanban Karte auf dem Board dargestellt. Zunächst befinden sich alle Karten in der Spalte ganz links.

Wenn dann mit der Arbeit daran begonnen wird, wird sie in die mittlere Spalte gezogen und nach Abschluss der Aufgabe landet die entsprechende Kanban Karte in der Spalte “Done”.

Es können je nach Bedarf weitere Spalten hinzugefügt werden, aber dazu später mehr.

Kanban Prinzipien

Nach der Kanban Definition bilden die folgenden Prinzipien die Grundlage für die Nutzung der Kanban Methode. Bei der Anwendung von Kanban Tool sollten Sie diese daher beachten, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Starten, wo man steht

Mit dem Kanban Tool können Sie jederzeit starten. Zu Beginn muss lediglich eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse, Zuständigkeiten etc. gemacht werden.

Inkrementelle Änderungen verfolgen

Im Gegensatz zu vielen anderen Methoden, beginnt die Kanban Methode nicht mit einer großen revolutionären Veränderung, sondern diese erfolgt schrittweise.

Das hat den Vorteil, dass der Wandel besser bei Ihrer Belegschaft ankommt und dadurch leichter umzusetzen ist.

Große Veränderungen führen häufig zu Unsicherheit in der Belegschaft, dem wird vorgebeugt.

Bei der Bestandsaufnahme sollten auch einige aktuelle Kennzahlen bestimmt werden. Durch den regelmäßigen Abgleich können Sie die schrittweise Verbesserung nachvollziehen.

Aktuell geltende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten beachten

Statt alles neu zu erfinden, sollten Sie auf dem Bestehenden aufbauen.

Bei der Bestandsaufnahme sollten Sie auf jeden Fall, die an den entsprechenden Prozessen beteiligten Personen einbeziehen, denn diese kennen ihren Bereich meist am besten.

Verantwortlichkeiten und Rollen (RACI-Matrix) müssen nicht neu verteilt und Prozesse nicht umgeschmissen werden. Wenn eine Veränderung in diesem Punkt nötig ist, wird sich das mit der Zeit ergeben.

Leadership auf allen Ebenen fördern

Sie sind gemeinsam mit allen beteiligten Mitarbeitern für den Workflow verantwortlich.

Dadurch, dass jeder durch das Kanban Board einen Überblick über den gesamten Ablauf hat, ist den Mitarbeitern ihre Verantwortung stärker bewusst.

Des Weiteren kann jeder eigenständig mit neuen Aufgaben aus der linken Spalte beginnen ohne dies immer im Detail mit einem Vorgesetzten absprechen zu müssen.

Die Mitarbeiter fühlen sich ernstgenommen und mehr wertgeschätzt, dadurch, dass sie so mehr Verantwortung übernehmen und eigenständige Entscheidungen treffen.

Das wiederum steigert die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Kanban Praktiken

Um erfolgreich mit Kanban Tool zu arbeiten, sind neben den Kanban Prinzipien auch die folgenden Kanban Praktiken von Bedeutung.

Hier geht es spezifisch darum, mit welchen Praktiken Sie bei der Nutzung von Kanban arbeiten.

Visualisierung

Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen 60.000-mal so schnell wie Informationen aus einem Text.

Deshalb ist das zentrale Element die Visualisierung des Workflows auf dem Kanban Board.

Neben der Abarbeitung der Aufgaben, sollten auch weitere Elemente des Workflows visualisiert werden.

So können Zuständigkeiten durch unterschiedlich farbliche Karten oder einer sogenannten Swimlane dargestellt werden.

Eine Swimlane ist die horizontale Unterteilung der Kanban Tafel, hier können zum Beispiel verschiedene Teams jeweils eine Zeile bekommen.

Das Übergehen von einer in die nächste Spalte kann durch eine Checkliste abgebildet werden.

Und je nach Bedarf lassen sich viele weitere Möglichkeiten der Visualisierung nutzen.

Work in Progress limitieren (WIP)

Um die Mitarbeiter nicht zu überlasten und den Workflow flexibel zu gestalten, sollte die Anzahl der Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden, begrenzt werden.

Legen Sie diese Anzahl je nach Kapazität und Arbeitsaufkommen fest. Bedenken Sie dabei, dass zu viele Aufgaben schneller zu Chaos und Überlastung führen.

Workflow managen

Der Workflow wird über das Kanban Board sichtbar gemacht und kann so leichter überwacht und gemanagt werden. Blockaden fallen schnell ins Auge und es wird an der Reduzierung und Beseitigung dieser gearbeitet.

Regeln explizit festlegen

Für das Arbeiten mit der Kanban Methode müssen Vereinbarungen getroffen werden, an die sich alle Beteiligten halten.

Für die bestmögliche Akzeptanz dieser Regeln ist es wichtig, dass Sie die Mitarbeiter an deren Erstellung beteiligen.

Solche Regeln können z.B. die WIP-Limits, die Zuständigkeiten, die Bedingungen für das Hinüberwechseln in eine andere Spalte sein.

Passen Sie die Regeln immer auf die individuellen Bedürfnisse ihres Unternehmens an.

Das bedeutet allerdings auch, dass es von Zeit zu Zeit nötig sein kann, die ein oder andere Regel zu überarbeiten.

Feedbackschleifen etablieren

Um eine schrittweise Veränderung und dadurch eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, ist es wichtig, regelmäßiges Feedback zu haben.

Feedbackschleifen sind Besprechungen zu unterschiedlichen Themen, die in regelmäßigen Abständen stattfinden.

Je nach thematischem Schwerpunkt kann ein solches Treffen täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar jährlich stattfinden.

In diesen Retrospektiven sprechen Sie darüber, was gut verlaufen ist und was weniger gut.

Es werden vorhandene Daten einbezogen, um so die Ursache von Problemen zu finden und schließlich Maßnahmen für die Beseitigung derer zu beschließen.

An diesen Besprechungen nimmt das gesamte Team teil. So kann jeder Mitwirkende sein Feedback einbringen und ist anschließend auf dem gleichen Stand.

Je nach Thema können auch weitere Beteiligte wie zum Beispiel andere Abteilungen hinzugezogen werden.

Gemeinsame kontinuierliche Verbesserungen

Nach der Kanban Definition gibt es keinen zuvor festgelegten Zielzustand, sondern die Verbesserung erfolgt schrittweise und kontinuierlich und basiert auf gewonnenen Lessons Learned.

So kann sich Ihr Unternehmen stetig an aktuelle Entwicklungen anpassen und bleibt flexibel.

Wichtig ist, dass es sich um eine gemeinsame Verbesserung handelt. Sie und jeder im Team ist gleichermaßen beteiligt.

Bei der Kanban Methode geht es nicht darum, von oben Vorgaben zu machen, an denen sich die Mitarbeiter orientieren müssen, sondern sich und den Workflow gemeinsam als Team voranzubringen.

Kanban: Wichtige Kennzahlen

Die folgenden Kennzahlen sollten Sie bei der Anwendung der Kanban Methode nicht aus den Augen verlieren. Sie bieten eine Orientierung für die Gestaltung des Workflows.

WIP (Work in Progress)

Hierbei handelt es sich die Anzahl der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Aufgaben. Nicht immer ist das maximale WIP-Limit erreicht.

Über diese Kennzahl können Sie einen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten bekommen.

Cycle Time

Die Cycle Time beschreibt die Zeit, die eine Aufgabe zur Bearbeitung benötigt. Sie beginnt mit der Bearbeitung der Aufgabe und endet, wenn diese in die Spalte “Done” geschoben wird.

Lead Time

Dies ist die gesamte Zeit, in der sich eine Aufgabe im System befindet, d.h. die Lead Time beginnt nicht erst bei der Bearbeitung, sondern schon, wenn die Aufgabe auf dem Kanban Board in der ersten Spalte auftaucht.

Gemeinsam mit der Cycle Time kann man so herausfinden wie viel Zeit der gesamte Workflow in Anspruch nimmt.

Ein Vergleich zwischen beiden kann Ihnen außerdem darüber Aufschluss geben, ob die Zeit zwischen dem Erscheinen einer neuen Aufgabe auf dem Kanban Board und dem Beginn ihrer Bearbeitung zu lang ist.

Diese und andere “Wartezeiten” können manchmal einen großen Teil der Lead Time ausmachen. In dem Fall gibt es viel Potential zur Optimierung.

Durchsatz

Der Durchsatz beschreibt die Anzahl der Aufgaben, die innerhalb eines zuvor definierten Zeitraums abgeschlossen werden.

Anhand dieser Kennzahl lässt sich die Produktivität des Teams in der Vergangenheit erkennen.

Den durchschnittlichen Durchsatz können Sie berechnen, indem Sie die durchschnittliche WIP durch die durchschnittliche Cycle Time teilen.

Diese Kennzahl sollte immer im Zusammenhang mit der Lead Time und der Cycle Time betrachtet werden, da sie selbst nichts über die Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe aussagt.

Kanban im Projektmanagement – How To

Jetzt geht es darum, wie Sie die Kanban Methode in Ihrem Unternehmen etablieren können.

1. Ein leeres Board oder eine Vorlage

Dafür benötigen Sie als erstes das zentrale Organisationselement: das Kanban Board. 

Sie haben nicht nur die Möglichkeit mit einem leeren Board zu starten, sondern auch auf eine Kanban Board Vorlage zurückzugreifen. Es lassen sich im Netz Vorlagen für verschiedene Branchen und Bereiche finden.

Bei einer Vorlage haben Sie den Vorteil, dass sie von den bereits gemachten Erfahrungen anderer profitieren können. Gerade für jemanden, der bisher wenig Erfahrung mit der Kanban Methode hat, kann eine Kanban Board Vorlage hilfreich sein. Digitale Vorlagen lassen sich häufig auch individuell anpassen.

Es gibt mittlerweile Software wie zum Beispiel “Jira”, die das Kanban Board visualisiert und ebenfalls verschiedene Vorlagen enthält. Während bei einem tatsächlichen Board nicht viel Platz auf der Karte verfügbar ist, um zusätzliche Informationen zu der jeweiligen Aufgabe zu notieren, sieht das auf dem digitalen Board anders aus. 

Hier können neben den Zeiten wie Beginn und Ende der Bearbeitung oder Unterbrechungen auch noch zusätzliche Informationen hinterlegt werden.

2. Notwendige Spalten festlegen

Im nächsten Schritt definieren Sie die Spalten der Kanban Tafel. Dazu gehört die Definition der einzelnen Spalten ebenso wie die Überlegung, ob Sie neben den 3 Spalten noch weitere benötigen, z.B. könnten in einer zusätzlichen Spalte die Aufgaben gesammelt werden, die aufgrund verschiedener Umstände nicht weiterbearbeitet werden können.

3. Die Aufgaben abarbeiten

Nachdem gemeinsam mit dem Team alle Regeln festgelegt wurden, kann mit der Abarbeitung der Aufgaben auf dem Kanban Board gestartet werden.

4. Abläufe kontinuierlich verbessern

Durch die regelmäßigen Feedbackschleifen werden Sie die Abläufe kontinuierlich verbessern und Blockaden im Arbeitsablauf reduzieren.

Kanban – Top 5 Vorteile

1. Transparenz

Dadurch, dass jeder Mitarbeiter immer den gesamten Arbeitsfluss auf dem Kanban Board sieht, werden Besprechungszeiten verkürzt.

2. Einfache Integration in den Arbeitsalltag

Für die Kanban Methode sind keine großen Veränderungen nötig, sondern es kann sofort gestartet werden.

3. Schnellere Aufgabenabwicklung

Durch die Limitierung der WIP verlieren die Mitarbeiter nicht so schnell die Übersicht über die einzelnen Aufgaben und können diese schneller abschließen.

4. Kombinierbar mit allen Projektmanagement Methoden

Scrum Kanban im Rahmen vom agilen Projektmanagement  profitiert beispielsweise davon, dass der Scrum-Prozess durch visuelle Elemente verbessert wird. Dabei wird bei der Verwendung Scrum Kanban für jeden Sprint ein zu Beginn völlig leeres Board verwendet.

5. Übersicht

Die visuelle Darstellung erleichtert die Übersicht.

Zusammenfassung

Die Nutzung der Kanban Methode ist einfach in einem bestehenden Unternehmen zu etablieren. Mitarbeiter übernehmen Verantwortung und werden motiviert.

Durch Transparenz hat jeder Beteiligte eine gute Übersicht über den gesamten Arbeitsfluss.

Die Kompatibilität mit anderen Projektmanagementmethoden wie dem Wasserfallmodell, agilem oder hybridem Projektmanagement bietet Ihnen den Vorteil, dass sie die Kanban Methode auch nutzen können, wenn Sie bereits eine andere Methode verwenden.